Mijn factuur

We kozen voor een nieuwe manier van factureren en staken onze facturen ook in een nieuw jasje. Ze zijn nu een stuk overzichtelijker en transparanter. Maar wat is er precies veranderd?

• De facturen kregen een nieuwe, frisse lay-out met alle data en informatie overzichtelijk gepositioneerd.
• Onderaan de factuur vind je een samenvatting van je betalingsgegevens.
• Je ontvangt een factuur bij elke loonberekening, samen met je journaalposten. Zo is er een duidelijke link tussen je facturen en journaalposten en wordt het makkelijker om de boekhouding in één keer af te sluiten.
• Er staan meer details op je factuur. Zo vind je details van je beheerskosten op de achterzijde van je factuur. Ook worden RSZ-verminderingen en verminderingen bedrijfsvoorheffing nu apart vermeld. 

Wanneer er looncorrecties op vorige loonperiodes worden doorgevoerd, kan het zijn dat je nog een factuur ontvangt in de vorige lay-out. Gebeuren er geen aanpassingen meer op vorige loonperiodes, dan ontvang je je facturen in de vernieuwde lay-out. 

Je digitale facturen en journaalposten kan je terugvinden via de applicatie Boekhouddocumenten en Mijn Documenten in MyAcerta. Inloggen doe je hier. 

Je kan onze algemene voorwaarden hier nalezen.

De te betalen beheerskosten met vermelding van het BTW-bedrag en tarief vind je terug op de voorzijde van je factuur. De details hiervan vind je op de achterzijde. 

Het kan tijdelijk zo zijn dat op je factuur bepaalde bedragen terug tegen worden geboekt waardoor het bedrag 0 wordt. Dit doen we wanneer een loonberekening een negatieve bijdrage veroorzaakt en deze nog niet verrekend mag worden (bv. omdat de overheid de aangifte van deze berekening nog moet goedkeuren). We leveren een nieuwe creditfactuur voor deze negatieve bijdrage zodra de verrekening mag gebeuren.

De te betalen beheerskosten met vermelding van het BTW-bedrag en tarief vind je terug op de voorzijde van je factuur. De details hiervan vind je op de achterzijde.

Je kan een creditnota enkel verrekenen met een factuur van dezelfde soort (overheids-)bijdrage. Zo mag je een creditnota RSZ bijvoorbeeld enkel in mindering brengen van een bijdrage RSZ en een creditnota bedrijfsvoorheffing enkel van een bijdrage bedrijfsvoorheffing. Een verrekening met een andere overheidsbijdrage veroorzaakt immers tekorten bij de betrokken overheidsinstantie en kan daarom leiden tot boetes. Daarom wordt een creditbedrag steeds afzonderlijk van de factuur verstuurd. 

Het kan tijdelijk zo zijn dat op je factuur bepaalde bedragen terug tegen worden geboekt waardoor het bedrag 0 wordt. Dit doen we wanneer een loonberekening een negatieve bijdrage veroorzaakt en deze nog niet verrekend mag worden (bv. omdat de overheid de aangifte van deze berekening nog moet goedkeuren). We leveren een nieuwe creditfactuur voor deze negatieve bijdrage zodra de verrekening mag gebeuren. 

Als je manueel betaalt, verreken je je creditnota best met een volgende factuur. Let hiermee wel op: je kan een creditnota enkel verrekenen met een factuur van dezelfde soort (overheids-)bijdrage. Zo mag je een creditnota RSZ bijvoorbeeld enkel in mindering brengen van een bijdrage RSZ en een creditnota bedrijfsvoorheffing enkel van een bijdrage bedrijfsvoorheffing. Een verrekening met een andere overheidsbijdrage veroorzaakt immers tekorten bij de betrokken overheidsinstantie en kan daarom leiden tot boetes. 

Laat je jouw facturen automatisch betalen? Dan hoef je zelf niets te doen. Je creditnota's worden dan niet verrekend met je factuur, maar terugbetaald op je rekening zodra het bedrag van de overheid bij ons beschikbaar is. 

Als je op niveau van je RSZ-bijdrage voorschotplichtig bent, dan ontvang je maandelijks een factuur met vermelding van het te betalen voorschot. Of je voorschotplichtig bent of niet wordt per kwartaal door de RSZ bepaald. Wanneer het totaal van de RSZ-bijdragen van je onderneming 4000 euro of meer bedraagt voor het voorlaatste kwartaal (K-2), dan zal je verplicht worden procentuele voorschotten te betalen. Ook kan je in bepaalde omstandigheden verplicht worden forfaitaire voorschotten te betalen (bv. nieuwe werkgever, werkgever paritair comité bouwbedrijf, ...)

De RSZ bezorgt het te betalen bedrag aan ons en dat wordt vervolgens gefactureerd. Meer informatie over de berekening kan je hier terugvinden. 

