Qu’est-ce qui change pour les indépendants ?
Dès 2026, tous les indépendants assujettis à la TVA qui font des affaires avec d’autres entreprises assujetties à la TVA seront tenus d’envoyer et de recevoir leurs factures électroniques par l’intermédiaire du réseau Peppol. Autrement dit :
- Vous ne pourrez plus envoyer de factures au format PDF ou sur papier.
- Vous aurez besoin d’un logiciel qui prenne en charge Peppol et qui soit en mesure de traiter vos factures.
Que vous fassiez votre comptabilité vous-même ou que vous faisiez appel à un comptable, vous devrez passer à un système numérique qui répond à ces nouvelles normes.
Uniquement pour la facturation entre entreprises assujetties à la TVA
L’obligation de facturation électronique s’applique uniquement aux transactions entre entreprises assujetties à la TVA (B2B). Les factures adressées à des particuliers (B2C) ne sont pas concernées par cette obligation.
Vous bénéficiez du régime de franchise de la TVA pour les petites entreprises (chiffre d’affaires < 25 000 euros) ? Même dans ce cas, vous devrez envoyer vos factures B2B sous forme numérique.
Seules les entreprises non assujetties à la TVA et celles exonérées de TVA en vertu de l’article 44 (professions médicales, courtiers en assurance…) ne sont pas soumises à l’obligation d’envoyer ou de recevoir des factures électroniques.
En revanche, si vous travaillez avec des administrations publiques, vous êtes d’ores et déjà tenu d’envoyer des factures électroniques via Peppol.
Quels sont les avantages de la facturation électronique?
Les autorités souhaitent rendre la facturation plus efficace, plus transparente et plus sûre. La facturation électronique implique un traitement structuré et sans erreur des factures. Elle évite également la saisie manuelle des données dans votre comptabilité. Cela présente de nombreux avantages :
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Travail administratif réduit: tout est traité de manière automatique, ce qui vous permet de gagner du temps.
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Moins d’erreurs et de factures fantômes: les factures sont traitées directement par le logiciel, sans risque d’erreur de frappe.
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Paiements plus rapides: les clients reçoivent vos factures immédiatement et peuvent les traiter plus rapidement.
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Conformité légale assurée: vos factures répondent d’office aux obligations légales.
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Transactions (numériques) plus sûres
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Facturation internationale simplifiée
Dans la pratique, qu’est-ce que cela implique pour vous?
En tant qu’indépendant, plusieurs options s’offrent à vous en fonction de votre méthode de travail actuelle.
Vous ne faites pas appel aux services d’un comptable?
Vous pouvez tout à fait continuer de vous occuper seul de votre comptabilité, tout en respectant les obligations. Plusieurs logiciels de facturation permettent d’intégrer facilement Peppol.
Vous faites appel aux services d’un comptable?
De nombreux logiciels de comptabilité prennent déjà en charge Peppol. Dans la plupart des cas, votre logiciel de facturation peut être lié à celui de votre comptable, ce qui permet le partage des factures et leur traitement automatique.
Notre conseil: veillez à rester maître de votre boîte aux lettres numérique.
Si, en tant qu’indépendant, vous vous inscrivez vous-même sur le réseau Peppol, vous restez maître de vos archives. Et ce, peu importe si vous faites appel à un comptable ou non. Pour ce faire, choisissez un logiciel de facturation compatible avec tous les logiciels de comptabilité. Acerta se fera un plaisir de vous aider à faire votre choix et à vous conformer à cette obligation légale.
Questions fréquemment posées sur la facturation électronique
Vous trouverez ci-dessous plus de 50 questions fréquemment posées sur la facturation électronique via Peppol. Nous les avons classées afin que vous puissiez trouver rapidement une réponse adaptée à votre situation.
Vous vous posez des questions?
Participez à notre webinaire sur la facturation électronique et ses implications pour les indépendants le lundi 19 mai.
Vous faites appel à un comptable pour votre comptabilité ? Alors, n’hésitez pas à vous adresser à lui/elle pour en savoir plus sur cette nouvelle obligation légale.
Qu’est-ce que Peppol et comment ça marche ?
Qu’est-ce que Peppol ?
