Facturatie

Je kan onze algemene voorwaarden hier nalezen.

Al onze facturen moeten betaald worden op één van onderstaande rekeningnummers.

• KBC Bank NV            
  IBAN : BE64 7340 0318 5952         
  BIC : KREDBEBB
• BNP Paribas Fortis NV  
  IBAN : BE43 2200 2332 5001         
  BIC : GEBABEBB
• ING NV                              
  IBAN : BE49 3200 1297 8771         
  BIC : BBRUBEBB
• BELFIUS BANK NV           
  IBAN : BE46 7785 9134 8936         
  BIC : GKCCBEBB

Wij bieden je de mogelijkheid om je facturen te ontvangen via Peppol, het gestandaardiseerd netwerk binnen Europa om op een veilige manier facturen elektronisch uit te wisselen (UBL). Als klant/ontvanger moet je je zelf in eerste instantie aansluiten bij een Access Point, dit kan via een zogenaamde Peppol provider (meer info op Peppol in Belgium - Peppol).

Bij deze provider laat je je onderneming registreren op het Peppol netwerk. Je geeft op die manier aan dat je je facturen van bepaalde of al je leveranciers die met Peppol werken via dit netwerk wil ontvangen. Eenmaal de registratie bij een Access Point gebeurd is kan je via de tegel "verzendinstelling documenten" in MyAcerta aanuiden om je facturen via deze weg aan te bieden. Voer hier als back-up ook een mailadres in zodat we jou bij eventuele technische problemen toch nog een notificatiemail met een PDF van de factuur in bijlage kunnen afleveren.

Dat kan zeker! Ontdek hier hoe je een betalingsvolmacht kan aanvragen en vermijd aanmaningskosten en boetes van de overheid. 
Voor verdere vragen kan je steeds terecht bij betalingsvolmacht@acerta.be

Als je manueel betaalt, verreken je je creditnota best met een volgende factuur. Let hiermee wel op: je kan een creditnota enkel verrekenen met een factuur van dezelfde soort (overheids-)bijdrage. Zo mag je een creditnota RSZ bijvoorbeeld enkel in mindering brengen van een bijdrage RSZ een creditnota bedrijfsvoorheffing enkel van een bijdrage bedrijfsvoorheffing. Een verrekening met een andere overheidsbijdrage veroorzaakt immers tekorten bij de betrokken overheidsinstantie en kan daarom leiden tot boetes. Voor verdere vragen kan je steeds terecht bij soc.betaling@acerta.be

Betaal je je facturen automatisch? Dan hoef je zelf niets te doen. Je creditnota's worden dan niet verrekend met je factuur, maar terugbetaald op je rekening zodra het bedrag van de overheid bij ons beschikbaar is. Interesse in automatisch betalen, ontdek het hier.

Betaal je je facturen automatisch? Dan hoef je zelf niets te doen. Indien al je andere administratiekosten betaald zijn, zal je creditnota administratiekosten eerstdaags aan je terugbetaald worden. Interessen in automatisch betalen, ontdek het hier.

Betaal je je facturen manueel? Verreken je creditnota met een volgende factuur administratiekosten of stuur een mail naar rekening.rsz@acerta.be waarin je de terugbetaling vraagt.

Als je op niveau van je RSZ-bijdrage voorschotplichtig bent, dan ontvang je maandelijks een factuur met vermelding van het te betalen voorschot. Of je voorschotplichtig bent of niet wordt per kwartaal door de RSZ bepaald. Wanneer het totaal van de RSZ-bijdragen van je onderneming 4000 euro of meer bedraagt voor het voorlaatste kwartaal (K-2), dan zal je verplicht worden procentuele voorschotten te betalen. Ook kan je in bepaalde omstandigheden verplicht worden forfaitaire voorschotten te betalen (bv. nieuwe werkgever, werkgever paritair comité bouwbedrijf, ...)

De RSZ bezorgt het te betalen bedrag aan ons en dat wordt vervolgens aan jou gefactureerd. Meer informatie over de berekening kan je hier terugvinden. 

Na afloop van het kwartaal ontvang je een saldofactuur op basis van je werkelijke RSZ. Op die factuur wordt je RSZ voorschot in mindering gebracht.

Je voorschot zelf beperken wanneer je bv. een aanzienlijke personeelsdaling hebt kan maar brengt risico op boetes met zich mee.

Je voorschot verhogen wanneer je bv. een aanzienlijke personeelsstijging hebt kan ook maar is zeker niet verplicht.

Geef ons in beide gevallen het bedrag door dat je wenst te betalen of contacteer ons zeker voor meer informatie. 

Met vragen over je voorschot (aanpassing, beperking …) kan je steeds terecht bij rekening.rsz@acerta.be.

Jaarlijks berekent de RSZ een bijdrage voor het vakantiegeld van de arbeiders. Het gaat hierbij om een aandeel van 10,27 % op de brutolonen aan 108% van handarbeiders en leerling-arbeiders waarop de vakantieregeling van werknemers van toepassing is. Deze werkgeversbijdragen worden gebruikt om het vakantiegeld van de handarbeiders te financieren. 

