Veelgestelde vragen over Acerta en Doccle


Over Doccle – algemeen


Starten met Doccle als werkgever


Doccle gebruiken als werknemer


Top

Starten met Doccle

1. Wat is Doccle?

Doccle is een veilig en eenvoudig digitaal archief op het internet, dé manier voor u om uw administratie op één plaats te beheren. Doccle werkt als een virtuele brievenbus: u ontvangt documenten (bv. facturen), u kan ze lezen, betalen én bewaren.
Acerta richtte Doccle op samen met Telenet en CM. Ook andere leveranciers werken ondertussen met Doccle: KBC, Waterlink, Farys ... er komen er steeds bij. Het recentste overzicht van alle partners vindt u op www.doccle.be/partners.

Met Doccle biedt Acerta u een kanaal voor het ontvangen en bewaren van loonbrieven (ook de correcties), individuele rekeningen en fiscale fiches.

Acerta kiest daarmee resoluut voor digitalisering, een vlottere, efficiëntere en vooral groenere administratie, zonder papier, met Doccle. Doet u mee?

2. Is Doccle veilig?

Doccle werd ontwikkeld in samenwerking metWorldline. Uw gegevens staan er honderd procent veilig en worden nooit gebruikt voor andere doeleinden. Deelnemende partners hebben geen toegang tot documenten of gegevens van andere partners.

Meer info over de privacy policy van Doccle  

Meer info over de veiligheidspolicy van Doccle 

3. Hoelang blijven mijn documenten zichtbaar?

Fiscale fiches en individuele rekeningen worden 10 jaar bewaard, loonbrieven 7 jaar, tenzij u beslist ze eerder te verwijderen.

Documenten zullen hoe dan ook nooit van Doccle verdwijnen zonder dat u daarvan tijdig op de hoogte wordt gebracht. Wil u documenten langer bewaren, dan kan u ze altijd opslaan op uw eigen computer.

4. Is Doccle gratis?

Ja, aan Doccle zijn geen kosten verbonden.

5. Ik ben mijn gebruikersnaam/wachtwoord vergeten. Wat nu?

Op de aanmeldingspagina van Doccle kan u uw gebruikersnaam en/of paswoord opvragen. Let erop dat u het e-mailadres gebruikt waarmee u uw account aanmaakte. Bent u dat vergeten of vindt u dit hoe dan ook handiger, neem dan contact op via de chatfunctie op Doccle.be.

Opgelet! Maak geen nieuw account aan want dan bent u alle connecties met de partners waarmee u al verbonden was kwijt.

6. Ik heb een technisch probleem met mijn Doccle-account. Wat nu?

Doccle heeft een helpdesk. U kan daarmee contact opnemen via de chatfunctie. 

Top

Starten met Doccle als werkgever

7. Hoe start ik als werkgever met Doccle?

Elk Doccle-gebruiker heeft een token nodig om zich aan te melden bij Doccle. 
Als werkgever hebt u 2 opties om die tokens aan te vragen: 

  • U doet collectief de aanvraag van de tokens voor alle werknemers;
  • U promoot de individuele aanvraag van tokens door de werknemers zelf. 

De collectieve aanvraag kan eenvoudigweg via uw Acerta-kantoor. Neem contact op via deze pagina  en u krijgt dan een lijst met per werknemer een token.

Laat u de werknemers liever individueel aansluiten, dan zijn er 2 manieren: 
1. Via e-id kan een werknemer zijn/haar token activeren en zich rechtstreeks verbinden met Acerta in Doccle.
2. De werknemer kan het token aanvragen via zijn/haar rijksregisternummer en HRM-nummer (te vinden op de loonbrief) en zal dan een brief ontvangen met het token op. 

Meer info over de aanvraag van het token kan je vinden bij vraag 15. 

Klik hier om de succesverhalen, tips & tricks te bekijken van Acerta en andere klanten bij het uitrollen van Doccle.

