Indemnité kilométrique avec indexation trimestrielle ou annuelle : les deux montants sont considérés comme une norme sérieuse aux yeux de l’ONSS et du fisc
Dans le cadre de l’indemnité kilométrique pour les déplacements de service, on distingue deux montants forfaitaires : un montant trimestriel et un montant annuel. L’ONSS et le fisc considèrent ces deux montants comme une norme sérieuse. Les employeurs qui utilisent le montant annuel doivent continuer à le faire jusqu’au 30 juin 2024. Le passage au montant trimestriel n’est pas possible avant le 1er juillet 2024.
Mise à jour 19 octobre 2023
L'ONSS confirme dans ses instructions provisoires que le montant kilométrique maximal s'élève à 0,4259 € par kilomètre pour la période du 1er octobre 2023 au 31 décembre 2023.
Contexte
Si un travailleur utilise son propre véhicule pour ses déplacements de service, l’ONSS et le fisc autorisent l’employeur à lui verser une indemnité kilométrique forfaitaire par kilomètre effectivement parcouru.
Deux plafonds sont prévus :
- un plafond initial indexé annuellement le 1er juillet (le montant actuel est de 0,4280 euro par kilomètre et est valable jusqu’au 30 juin 2024), et ;
- un second plafond indexé une fois par trimestre, les 1er janvier, 1er avril, 1er juillet et 1er octobre. Comme nous vous l’avons déjà annoncé, le montant en vigueur à partir du 1er octobre 2023 s’élèvera à 0,4259 euro par kilomètre.
La base juridique et la formule de calcul du plafond de ces indemnités sont différentes.
Une CCT sectorielle peut imposer que l’un ou l’autre montant soit accordé. Au niveau de l’entreprise, un employeur peut également s’être engagé à accorder le montant annuel ou trimestriel.
Problème
L’ONSS et le fisc acceptent deux normes sérieuses en matière d’indemnités kilométriques pour les déplacements de service
Les instructions intermédiaires de l’ONSS indiquent que le montant forfaitaire trimestriel et le montant forfaitaire annuel valable jusqu’au 30 juin 2024 sont tous deux acceptés comme norme sérieuse. En d’autres termes, ces deux montants peuvent être valablement versés en tant qu’indemnités exonérées d’ONSS.
Toutefois, la condition suivante doit être respectée : si un employeur utilise le montant forfaitaire annuel, il doit continuer à le faire jusqu’au 30 juin 2024. Le passage au montant forfaitaire trimestriel n’est possible qu’à partir du 1er juillet 2024 au plus tôt, selon l’ONSS.
L’ONSS se conforme ainsi à l’avis exprimé par le fisc dans sa circulaire 2023/C/78 du 18 septembre 2023.
Attention !
Si un employeur est légalement tenu d’utiliser le montant annuel, notamment parce qu’une CCT sectorielle ou le règlement de travail le lui impose, le passage au montant trimestriel ne sera pas aussi simple. La source régissant l’utilisation du montant annuel doit d’abord être modifiée en suivant les procédures consacrées avant que le montant trimestriel ne puisse être adopté.
Source:
- Instructions intermédiaires de l’ONSS du 25 septembre 2023
- Circulaire 2023/C/78 relative à l’indemnité kilométrique pour les déplacements de service du 18 septembre 2023
- Circulaire no 722 du 25 juillet 2023
- Circulaire no 721 du 9 juin 2023
- Circulaire no 725 du 19 septembre 2023
- Instructions intermédiaires de 18 octobre 2023