Kilometervergoeding met kwartaalindexering of jaarindexering: beide een ernstige norm zowel voor de RSZ als voor de fiscus
Voor de kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen bestaan er twee forfaitaire bedragen: een kwartaalbedrag en een jaarbedrag. De RSZ en de fiscus aanvaarden beide bedragen als ernstige norm. Werkgevers die gebruik maken van het jaarbedrag moeten dit blijven gebruiken tot 30 juni 2024. Een omschakeling naar het kwartaalbedrag is ten vroegste mogelijk vanaf 1 juli 2024.
Update 19 oktober 2023
De RSZ bevestigt in zijn tussentijdse instructies dat het maximale kilometerbedrag 0,4259 euro per kilometer bedraagt voor de periode 1 oktober 2023 tot en met 31 december 2023.
Situering
Gebruikt een werknemer zijn eigen voertuig voor dienstverplaatsingen dan aanvaarden de RSZ en de fiscus dat de werkgever een forfaitaire kilometervergoeding per effectief gereden kilometer betaalt.
Er bestaan twee maxima:
- een eerste maximum dat jaarlijks geïndexeerd wordt op 1 juli (het huidige bedrag is 0,4280 euro per kilometer en is geldig tot 30 juni 2024), en
- een tweede maximum dat elk kwartaal geïndexeerd wordt op 1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober. We lieten je eerder weten dat het bedrag geldig vanaf 1 oktober 2023 gelijk is aan 0,4259 euro per kilometer.
De wettelijke basis en de formule om het maximale bedrag van deze vergoedingen te berekenen zijn verschillend.
Een sectorale cao kan bepalen dat het ene dan wel het andere bedrag moet toegekend worden. Ook op ondernemingsniveau is het mogelijk dat een werkgever zich ertoe verbonden heeft om het jaar- dan wel het kwartaalbedrag toe te kennen.
Probleem
RSZ en fiscus aanvaarden twee ernstige normen als kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen
In de tussentijdse instructies van de RSZ aanvaardt de RSZ zowel het forfaitaire kwartaalbedrag als het jaarbedrag geldig tot 30 juni 2024, als ernstige norm. Dit wil zeggen dat beide bedragen als geldige kostenvergoeding vrij van RSZ kunnen uitbetaald worden.
De volgende voorwaarde moet wel gerespecteerd worden: als een werkgever gebruikt maakt van het forfaitaire jaarbedrag dan moet hij dit blijven gebruiken tot en met 30 juni 2024. Een omschakeling naar het forfaitaire kwartaalbedrag is volgens de RSZ maar ten vroegste mogelijk vanaf 1 juli 2024.
De RSZ volgt hiermee het standpunt dat de fiscus in zijn circulaire 2023/C/78 van 18 september 2023 verkondigt.
Let op!
Als een werkgever juridisch verplicht is om het jaarbedrag te gebruiken, bv. omdat dit opgelegd is in een sectorale cao, het arbeidsreglement…, dan is een omschakeling naar het kwartaalbedrag niet zomaar mogelijk. De bron die het gebruik van het jaarbedrag regelt, moet eerst via de geijkte procedures aangepast worden vooraleer het kwartaalbedrag kan gebruikt worden.
Bron:
- Tussentijdse instructies van de RSZ van 25 september 2023
- Circulaire 2023/C/78 over de kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen van 18 september 2023
- Omzendbrief nr. 722 van 25 juli 2023
- Omzendbrief nr. 721 van 9 juni 2023
- Omzendbrief nr. 725 van 19 september 2023
- Tussentijdse instructies RSZ van 18 oktober 2023