Renforcement de l’obligation pour les employeurs de fournir des informations sur la relation de travail

Ce droit, qui trouve son origine dans une directive de l’Union européenne de 1991, a été étendu par une directive de 2019.

Le 29 septembre, un projet de loi transposant partiellement la directive de 2019 dans le droit belge a été approuvé au parlement.

Cette nouvelle loi définit ce que vous devez faire en tant qu’employeur pour vous conformer aux nouvelles obligations d’information.

Ces obligations d’information s’appliquent à tous les employeurs de tous les secteurs, tant privés que publics.

Attention, les collaborateurs qui fournissent des prestations de travail contre rémunération et sous votre autorité, mais qui n’ont pas conclu de contrat de travail avec vous, ont également droit à ces informations. C’est notamment le cas des fonctionnaires statutaires dans le secteur public. Ces informations ne sont donc pas réservées aux travailleurs ayant un contrat de travail.

Ces nouvelles règles sur les obligations d’information d’employeurs entreront en vigueur le 10 novembre 2022 (dix jours après la publication de la nouvelle loi au Moniteur belge).

Il y a toutefois une distinction entre les nouveaux collaborateurs et les collaborateurs existants :

• Les nouveaux collaborateurs : ce sont les collaborateurs avec lesquels vous concluez une relation de travail (contrat de travail ou autre) au plus tôt le 10 novembre 2022.
  Vous devez de toute façon donner les informations à vos nouveaux collaborateurs dans le délai légal (voir ci-dessous).
   
• Les collaborateurs existants : il s’agit des collaborateurs avec lesquels vous aviez déjà une relation de travail avant le 10 novembre 2022.
  Vous ne devez fournir ces informations qu’aux collaborateurs existants qui vous en font explicitement la demande. Dans ce cas, le délai légal pour fournir les informations commence le jour de la demande de votre collaborateur.

Les informations que vous devez fournir à vos collaborateurs individuellement sont divisées en trois catégories. Dans la plupart des cas, il ne sera question que de la première catégorie.

• Les informations « de base » : tous les employeurs doivent fournir ces informations à tous leurs collaborateurs. (Voir ci-dessus pour la distinction entre les nouveaux collaborateurs et les collaborateurs existants)
   
• Vous ne devez fournir les informations « collectives » individuellement que si vous occupez des collaborateurs qui ne relèvent pas de la loi sur le règlement de travail : il s’agit notamment des domestiques, du personnel navigant des entreprises de pêche et des travailleurs engagés dans le cadre d’un contrat de travail ALE. À ces collaborateurs, vous devez donner tant les informations « de base » que les informations « collectives ».
  
  Pour les collaborateurs qui tombent dans le champ d’application de la loi sur le règlementde travail, vous devez intégrer ces informations collectives dans le règlement de travail de votre entreprise.
   
• Les informations « internationales » n’entrent en ligne de compte que si votre collaborateur doit travailler à l’étranger pendant plus de quatre semaines consécutives. Dans ce cas, vous devez fournir ces informations « internationales » à votre collaborateur en tant qu’informations supplémentaires.

Pour les éléments pour lesquels la loi le permet, les informations peuvent être données au moyen d’une référence aux dispositions légales ou réglementaires et/ou aux conventions collectives de travail régissant l’élément d’information en question.

Quelles sont exactement les informations que vous devez fournir à votre collaborateur ? Vous trouverez ci-dessous un résumé des thèmes abordés (en bref) :

Informations « de base » pour tous vos collaborateurs :

• l’identité des parties de la relation de travail
• le lieu de travail
• la fonction principale de votre collaborateur
• le titre, le grade, la qualité ou la catégorie du travail de votre collaborateur, et éventuellement également les caractéristiques ou la description succincte du travail
• la date de début de la relation de travail
• si la relation de travail est à durée déterminée : la date de fin ou la durée prévue
• les composantes du salaire et le paiement
• les avantages extralégaux en matière de sécurité sociale que vous offrez et auxquels votre collaborateur a droit
• le cas échéant : la durée et les modalités de la période d’essai
• certaines informations sur les horaires de travail, les heures complémentaires et les heures supplémentaires

Informations « collectives » pour vos collaborateurs (éventuels) qui ne relèvent pas du règlement de travail :

• le droit que vous offrez à la formation
• les règles relatives aux vacances annuelles
• les règles relatives à la résiliation de la relation de travail par vous-même ou par votre collaborateur
• les CCT d’entreprise et/ou accords collectifs sur les conditions de travail
• l’organe paritaire compétent dans lequel d’autres CCT sur les conditions de travail ont été conclues
• l’organisme de sécurité sociale compétent

Informations « internationales » pour vos collaborateurs que vous envoyez à l’étranger pendant plus de quatre semaines consécutives :

