Indemnités pour voyages professionnels nationaux : adaptation des forfaits fiscaux

Les travailleurs du secteur privé qui se déplacent pour des raisons professionnelles en Belgique peuvent recevoir une indemnité de leur employeur. Afin d’éviter de devoir systématiquement fournir la preuve des frais réellement engendrés, les employeurs peuvent accorder des indemnités forfaitaires.

L’administration fiscale accepte que les employeurs du secteur privé utilisent les indemnités forfaitaires que les fonctionnaires fédéraux reçoivent pour des déplacements professionnels similaires. Bien entendu, un certain nombre de conditions doivent être remplies.

Les indemnités forfaitaires sont adaptées comme suit :

Ces forfaits couvrent les frais mineurs associés aux déplacements professionnels, à l’exception des frais de déplacement proprement dits. Il s’agit principalement des frais de repas engagés sur la route. Cela signifie par exemple que si le travailleur reçoit également des chèques-repas pour un même jour d’absence, il convient de déduire la cotisation patronale des chèques-repas de l’indemnité forfaitaire accordée. En effet, des frais identiques ne peuvent être remboursés qu’une seule fois. 

Si le travailleur doit effectuer un séjour et doit payer lui-même son logement, une indemnité complémentaire exonérée d’impôt de 152,99 euros/nuit peut être octroyée.

Les sociétés peuvent également octroyer cette indemnité à leurs dirigeants d’entreprise. Les principes décrits ci-dessus s’appliquent de la même manière. 

Les montants susmentionnés ont été acceptés par l’administration fiscale. L’ONSS applique ses propres règles et montants (divergents) concernant l’octroi d’indemnités aux travailleurs qui s’absentent de leur lieu de travail dans le cadre d’une mission pour leur employeur. Ces indemnités sont inférieures aux montants fiscaux adaptés. Il est donc préférable de vous limiter aux montants acceptés par l’ONSS.

Ces limitations ONSS ne valent évidemment pas pour les dirigeants d’entreprise. Dans ce cas, il est donc possible d’octroyer le forfait fiscal complet.

Dès le 1er janvier 2024, les fonctionnaires fédéraux se verront octroyer des chèques-repas sous certaines conditions (mesure introduite par l’AR du 26 octobre 2023, MB 31 octobre 2023). L’indemnité journalière forfaitaire (qui couvre les frais de repas) est dès lors supprimée pour ces fonctionnaires. Concrètement, les articles 83, 84 et 85 de l’AR du 13 juillet 2017 seront supprimés. Toutefois, ces articles servaient également de base pour l’application analogue dans le secteur privé. Nombreux sont ceux qui se sont alors demandé quel serait l’impact pour les employeurs du secteur privé.

Le SPF Finances a récemment levé toute incertitude par le biais d’une circulaire. Celle-ci confirme que le montant de 10 euros/jour (à indexer) continuera à être considéré comme une indemnité de frais basée sur une norme sérieuse pour les employeurs du secteur privé. Cette disposition s’applique à condition que :

• le déplacement de service dure au moins 6 heures ;
• le déplacement de service n’oblige pas l’employeur ou un tiers à prendre en charge les frais du repas ;
• le déplacement de service ne donne lieu à aucun autre avantage pour couvrir les frais de repas (par exemple, lorsque le travailleur a accès à un restaurant d’entreprise lié à l’employeur).

Ce montant de base continuera à être indexé après le 1er janvier 2024 (« montant journalier virtuel »).

_{Source :
Circulaire 2023/C/98 du 7 décembre 2023 relative aux indemnités pour les frais de séjour en Belgique}