Wat verandert er voor zelfstandigen?
Iedere btw-plichtige zelfstandige die zaken doet met een andere btw-plichtige onderneming is vanaf 2026 verplicht om e-facturen te versturen en te ontvangen via het Peppol-netwerk. Dit betekent dat:
- Je geen facturen meer mag verzenden als PDF of op papier.
- Je een softwarepakket nodig hebt dat Peppol ondersteunt en facturen kan verwerken.
Of je nu zelf je boekhouding doet of samenwerkt met een accountant, je moet overschakelen naar een digitaal systeem dat aan deze nieuwe normen voldoet.
Enkel voor facturatie tussen btw-plichtige ondernemingen
De verplichting om digitaal te factureren geldt enkel voor transacties tussen btw-plichtige ondernemingen (B2B). Facturen aan particulieren (B2C) vallen niet onder deze verplichting.
Maak je gebruik van de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (omzetcijfer < 25 000 euro)? Ook dan moet je je B2B facturen voortaan digitaal versturen.
Enkel ondernemingen die niet btw-plichtig zijn en de ondernemingen die vrijgesteld zijn van btw volgens artikel 44 (medische beroepen, verzekeringsmakelaars, …) vallen niet onder de verplichting om e-facturen te verzenden, noch te ontvangen.
Werk je met overheidsinstanties? Dan ben je nu al verplicht om e-facturen via Peppol te verzenden.
Wat zijn de voordelen van e-facturatie?
De overheid wil facturatie efficiënter, transparanter en veiliger maken. E-facturatie houdt in dat facturen gestructureerd en foutloos worden verwerkt, zonder dat je ze handmatig moet invoeren in je boekhouding. Dit biedt heel wat voordelen:
- Minder administratie: Alles wordt automatisch verwerkt, waardoor je minder tijd verliest.
- Minder fouten en spookfacturen: Facturen worden direct uitgelezen door software, zonder risico op tikfouten.
- Snellere betalingen: Klanten ontvangen je facturen meteen en kunnen ze sneller verwerken.
- Geen zorgen over naleving: Je voldoet automatisch aan de wettelijke verplichtingen.
- Veiliger (digitaal) zakendoen
- Eenvoudig internationaal factureren
Wat betekent dit praktisch voor jou?
Als zelfstandige kan je zelf kiezen hoe je dit aanpakt, afhankelijk van je huidige werkwijze.
Werk je zonder accountant?
Je kan perfect zonder accountant blijven werken en toch aan de verplichtingen voldoen. Er zijn facturatiesoftwareprogramma’s die eenvoudig Peppol-integratie aanbieden.
Werk je met een accountant?
Veel boekhoudsoftware is al compatibel met Peppol. Je facturatiesoftware kan vaak gekoppeld worden aan die van je accountant, waardoor facturen automatisch worden gedeeld en verwerkt.
Tip: blijf altijd baas over je digitale brievenbus
Wanneer je als zelfstandige zélf je registratie op het Peppol-network regelt, blijf je baas over je eigen archief. Ongeacht of je met een accountant in zee gaat of niet. Kies daarbij wel voor een facturatiesoftware die compatibel is met alle boekhoudpakketten. Acerta helpt jij graag bij het maken van deze keuze en brengt deze wettelijke verplichting samen met jou in orde. Ontdek welke oplossingen we aanbieden voor het ontvangen en versturen van e-facturen.
Veelgestelde vragen over digitale facturatie
Hieronder vind je meer dan 50 veelgestelde vragen over e-facturatie via Peppol. We hebben alles gecategoriseerd zodat je snel een antwoord vindt dat past bij jouw situatie.
Zit je nog met (andere) vragen?
Herbekijk onze webinar over digitale facturatie en wat dat voor jou betekent als zelfstandige. Werk je voor je boekhouding samen met een accountant? Dan kan je zeker ook langs die weg informatie inwinnen over deze nieuwe wettelijke verplichting.
Wat is Peppol en hoe werkt het?
Wat is Peppol?