De factuur voor deze bijdrage zal je begin april ontvangen. Het bedrag moet vóór de laatste werkdag van de maand die volgt op de loonperiode op onze rekening of de rekening van de RSZ staan. 

Problemen om deze factuur tijdig te betalen? Je kan steeds bij de RSZ een afbetalingsplan aanvragen via https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/applics/paymentplan/index.htm#
Met vragen over je factuur vakantiegeld arbeiders kan je steeds terecht bij rekening.rsz@acerta.be. 

De RSZ berekent elk jaar een bijdrage voor de herverdeling van de sociale lasten. Deze 'herverdeling' verlicht de sociale lasten van KMO's door hen een vermindering van de werkgeversbijdragen voor sociale zekerheid toe te kennen. Als tegengewicht wordt een compenserende bijdrage ten laste gelegd van de 'grotere' werkgevers. Meer informatie over de herverdeling vind je hier. 

De factuur of creditnota met dit bedrag ontvang je in juli. Het te betalen bedrag moet vóór 31 juli van hetzelfde jaar op onze rekening of de rekening van de RSZ staan.

Problemen om deze factuur tijdig te betalen?  Je kan steeds bij de RSZ een afbetalingsplan aanvragen via https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/applics/paymentplan/index.htm#
Met vragen over je factuur van de herverdeling kan je steeds terecht bij rekening.rsz@acerta.be

Dat kan zeker! Ontdek hier hoe je een betalingsvolmacht kan aanvragen en vermijd aanmaningskosten en boetes van de overheid. 
Voor verdere vragen kan je steeds terecht bij betalingsvolmacht@acerta.be

Wettelijke betaaltermijnen voor overheidsgelden (RSZ, bedrijfsvoorheffing en fondsen) worden opgelegd door de overheid. Bij manuele betaling kan je steeds de vervaldag terug vinden onder de rubriek belangrijke mededelingen op je factuur. 

• RSZ
  • Je RSZ-voorschotten moeten betaald worden op de rekening van het Sociaal Secretariaat vóór de 5^e van de maand die volgt op de voorschotperiode.
    vb. Het voorschot voor het 1e kwartaal (januari) moet betaald worden vóór 5 februari. 
  • Je RSZ-bijdrage uit de loonberekening betaal je per kwartaal. Deze bijdrage moet uiterlijk de laatste dag van de maand die volgt op het kwartaal op onze rekening of rekening van de RSZ staan. Het kwartaal wordt bepaald door de loonperiode waarop je lonen berekend worden.
    vb. De lonen van februari berekend op 1 maart behoren tot het eerste kwartaal en dienen vóór 30 april op onze rekening of rekening van de RSZ te staan
  • RSZ correcties op voorgaande kwartalen kan je best onmiddellijk betalen om maximaal bijdrageopslagen en intresten te vermijden
    Voorbeeld : correcties op de lonen van maart die op 25 april gebeuren dienen onmiddellijk betaald te worden om boetes te vermijden
• Bedrijfsvoorheffing
  • Maandaangever: de bijdrage moet voor de 15^e van de maand volgend op de aangifteperiode betaald zijn.  De aangifteperiode is meestal de maand waarin de loonberekening gebeurde. 
  • Kwartaalaangever: de bijdrage moet voor de 15^e van de maand volgend op de aangifteperiode betaald zijn.  De aangifteperiode is meestal het kwartaal waarin de loonberekening gebeurde.
• Beheerskosten en BTW
  • Beheerskosten en BTW zijn steeds betaalbaar binnen de 30 dagen na factuurdatum

Als je manueel betaalt, verreken je je creditnota best met een volgende factuur. Let hiermee wel op: je kan een creditnota enkel verrekenen met een factuur van dezelfde soort (overheids-)bijdrage. Zo mag je een creditnota RSZ bijvoorbeeld enkel in mindering brengen van een bijdrage RSZ een creditnota bedrijfsvoorheffing enkel van een bijdrage bedrijfsvoorheffing. Een verrekening met een andere overheidsbijdrage veroorzaakt immers tekorten bij de betrokken overheidsinstantie en kan daarom leiden tot boetes. Voor verdere vragen kan je steeds terecht bij soc.betaling@acerta.be

Betaal je je facturen automatisch? Dan hoef je zelf niets te doen. Je creditnota's worden dan niet verrekend met je factuur, maar terugbetaald op je rekening zodra het bedrag van de overheid bij ons beschikbaar is. Interesse in automatisch betalen, ontdek het hier.

Als je als werkgever je sociale bijdragen van RSZ niet op tijd betaalt, kan een bijdrageopslag van 10 % aangerekend worden op het te laat betaalde bedrag. De RSZ zal je dan bovendien een verwijlintrest van 7 % op jaarbasis aanrekenen. Het betalen van onvoldoende voorschotten wordt afgestraft met forfaitaire sancties. Wanneer je bijdrageopslagen en/of -intresten moet betalen, contacteren we je en ontvang je een factuur met daarop de te betalen sancties. Meer informatie over het aanrekenen van RSZ sancties vind je hier.