Peppol est un réseau européen qui permet aux entreprises et aux pouvoirs publics d’échanger des factures électroniques de manière sécurisée, standardisée et efficace. Son utilisation deviendra obligatoire en Belgique à partir du 1er janvier 2026 pour toutes les transactions B2B.
Comment fonctionne Peppol exactement ?
Grâce à votre logiciel de facturation et à un Access Point associé, les factures sont envoyées et reçues automatiquement dans un format standardisé.
Qu’est-ce qu’un Access Point ?
Un Access Point est le canal numérique de votre logiciel qui envoie vos factures au réseau Peppol et reçoit les factures des autres.
Peppol est-il gratuit ?
L’utilisation du réseau lui-même est gratuite, mais le logiciel permettant d’envoyer et de recevoir des factures est payant.
Pour qui Peppol est-il obligatoire ?
Quand Peppol deviendra-t-il obligatoire ?
À partir du 1er janvier 2026 pour toutes les opérations B2B entre entreprises assujetties à la TVA en Belgique.
Dois-je facturer par voie électronique aux particuliers ?
Non, l’obligation est uniquement applicable entre les entreprises assujetties à la TVA.
L’obligation me concerne-t-elle aussi, en tant que petite entreprise soumise au régime de franchise pour les PME (< 25 000 euros) ?
Oui, les petites entreprises sont également concernées par cette obligation.
L’obligation s’applique-t-elle également aux indépendants à titre complémentaire ?
Oui, à partir du moment où vous êtes assujetti à la TVA.
L’obligation s’applique-t-elle aussi aux ASBL et aux sociétés patrimoniales ?
Oui, si elles sont assujetties à la TVA.
Et si je ne suis pas assujetti à la TVA ?
Les entreprises non assujetties à la TVA ne sont pas concernées par l’obligation de facturation électronique.
L’obligation concerne-t-elle les professions médicales ?
Non, si elles sont exonérées en vertu de l’article 44.
Qu’en est-il des freelances qui n’établissent que quelques factures par an ?
Dès lors que vous êtes assujetti à la TVA, vous devez utiliser Peppol, quel que soit le nombre de factures.
Logiciel et utilisation
Dois-je utiliser un logiciel et y a-t-il des coûts associés ?
Oui, un logiciel compatible avec Peppol est nécessaire. La plupart des logiciels fonctionnent avec un abonnement (un montant fixe mensuel ou annuel).
Existe-t-il des solutions gratuites ?
Oui, plusieurs fournisseurs proposent des formules gratuites pour une facturation limitée.
Quel est le coût de l’utilisation d’un Access Point ?
Les coûts varient. Comparez différents fournisseurs.
Puis-je continuer à utiliser mes factures Excel ?
Vous ne pourrez plus utiliser Excel, Word ou PDF à partir du 1er janvier 2026, sauf si votre logiciel vous permet de convertir les fichiers au format UBL.
Puis-je continuer à utiliser mon logiciel comptable actuel ?
Cela dépend s’il deviendra compatible avec Peppol d’ici 2026. Posez la question à votre fournisseur.
Puis-je m’occuper moi-même de ma comptabilité ?
Oui, cela reste possible.
Puis-je relier Peppol à des paiements automatiques ?
Oui, vous pouvez le faire, à condition que le système soit compatible.
Que se passe-t-il si le fournisseur de mon logiciel n’est pas prêt à temps ?
Dans ce cas, vous devrez changer de fournisseur.
Réception des factures
Je n’établis pas de factures, seulement des reçus. Que se passe-t-il dans ce cas ?
Même dans ce cas, vous devez vous inscrire via Peppol pour recevoir des factures numériques.
Puis-je encore recevoir des factures par e-mail ?
Non, ce ne sera plus possible à partir de 2026 pour les transactions B2B entre entreprises assujetties à la TVA.
Comment vérifier les factures XML entrantes ?
Par l’intermédiaire de votre logiciel qui convertit la facture dans un format lisible.
Puis-je contester des factures entrantes ?
Oui, cela reste possible, principalement grâce à votre logiciel.
Factures étrangères
Dois-je envoyer les factures à destination de l’étranger via Peppol ?
Non, pour l’instant, il est encore possible de le faire par e-mail.
Qu’en est-il du Royaume-Uni et des autres pays hors UE ?
Ce n’est pas obligatoire, consultez votre comptable.
D’autres règles s’appliquent-elles à la Suisse ?