Peppol is een Europees netwerk dat bedrijven en overheden toelaat om elektronische facturen veilig, gestandaardiseerd en efficiënt uit te wisselen. Het wordt verplicht in België vanaf 1 januari 2026 voor alle B2B-transacties.
Hoe werkt Peppol precies?
Via jouw facturatiesoftware met een gekoppeld Access Point worden facturen in een gestandaardiseerd formaat automatisch verzonden en ontvangen.
Wat is een Access Point?
Een Access Point is het digitale kanaal binnen je software dat jouw facturen naar het Peppol-netwerk stuurt en facturen van anderen ontvangt.
Is Peppol gratis?
Het gebruik van het netwerk zelf is gratis, maar de software om facturen te verzenden en ontvangen is betalend.
Voor wie is Peppol verplicht?
Wanneer wordt Peppol verplicht?
Vanaf 1 januari 2026 voor alle B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen in België.
Moet ik e-factureren naar particulieren?
Nee, alleen naar andere btw-plichtige ondernemingen.
Ben ik als kleine onderneming met KMO-vrijstelling (< 25.000 euro) ook verplicht?
Ja, ook kleine ondernemingen vallen onder de verplichting.
Geldt de verplichting ook voor bijberoepers?
Ja, vanaf het moment dat je btw-plichtig bent.
Geldt het voor vzw’s of patrimoniumvennootschappen?
Ja, als ze btw-plichtig zijn.
Wat als ik niet btw-plichtig ben?
Niet btw-plichtige ondernemingen vallen niet onder de verplichting van de e-facturatie.
Is het verplicht voor medische beroepen?
Neen, zolang ze vrijgesteld zijn onder artikel 44.
Hoe zit het voor freelancers die maar een paar facturen per jaar maken?
Zodra je btw-plichtig bent, moet je Peppol gebruiken, ongeacht het aantal facturen.
Software en gebruik
Moet ik een softwarepakket gebruiken en zijn daar kosten aan verbonden?
Ja, een softwarepakket dat Peppol ondersteunt is noodzakelijk.
De meeste software hanteren een abonnementsformule. (een vast maandelijks of jaarlijks bedrag)
Zijn er gratis alternatieven?
Ja, verschillende leveranciers bieden gratis pakketten voor beperkte facturatie.
Hoe duur is het gebruik van een accesspoint?
De kosten variëren. Vergelijk verschillende aanbieders.
Kan ik mijn Excel-facturen blijven gebruiken?
Excel, Word en Pdf worden vanaf 1 januari 2026 verleden tijd. Je kan ze enkel nog gebruiken indien ze omgevormd kunnen worden naar UBL-formaten via jouw software.
Kan ik mijn huidige boekhoudsoftware blijven gebruiken?
Dat hangt ervan af of ze Peppol-proof worden tegen 2026. Vraag het na bij je leverancier.
Kan ik zelf mijn boekhouding doen?
Ja, dat blijft mogelijk.
Kan ik Peppol koppelen aan automatische betalingen?
Ja, dat kan, zolang het systeem compatibel is.
Wat als mijn softwareleverancier niet tijdig klaar is?
Dan zal je moeten overstappen naar een andere leverancier.
Ontvangen van facturen
Ik maak geen facturen, enkel ontvangsten. Wat dan?
Ook dan moet je je registreren via Peppol om digitale facturen te kunnen ontvangen.
Kan ik facturen nog via mail ontvangen?
Nee, vanaf 2026 niet meer voor btw-plichtige B2B-transacties.
Hoe controleer ik inkomende XML-facturen?
Via je softwarepakket dat de factuur omzet naar een leesbaar formaat.
Kan ik inkomende facturen betwisten?
Ja, dat blijft mogelijk, meestal via je software.
Buitenlandse facturen
Moet ik buitenlandse facturen via Peppol versturen?
Nee, voorlopig kan dat nog via e-mail.
Wat met het Verenigd Koninkrijk en andere niet-EU-landen?
Niet verplicht, overleg met je boekhouder.
Gelden er andere regels voor Zwitserland?