Problemen om deze factuur tijdig te betalen?  Je kan steeds bij de RSZ een afbetalingsplan aanvragen via https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/applics/paymentplan/index.htm#
Stuur na akkoord van de RSZ een kopij aan rekening.rsz@acerta.be.   
Met vragen over je factuur RSZ kan je ook steeds terecht bij rekening.rsz@acerta.be

Als je als werkgever je bedrijfsvoorheffing te laat betaalt, dan zal de Federale Overheidsdienst
Financiën nalatigheidsintresten van 4%  op jaarbasis aanrekenen. Wanneer je intresten moet betalen, contacteren we je en vragen we je de betreffende intresten rechtstreeks aan de belastingen te betalen. Bij verdere niet-betaling zal een aanslagbiljet opgesteld worden.

Problemen om je facturen tijdig te betalen?  Je kan steeds bij de Federale Overheidsdienst Financiën een afbetalingsplan aanvragen via https://financien.belgium.be/nl/particulieren/betalen-terugkrijgen/betalingsproblemen# .
Met vragen over je factuur Bedrijfsvoorheffing kan je steeds terecht bij soc.belastingen@acerta.be.

Al onze facturen moeten betaald worden op één van onderstaande rekeningnummers.

• KBC Bank NV            
  IBAN : BE64 7340 0318 5952         
  BIC : KREDBEBB
• BNP Paribas Fortis NV  
  IBAN : BE43 2200 2332 5001         
  BIC : GEBABEBB
• ING NV                              
  IBAN : BE49 3200 1297 8771         
  BIC : BBRUBEBB
• BELFIUS BANK NV           
  IBAN : BE46 7785 9134 8936         
  BIC : GKCCBEBB

Je kan aan je contactpersoon vragen om het verzendadres op je factuur aan te passen. Via je contactpersoon kan je ook het adres van je maatschappelijke zetel wijzigen. Dit kan wel pas nadat je adreswijziging officieel geregistreerd is bij de Kruispuntbank van ondernemingen. 

Wij bieden je de mogelijkheid om je facturen te ontvangen via Peppol, het gestandaardiseerd netwerk binnen Europa om op een veilige manier facturen elektronisch uit te wisselen (UBL). Als klant/ontvanger moet je je zelf in eerste instantie aansluiten bij een Access Point, dit kan via een zogenaamde Peppol provider (meer info op Peppol in Belgium - Peppol).

Bij deze provider laat je je onderneming registreren op het Peppol netwerk. Je geeft op die manier aan dat je je facturen van bepaalde of al je leveranciers die met Peppol werken via dit netwerk wil ontvangen. Eenmaal de registratie bij een Access Point gebeurd is kan je via de tegel "verzendinstelling documenten" in MyAcerta aanuiden om je facturen via deze weg aan te bieden. Voer hier als back-up ook een mailadres in zodat we jou bij eventuele technische problemen toch nog een notificatiemail met een PDF van de factuur in bijlage kunnen afleveren.

Wist je dat wij je ook de mogelijkheid geven om je facturen via een kennisgevingsmail te ontvangen? 

• Bij opmaak van een factuur ontvang je via ons een notificatiemail met een PDF van de factuur in bijlage.
• Via onze toepassing 'Mijn Documenten' of 'Boekhouddocumenten' in MyAcerta kan je op elk moment elektronisch je factuur raadplegen.
• Via de tegel 'verzendinstelling documenten' in MyAcerta kan je via 'kennisgeving facturen' tot 3 mailadressen ingeven waarop deze mail vanaf dat moment zal verzonden worden, je kan op elk ogenblik mailadressen toevoegen of verwijderen.
• Vragen of problemen bij de instelling van dit adres? Contacteer je contactpersoon bij Acerta.

Dit doe je via de toepassing “Verzendinstellingen documenten” in MyAcerta. In deze toepassing kan je e-mailadressen verwijderen zodat er geen kennisgevingsmail meer gestuurd wordt. Hier kan je ook tot drie e-mailadressen per klantnummer toevoegen.

Indien je nog geen gebruik maakt van deze toepassing, neem je best contact met je Acerta-aanspreekpunt.

Dit doe je via de toepassing “Verzendinstellingen documenten” in MyAcerta onder de titel “gevolmachtigde accountant”. Spreek dit steeds goed af met je accountant.

Indien je accountant beschikt over de toepassing “E-facturatie en Volmachten” in MyAcerta kan hij het e-mailadres zelf ook instellen en beheren.

Indien je nog geen toegang hebt tot het klantenportaal, neem je best contact op met je Acerta-aanspreekpunt. Hij bezorgt je toegang en de nodige logingegevens.

Neem contact op met de Acerta-helpdesk op 016 24 67 30 of via asd.applications@acerta.be