Oui, la Suisse a son propre système.
Amendes et sanctions
Que se passe-t-il si je ne suis pas en règle au 1er janvier 2026 ?
Vous risquez des amendes entre 50 et 5000 euros
Des sanctions sont-elles déjà d’application ?
Non, mais l’obligation sera bientôt en vigueur.
Avantages de Peppol
Quels sont les avantages de Peppol ?
- Une administration plus efficace
- Moins d’erreurs
- Des paiements plus rapides
- Tout est stocké numériquement et de manière centralisée
Sous-traitants et secteurs
Et si je suis sous-traitant ?
L’obligation s’applique également.
Un entrepreneur de l’horeca dépendant du régime forfaitaire doit-il se conformer à l’obligation ?
Les entrepreneurs soumis au régime forfaitaire de TVA ne devront pas encore envoyer de factures électroniques à partir de 2026, mais ils devront déjà être en mesure d’en recevoir. À partir du 1er janvier 2028, le régime forfaitaire disparaîtra et, dès lors, l'obligation de facturation électronique s’appliquera pleinement (envoi et réception de factures électroniques).
Qu’en est-il des freelances qui facturent des communes ?
L’obligation s’applique aussi, puisqu’il s’agit de B2B.
Dois-je facturer de manière électronique si je suis travailleur culturel ou artiste ?
Oui, mais seulement si vous ne relevez pas de l’article 44.
Organisations et ASBL
Dois-je envoyer des factures électroniques aux écoles et ASBL ?
Seulement si elles sont assujetties à la TVA.
Qu’en est-il des associations de copropriétaires ?
On les considère comme des particuliers, sauf si elles sont assujetties à la TVA.
Les organisations sans but lucratif sont-elles concernées ?
Seulement si elles sont assujetties à la TVA.
Petits entrepreneurs et pensionnés
Et si je n’établis que 12 factures par an ?
Même si vous créez un nombre limité de factures, dès lors que vous êtes assujetti à la TVA, vous êtes soumis à l’obligation de facturation électronique.
Qu’en est-il des étudiants-indépendants ?
S’ils sont assujettis à la TVA, ils sont soumis à l’obligation de facturation électronique. S’ils n’exercent que des activités non assujetties à la TVA, l’obligation ne les concerne pas.
Je suis pensionné et j’exerce une activité complémentaire, dois-je respecter l’obligation ?
Si vous êtes assujetti à la TVA, oui.
Et si je ne fournis des services qu’à des particuliers ?
Dans ce cas, il suffit que vous soyez en mesure de recevoir les factures électroniques.
Questions pratiques
Dois-je m’inscrire à Peppol si je ne crée jamais de factures ?
Si vous effectuez des achats auprès d’entreprises assujetties à la TVA, oui.
Que faire si mon client n’utilise pas Peppol ?
Votre logiciel indique si le client est joignable via Peppol.
Puis-je continuer à créer des factures avec Word ou Excel ?
Pas si elles doivent être envoyées via Peppol.
Que se passe-t-il si je travaille comme médecin par l’intermédiaire d’une société ?
Tant que vous relevez de l’article 44, l’obligation ne vous concerne pas.
Est-ce déductible fiscalement ?
Les coûts liés aux logiciels de facturation, tels que les frais d’abonnement, sont déductibles fiscalement à 120 % pour les indépendants en entreprise individuelle et les petites sociétés. Cette mesure avantageuse est valable jusqu’à fin 2027.
Par où commencer ?
Demandez conseil à votre comptable et choisissez un logiciel.
Un comptable peut-il m’obliger à utiliser un logiciel ?
Non, c’est vous qui décidez.
Qu’en est-il des délais de paiement ?
Les factures électroniques permettent souvent des paiements plus rapides.
Dois-je informer mes fournisseurs ?
Inutile, le réseau s’en charge automatiquement.
Qu’en est-il des régimes de marge ?
Des structures XML spécifiques existent à cet effet.
Puis-je utiliser plusieurs Access Points ?
Pour l’envoi, oui, mais la réception se fait par un seul Access Point.
Que se passe-t-il si j’utilise un numéro d’entreprise erroné ?
La facture peut être rejetée sur le réseau.
La fraude est donc exclue ?
Le système réduit les risques, mais il faut rester vigilant.