8. Kan Acerta mij ondersteunen bij de uitrol van Doccle in mijn organisatie?

Ja, Acerta heeft voor u een start-up kit met templates en zelfs een video om Doccle te promoten binnen de organisatie. U vindt die op deze link.

9. Eén werknemer op Doccle, allemaal op Doccle?

Neen. Iedere werknemer maakt individueel de keuze om al dan niet te Docclen. Ook al zou u als  werkgever Doccle niet actief promoten, dan nog kan een werknemer een token aanvragen en Doccle gebruiken om zijn/haar documenten digitaal te ontvangen. Het is wel aan te raden om hier als organisatie een keuze in te maken en deze te communiceren naar uw werknemers. Enkel wanneer u expliciet zou vragen Doccle af te sluiten voor uw bedrijf kunnen de werknemers geen connectie maken met Acerta in Doccle.

10. Als de werknemer kiest voor de papierloze oplossing van Doccle, krijg ik dan als werkgever nog een papieren versie hiervan?

Neen. De loonbrief voor de werkgever blijft uiteraard wel ter beschikking via AcertOffice.

11. Hoe weet ik als werkgever welke werknemers gebruikmaken van Doccle en wie voor de papierloze oplossing koos?

U vindt een overzicht van de werknemers met hun Doccle-instellingen op AcertOffice. Daarop ziet u wie van de werknemers geconnecteerd is met Doccle en wat de papierinstelling is (aan of af).

12. Als werkgever kies ik resoluut voor de elektronische loonbrief. Kan ik voor al mijn werknemers de papierinstelling ‘af’ kiezen?

Neen, het is aan de werknemers om die optie te wijzigen in Doccle bij instellingen. Als werkgever communiceert u naar uw werknemers deze keuze en de werkwijze. 
Klik hier om de succesverhalen, tips & tricks te bekijken van Acerta en andere klanten bij het uitrollen van Doccle.

13. Vanaf wanneer kan een nieuwe werknemer zijn/haar loondocumenten bekijken in Doccle?

Uw nieuwe werknemer kan zijn/haar loondocumenten in Doccle bekijken NA de eerste loonverwerking.

14. Is het wettelijk geregeld dat ik alleen een elektronisch loonbriefje aanreik aan mijn personeel?

Ja. Acerta adviseert u volgende bepaling op te nemen in uw arbeidsreglement of arbeidsovereenkomst : “De werknemer verklaart zich akkoord dat zijn toekomstige loonbrieven/ dat vanaf de loonperiode XXX loonbonnen uitsluitend via digitale weg aan hem zullen worden verzonden en opgeslagen door de werkgever via Doccle cvba, ondernemingsnummer 0846.382.408, dat optreedt als elektronische archiveringsdienst. Deze loonbrieven kunnen in Doccle worden geraadpleegd via www.doccle.be.”

Top

Starten met Doccle als werknemer

15. Hoe krijg ik mijn Acerta-toegangscode voor Doccle?

Als werknemer hebt u 3 manieren om de connectie tussen Doccle en Acerta te maken:

1. Als u van uw werkgever een token ontving, kan u zich daarmee en met uw rijksregisternummer (zie de achterkant van uw identiteitskaart) aanmelden

2. Via e-id kan een werknemer zijn/haar token activeren en zich rechtstreeks verbinden met Acerta in Doccle. Klik hier om de connectie te maken.

3. De werknemer kan het token aanvragen via zijn/haar rijksregisternummer en HRM-nummer (te vinden op de loonbrief) en zal dan een brief ontvangen met het token op. Klik hier om uw token aan te vragen per post. 

* Neem contact op met uw werkgever om zeker te zijn dat deze akkoord gaat met het gebruik van Doccle.

16. Ik heb problemen bij het aanvragen van mijn token via brief.

Controleer of u het juiste HRM-nummer ingaf, dit vindt u op uw loonbrief. Bekijk ook of u het juiste rijksregisternummer hebt ingegeven, dat staat op uw identiteitskaart. Indien u uw inloggegevens bent vergeten, zie vraag 5 van de veelgestelde vragen.