Ben je op niveau van je RSZ bijdrage voorschotplichtig, dan ontvang je maandelijks een factuur met het te betalen voorschot. Dit voorschot zal maximaal verrekend worden bij de loonberekening van deze loonperiode, zodat je niet te veel betaalt. Wanneer wij echter het voorschot niet volledig kunnen verrekenen, zal het overblijvende saldo op de zesde werkdag na het kwartaal gecrediteerd worden.

Hieronder enkele voorbeelden:

• Je bent voorschotplichtig en je voorschot bedraagt 1000 euro. Uit de loonberekening blijkt dat het werkelijk te betalen RSZ-bedrag 1200 euro is.
  Het reeds gefactureerde voorschot van 1000 euro zal op de factuur van de loonberekening in mindering gebracht worden van je RSZ-bijdrage. Het te betalen RSZ-bedrag zal dus 200 euro zijn. 
  Het voorschotsaldo op je factuur zal op 0 staan. 
• Je bent voorschotplichtig en je voorschot bedraagt 1000 euro. Uit de loonberekening blijkt dat het werkelijk te betalen RSZ-bedrag 900 euro is. 
  Het reeds gefactureerde voorschot van 1.000 euro zal op de factuur van de loonberekening in mindering gebracht worden voor een bedrag van 900 euro. Het te betalen RSZ bedrag zal dus 0 euro zijn. 
  Het voorschotsaldo op je factuur zal op 100 euro staan. Dit resterende bedrag zal achteraf verrekend worden:
  • bij een eventuele andere loonberekening voor dezelfde loonperiode
  • na afloop van het kwartaal

Jaarlijks berekent de RSZ een bijdrage voor het vakantiegeld van de arbeiders. Het gaat hierbij om een aandeel van 10,27 % op de brutolonen van handarbeiders en leerling-arbeiders waarop de vakantieregeling van werknermers van toepassing is. Deze werkgeversbijdragen worden gebruikt om het vakantiegeld van de handarbeiders te financieren. 

De factuur voor deze bijdrage zal je begin april ontvangen. Het bedrag moet vóór de laatste werkdag van de maand die volgt op de loonperiode op onze rekening of de rekening van de RSZ staan. 

De RSZ berekent elk jaar een bijdrage voor de herverdeling van de sociale lasten. Deze 'herverdeling' verlicht de sociale lasten van KMO's door hen een vermindering van de werkgeversbijdragen voor sociale zekerheid toe te kennen. Als tegengewicht wordt een compenserende bijdrage ten laste gelegd van de 'grotere' werkgevers. Meer informatie over de herverdeling vind je hier. 

De factuur of creditnota met dit bedrag ontvang je in juli. Het te betalen bedrag moet vóór 31 juli van hetzelfde jaar op onze rekening of de rekening van de RSZ te staan.

Wettelijke betaaltermijnen voor overheidsgelden (RSZ, bedrijfsvoorheffing en fondsen) worden opgelegd door de overheid.

• RSZ
  • Je RSZ-voorschotten moeten betaald worden op de rekening van het Sociaal Secretariaat vóór de 5^e van de maand die volgt op de voorschotperiode.
    vb. Het voorschot voor het 1e kwartaal (januari) moet betaald worden vóór 5 februari. 
  • Je RSZ-bijdrage uit de loonberekening betaal je per kwartaal. Deze bijdrage moet uiterlijk de laatste dag van de maand die volgt op het kwartaal op onze rekening of rekening van de RSZ staan. Het kwartaal wordt bepaald door de loonperiode waarop je lonen berekend worden.
    vb. De lonen van februari berekend op 1 maart behoren tot het eerste kwartaal en dienen voor 30 april op onze rekening of rekening van de RSZ te staan
  • RSZ correcties op voorgaande kwartalen kan je best onmiddellijk betalen om maximaal bijdrageopslagen en intresten te vermijden
    Voorbeeld : correcties op de lonen van maart die op 25 april gebeuren dienen onmiddellijk betaald te worden om boetes te vermijden
• Bedrijfsvoorheffing
  • Maandaangever: de bijdrage moet voor de 15^e van de maand volgend op de aangifteperiode betaald te zijn.  De aangifteperiode is meestal de maand waarin de loonberekening gebeurde. 
  • Kwartaalaangever: de bijdrage moet voor de 15^e van de maand volgend op de aangifteperiode betaald te zijn.  De aangifteperiode is meestal het kwartaal waarin de loonberekening gebeurde.
• Beheerskosten en BTW
  • Beheerskosten en BTW zijn steeds betaalbaar binnen de 30 dagen na factuurdatum.

Dat kan zeker! Ontdek hier hoe je een betalingsvolmacht kan aanvragen en vermijd aanmaningskosten en boetes van de overheid.

Al onze facturen moeten betaald worden op één van onderstaande rekeningnummers. Je vindt deze rekeningnummers ook terug onder de factuurvoorwaarden op je factuur. 

