Modification du reporting des frais propres à l’employeur

L’obligation de reporting des frais propres à l’employeur a été modifiée et l’obligation de déclaration sur la fiche fiscale étendue. Nous vous exposons les grands principes relatifs aux frais propres à l’employeur ainsi que les modifications apportées au reporting sur la fiche fiscale.

Frais propres à l’employeur

En principe, les indemnités et les avantages qu’un employeur octroie à ses travailleurs sont considérés comme une rémunération et sont donc imposables. Les frais propres à l’employeur constituent une exception générale à ce principe, car ils ne sont pas imposables. Il s’agit d’indemnités versées par l’employeur à un travailleur à titre de remboursement pour les frais que l’employeur doit supporter.

Pour que le remboursement soit considéré comme une indemnité exonérée dans le cadre d’un frais propre à l’employeur, ce dernier doit être en mesure de fournir une double preuve :

• l’indemnité doit être destinée à couvrir des frais qui lui sont propres ;
• l’indemnité doit être effectivement consacrée à de tels frais.

L’employeur peut décider de rembourser les frais réellement engendrés après la présentation des pièces justificatives nécessaires. Il peut par ailleurs fixer ces indemnités de manière forfaitaire. Si le montant de l’indemnité forfaitaire est déterminé par des normes sérieuses qui sont le résultat de constatations répétées et de contrôles aléatoires, le SPF Finances reconnaît que cette indemnité couvre bel et bien des frais réellement engendrés.

Modification de l’obligation de reporting sur la fiche fiscale

Le mode de reporting des frais (forfaitaires) propres à l’employeur changera à partir de 2022. Cette modification implique que pour toutes les indemnités versées (également pour les indemnités forfaitaires déterminées selon des normes strictes et les indemnités justifiées par des pièces justificatives), le montant total des indemnités devra systématiquement être indiqué sur la fiche fiscale (voir également l’article du 10 mars 2021). Cette modification à venir du reporting sur la fiche fiscale s’applique à la fois à la fiche 281.10 (travailleurs) et à la fiche 281.20 (dirigeants d’entreprise).

Compte tenu de ce changement de reporting, la mise en page de la fiche fiscale sera adaptée à partir de l’année de revenus 2021. Les différents types d’indemnités (normes sérieuses – pièces justificatives – montant correct) apparaîtront sur des lignes différentes. Il ne s’agit que d’une modification rédactionnelle pour l’année de revenus 2021.

En outre, le SPF Finances a confirmé que les indemnités variables doivent également figurer sur les fiches fiscales. À l’avenir, tant les indemnités fixes que variables devront donc être mentionnées sur la fiche fiscale. Cette modification légale s’applique aux remboursements effectués à partir du 1^er janvier 2022.

Source :

Circulaire du 26 février 2021 (n° 2021/C/20) relative aux interventions de l’employeur pour le télétravail.

Loi du 27 juin 2021 portant des dispositions financières diverses, modifiant la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces (1), M.B. 30 juin 2021.