• le ou les pays où le travail doit être effectué à l’étranger
• la durée prévue de l’occupation de votre collaborateur à l’étranger
• la devise dans laquelle le salaire de votre collaborateur est payé
• le cas échéant : les avantages en espèces ou en nature liés aux tâches à l’étranger
• les informations sur le retour de votre collaborateur

S’il s’agit d’un détachement du collaborateur vers un autre État membre de l’Union européenne, vous devez également fournir à votre collaborateur les informations suivantes :

• la rémunération à laquelle votre collaborateur a droit conformément au droit applicable de l’État membre d’accueil
• le cas échéant : toutes les indemnités liées au détachement auxquelles votre collaborateur a droit
• le cas échéant : toutes les règles relatives au remboursement des frais de voyage, de logement et de nourriture de votre collaborateur
• le lien vers le site internet national officiel unique de l’État membre de l’Union européenne où travaille votre collaborateur. Ce site contient des explications sur les conditions qui s’appliquent dans ce pays aux travailleurs détachés et sur la manière de contacter les autorités locales.

• Vous devez fournir les informations « de base » à votre (nouveau) collaborateur au plus tard le premier jour de son occupation. Le premier jour de travail s’entend ici comme le premier jour de travail, normalement prévu, du collaborateur concerné. Si le collaborateur est par exemple malade ce premier jour normalement prévu, vous devez tout de même lui fournier ces informations au plus tard ce jour-là.
• Les informations « collectives » doivent être fournies à votre (nouveau) collaborateur au cours du premier mois de la relation de travail.
• Vous devez fournir les informations « internationales » à votre collaborateur avant son départ à l’étranger.

Vous devez fournir les informations à votre collaborateur par écrit, dans un ou plusieurs documents. Vous pouvez également fournir les informations par voie électronique, à condition qu’elles soient accessibles pour votre collaborateur et qu’il puisse les enregistrer et les imprimer.

Vous choisissez le ou les documents avec lesquels vous fournissez les informations à votre collaborateur : le contrat de travail individuel et/ou un ou plusieurs autres documents (par exemple, un fichier Word que vous envoyez à votre collaborateur par e-mail). Les informations déjà mentionnées dans le contrat de travail lui-même ne doivent évidemment pas être fournies une seconde fois à votre collaborateur.

Si vous choisissez de transmettre les informations à vos collaborateurs par le biais d’un document autre que le contrat de travail, ce document a une fonction purement informative, à savoir qu’il sert à informer votre collaborateur des conditions de sa relation de travail. Dès lors, il n’est absolument pas possible, par le biais d’un tel document d’information, de modifier unilatéralement les conditions de travail stipulées dans le contrat de travail.

Assurez-vous d’avoir la preuve que vous avez transmis ces informations à vos collaborateurs et/ou qu’ils ont reçu ces informations. Vous devez donc être en mesure de prouver que vous avez remis le(s) document(s) à votre collaborateur, ou que votre collaborateur a reçu le(s) document(s), ainsi que d’en indiquer le contenu.

Il se peut évidemment que les informations que vous avez fournies à votre collaborateur changent par la suite.

Que faire alors ?

La loi vous oblige à communiquer toute modification des informations fournies à votre collaborateur dans les plus brefs délais. Pour ce faire, vous modifiez le document dans lequel vous aviez communiqué cette information pour la première fois. Vous devez fournir cette mise à jour à votre collaborateur dès que possible et au plus tard le jour où la modification prend effet.

Conservez la preuve que vous avez remis cette mise à jour à votre collaborateur, ou que votre collaborateur a reçu cette mise à jour, et de son contenu.

Il existe toutefois une exception à cette règle : l’obligation de mise à jour des informations par l’employeur ne s’applique pas si la modification est simplement due à une modification des dispositions légales ou réglementaires ou des conventions collectives de travail auxquelles le document en question fait référence.

Si vous ne respectez pas les obligations d’information susmentionnées, vous risquez une amende administrative ou pénale, qui sera également multipliée par le nombre de collaborateurs concernés.

Plus précisément, une sanction peut vous être imposée si vous :

• ne transmettez pas les informations prescrites à votre collaborateur ou le faites trop tard ;
• donnez à votre collaborateur des informations incomplètes ou incorrectes ;
• ne transmettez pas les informations à votre collaborateur de la manière prescrite ;
• n’informez pas votre collaborateur en temps utile en cas de modification d’une information fournie.

Veillez donc à fournir à temps les bonnes informations aux nouveaux collaborateurs et aux collaborateurs existants s’ils en font la demande.

_{Source:
Chapitres 2, 6 et 7 de la loi du 7 octobre 2022 transposant partiellement la directive (UE) 2019/1152 du Parlement européen et du Conseil du 20 juin 2019 relative à des conditions de travail transparentes et prévisibles dans l’Union européenne, MB 31 octobre 2022}