17. Moet ik voor Acerta een nieuwe Doccle-account aanmaken als ik er al een heb voor bijvoorbeeld KBC of Telenet?

U hoeft voor Acerta geen aparte Doccle-account aan te maken als u al een account hebt. U hebt het Acerta token wel nodig om de koppeling te maken met uw Acerta-documenten. Log gewoon aan met uw gebruikersgegevens en klik op het Acerta-logo. Hier is nog eens de link naar de applicatie van Doccle.

18. Hoe weet ik dat er voor mij een nieuw document beschikbaar is op Doccle?

U ontvangt een e-mail van community@doccle.be zodra er voor u een nieuw document in Doccle staat.

19. Is het gebruik van Doccle verplicht?

Neen, Doccle is een aanvullende service van Acerta. Uw werkgever bepaalt of en hoe die Doccle wenst te gebruiken. Kent en/of gebruikt u Doccle maar uw werkgever (nog) niet, dan kan u uw werkgever daarnaar vragen.

20. Welke Acerta-documenten kan ik zien en beheren in Doccle

Op Doccle kan u via ‘verbinden met Acerta’ uw loondocumenten (ook de correcties), fiscale fiches en individuele rekeningen van uw werkgever ter beschikking krijgen.

21. Kan Acerta ook documenten van andere Doccle-partners bekijken?

Neen. Vergelijk Doccle met uw eigen brievenbus, maar dan online. De verschillende Doccle-partners weten uiteraard wat zij u bezorgden, maar ze zien niet wat andere partners u stuurden.

22. Wat is het verschil tussen Doccle en Zoomit?

Op Doccle kan u documenten zien, beheren en betalen. Het vereenvoudigt uw persoonlijke administratie.
Op Zoomit kan u alleen betalingen doen.

23. Kan ik naast de digitale versie van mijn loondocumenten in Doccle ook nog een papieren versie ontvangen?

Indien u papier niet expliciet hebt afgezet in Doccle ontvangt u nog steeds een papieren versie naast de digitale versie als u daar geconnecteerd bent met Acerta. 
Indien u de papierinstellingen af hebt gezet kan u altijd een document op papier printen  vanuit Doccle zelf.

24. Ik ben veranderd van werkgever/juridische entiteit. Wat moet ik doen?

Als uw nieuwe werkgever zijn loonadministratie ook doet via Acerta, maakt u via Doccle gewoon terug verbinding met Acerta. Dat kan met uw bestaande Doccle-account via e-id. Of u vraagt een nieuw token aan met uw nieuwe HRM-nummer en uw rijksregisternummer.

25. Ik heb een nieuw HRM-nummer. Wat moet ik doen?

Bleef u bij dezelfde werkgever maar kreeg u toch een ander HRM-nummer, maak dan op Doccle terug een verbinding met Acerta met uw bestaande Doccle-account via e-id. Of vraag een nieuw token aan met uw nieuw HRM-nummer (zie vraag 15).

26. Ik had nog geen definitief rijksregisternummer en nu wel, blijf ik mijn documenten nog steeds ontvangen in Doccle?

Neen, u dient via Doccle terug een verbinding te maken met Acerta met uw bestaande Doccle-account en uw nieuwe rijksregisternummer.

27. Ik vroeg een token aan en ontvang de melding dat mijn werkgever dit blokkeert. Wat nu?

Uw werkgever heeft er blijkbaar voor gekozen Doccle af te sluiten waardoor het niet mogelijk is om digitale documenten via Doccle te beheren. Neem contact op met uw werkgever als u dit wenst te veranderen.

Top

  • Hebt u nog andere vragen over de werking van Doccle? Surf naar www.doccle.be/support.

  • Bent u werkgever en vindt u uw antwoord niet tussen de veelgestelde vragen? Neem dan contact op met uw contactpersoon van Acerta.

  • Bent u werknemer en vindt u uw antwoord niet tussen de veelgestelde vragen? Neem dan contact op met uw werkgever.