• KBC Bank NV            
  IBAN : BE64 7340 0318 5952         
  BIC : KREDBEBB
• BNP Paribas Fortis NV  
  IBAN : BE43 2200 2332 5001         
  BIC : GEBABEBB
• ING NV                              
  IBAN : BE49 3200 1297 8771         
  BIC : BBRUBEBB
• BELFIUS BANK NV           
  IBAN : BE46 7785 9134 8936         
  BIC : GKCCBEBB

Wettelijke betaaltermijnen voor overheidsgelden (RSZ, bedrijfsvoorheffing en fondsen) worden opgelegd door de overheid.

• RSZ
  • Je RSZ-voorschotten moeten betaald worden op de rekening van het Sociaal Secretariaat vóór de 5^e van de maand die volgt op de voorschotperiode.
    vb. Het voorschot voor het 1e kwartaal (januari) moet betaald worden vóór 5 februari. 
  • Je RSZ-bijdrage uit de loonberekening betaal je per kwartaal. Deze bijdrage moet uiterlijk de laatste dag van de maand die volgt op het kwartaal op onze rekening of rekening van de RSZ staan. Het kwartaal wordt bepaald door de loonperiode waarop je lonen berekend worden.
    vb. De lonen van februari berekend op 1 maart behoren tot het eerste kwartaal en dienen voor 30 april op onze rekening of rekening van de RSZ te staan
  • RSZ correcties op voorgaande kwartalen kan je best onmiddellijk betalen om maximaal bijdrageopslagen en intresten te vermijden
    Voorbeeld : correcties op de lonen van maart die op 25 april gebeuren dienen onmiddellijk betaald te worden om boetes te vermijden
• Bedrijfsvoorheffing
  • Maandaangever: de bijdrage moet voor de 15^e van de maand volgend op de aangifteperiode betaald te zijn.  De aangifteperiode is meestal de maand waarin de loonberekening gebeurde. 
  • Kwartaalaangever: de bijdrage moet voor de 15^e van de maand volgend op de aangifteperiode betaald te zijn.  De aangifteperiode is meestal het kwartaal waarin de loonberekening gebeurde.
• Beheerskosten en BTW
  • Beheerskosten en BTW zijn steeds betaalbaar binnen de 30 dagen na factuurdatum.

Als je manueel betaalt, verreken je je creditnota best met een volgende factuur. Let hiermee wel op: je kan een creditnota enkel verrekenen met een factuur van dezelfde soort (overheids-)bijdrage. Zo mag je een creditnota RSZ bijvoorbeeld enkel in mindering brengen van een bijdrage RSZ en een creditnota bedrijfsvoorheffing enkel van een bijdrage bedrijfsvoorheffing. Een verrekening met een andere overheidsbijdrage veroorzaakt immers tekorten bij de betrokken overheidsinstantie en kan daarom leiden tot boetes. 

Laat je jouw facturen automatisch betalen? Dan hoef je zelf niets te doen. Je creditnota's worden dan niet verrekend met je factuur, maar terugbetaald op je rekening zodra het bedrag van de overheid bij ons beschikbaar is. 

Je kan een creditnota enkel verrekenen met een factuur van dezelfde soort (overheids-)bijdrage. Zo mag je een creditnota RSZ bijvoorbeeld enkel in mindering brengen van een bijdrage RSZ en een creditnota bedrijfsvoorheffing enkel van een bijdrage bedrijfsvoorheffing. Een verrekening met een andere overheidsbijdrage veroorzaakt immers tekorten bij de betrokken overheidsinstantie en kan daarom leiden tot boetes. Daarom wordt een creditbedrag steeds afzonderlijk van de factuur verstuurd.

Als je als werkgever je sociale bijdragen van RSZ niet op tijd betaalt, kan een bijdrageopslag van 10 % aangerekend worden op het te laat betaalde bedrag. De RSZ zal je dan bovendien een verwijlintrest van 7 % aanrekenen. Het betalen van onvoldoende voorschotten wordt afgestraft met forfaitaire sancties. Wanneer je bijdrageopslagen en/of -intresten moet betalen, contacteren we je en ontvang je een factuur met daarop de te betalen sancties. Meer informatie over het aanrekenen van RSZ sancties vind je hier.

Wil je deze bijdrageopslagen en intresten vermijden? Kies dan voor een automatische betaling. Meer informatie vind je hier.

Je kan aan je contactpersoon vragen om het verzendadres op je factuur aan te passen. Via je contactpersoon kan je ook het adres van je maatschappelijke zetel wijzigen. Dit kan wel pas nadat je adreswijziging officieel geregistreerd is bij de Kruispuntbank van ondernemingen. 

Dat kan zeker! Ontdek hier hoe je een betalingsvolmacht kan aanvragen en vermijd aanmaningskosten en boetes van de overheid.