Ja, Zwitserland heeft een eigen systeem.
Boetes en sancties
Wat gebeurt er als ik niet in orde ben tegen 1 januari 2026?
Je riskeert boetes tussen 50 euro en 5.000 euro.
Zijn er nu al sancties?
Nee, maar de verplichting komt eraan.
Voordelen van Peppol
Wat zijn de voordelen van Peppol?
- Efficiëntere administratie
- Minder fouten
- Snellere betalingen
- Alles digitaal en centraal opgeslagen
Onderaannemers en sectoren
Wat als ik onderaannemer ben?
Dan geldt de verplichting ook.
Moet een horecaondernemer onder het forfaitair stelsel meedoen?
Ondernemers die onder de forfaitaire btw-regeling vallen, moeten vanaf 2026 nog geen e-facturen versturen, maar ze moeten wel al e-facturen kunnen ontvangen. Vanaf 1 januari 2028 zal het forfaitair stelsel. Verdwijnen en vanaf dan val je volledig onder de e-facturatieverplichting (vesturen en ontvangen van e-facturen).
Wat met freelancers die aan gemeenten factureren?
Ook daar geldt de verplichting, want het gaat om B2B.
Moet ik e-factureren als cultuurwerker of artiest?
Enkel als je niet onder artikel 44 valt.
Organisaties en vzw's
Moet ik e-factureren naar scholen of vzw’s?
Alleen als ze btw-plichtig zijn.
Wat met verenigingen van mede-eigenaars?
Die worden gezien als particulieren, tenzij ze btw-plichtig zijn.
Moet een vereniging zonder winstoogmerk meedoen?
Alleen als ze btw-plichtig is.
Kleine ondernemers en gepensioneerden
Wat als ik slechts 12 facturen per jaar maak?
Ookal heb je een beperkt aantal facturen die je maakt, zodra je btw-plichtig bent, val je onder de e-facturatie verplichting.
Wat met student-zelfstandigen?
Als ze btw-plichtig zijn, vallen ze onder de e-facturatie verplichting. Indien ze enkel niet btw-plichtige activiteiten uitvoeren, vallen ze er niet onder.
Ik ben gepensioneerd met een bijberoep, moet ik meeschakelen?
Als je btw-plichtig bent, ja.
Wat als ik enkel diensten aan particulieren lever?
Dan moet je enkel e-facturen kunnen ontvangen.
Praktische vragen
Moet ik registreren voor Peppol als ik nooit facturen maak?
Als je aankopen doet van btw-plichtige bedrijven, ja.
Wat moet ik doen als mijn klant geen Peppol gebruikt?
Je software geeft aan of de klant bereikbaar is via Peppol.
Kan ik facturen blijven maken in Word of Excel?
Niet als ze verstuurd moeten worden via Peppol.
Wat als ik als arts via een vennootschap werk?
Zolang je onder artikel 44 valt, ben je niet verplicht.
Is het fiscaal aftrekbaar?
De kosten verbonden aan factureringspaketten, zoals abonnementskosten, zijn voor 120% fiscaal aftrekbaar voor zelfstandigen met een eenmanszaak en kleine vennootschappen. Deze gunstmaatregel geldt tot eind 2027.
Hoe begin ik eraan?
Vraag advies aan je boekhouder en kies een softwarepakket.
Kan een boekhouder mij verplichten om software te gebruiken?
Nee, dat is jouw keuze.
Wat met betalingstermijnen?
Elektronische facturen zorgen vaak voor snellere betalingen.
Moet ik mijn leveranciers op de hoogte brengen?
Niet nodig; het netwerk regelt dat automatisch.
Wat met margeregelingen?
Daarvoor bestaan specifieke XML-structuren.
Kan ik meerdere accesspoints gebruiken?
Voor versturen kan dat, ontvangen gebeurt via één accesspoint.
Wat als ik een foutief ondernemingsnummer gebruik?
De factuur kan geweigerd worden via het netwerk.
Is fraude uitgesloten?
Het systeem vermindert risico’s, maar blijf waakzaam.