Wijzigingen aan de rapportering voor kosten eigen aan de werkgever

De rapporteringsplicht voor kosten eigen aan de werkgever is gewijzigd. De rapporteringsverplichting op fiscale fiche wordt uitgebreid. We zetten de belangrijkste principes inzake kosten eigen aan de werkgever én de wijzigingen aan de rapportering op de fiscale fiche uiteen.

Kosten eigen aan de werkgever

In principe worden alle vergoedingen en voordelen die een werkgever toekent aan zijn werknemers geacht bezoldigingen te zijn en dus belastbaar te zijn. Een algemene uitzondering op dat principe vormen de kosten eigen aan de werkgever, die niet belastbaar zijn. Het gaat om vergoedingen betaald door de werkgever aan de werknemer als terugbetaling voor kosten die door de werkgever zelf gedragen moeten worden.

Opdat de terugbetaling beschouwd zou kunnen worden als vrijgestelde vergoeding voor een kost eigen aan de werkgever, moet de werkgever het dubbele bewijs kunnen leveren dat:

• de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn, en
• die vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.

De werkgever kan ervoor kiezen om de werkelijk gemaakte kosten terug te betalen, na voorlegging van de nodige bewijsstukken. Daarnaast kan hij die vergoedingen ook forfaitair vaststellen. Indien het bedrag van de forfaitaire vergoeding is bepaald volgens ernstige normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven, aanvaardt de FOD Financiën dat deze vergoeding werkelijk gemaakte kosten dekt.

Wijziging aan de rapporteringsverplichting op de fiscale fiche

Vanaf 2022 zal de wijze van rapportering van (forfaitaire) kosten eigen aan de werkgever wijzigen. Deze wijziging houdt in dat voor alle betaalde vergoedingen (ook voor forfaitaire vergoedingen bepaald volgens ernstige normen en vergoedingen verantwoord d.m.v. bewijsstukken) steeds het totale bedrag van de vergoedingen in de fiscale fiche vermeld zal moeten worden (zie hierover ook het nieuwsbericht van 10 maart 2021). Deze toekomstige wijziging op het vlak van de rapportering op de fiscale fiche geldt zowel voor fiche 281.10 (werknemers) als voor fiche 281.20 (bedrijfsleiders).

Gelet op deze toekomstige wijziging in rapportering wordt de lay-out van de fiscale fiche vanaf inkomstenjaar 2021 aangepast. De verschillende soorten vergoedingen (ernstige normen – bewijsstukken – juiste bedrag) zullen op aparte lijnen verschijnen. Het betreft voor inkomstenjaar 2021 enkel een redactionele wijziging.

Daarnaast heeft de FOD Financiën bevestigd dat ook variabele vergoedingen vermeld moeten worden op de fiscale fiches. In de toekomst zullen zowel vaste als variabele vergoedingen vermeld moeten worden op de fiscale fiche. Deze wetswijziging is van toepassing op de vanaf 1 januari 2022 gedane terugbetalingen.

Bron:

Circulaire van 26 februari 2021 (nr. 2021/C/20) over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk.

Wet van 27 juni 2021 houdende diverse fiscale bepalingen en tot wijziging van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (1), BS 30 juni 2021.