Indemnité kilométrique maximale pour les déplacements de service : indexation trimestrielle et crédit d’impôt temporaire pour les employeurs

• Tant l’ONSS que l’administration fiscale autorisent que les déplacements de service des travailleurs utilisant leur propre véhicule motorisé soient indemnisés par une indemnité kilométrique forfaitaire. L’indemnité kilométrique autorisée est indexée annuellement le 1er juillet.

• Le 3 juin 2022, le gouvernement fédéral a annoncé que l’indemnité kilométrique serait dorénavant indexée tous les trimestres. Cette mesure prendrait effet rétroactivement à partir du 1er mars 2022. Un incitant fiscal a également été annoncé pour les employeurs qui décident d’augmenter leur indemnité au niveau de l’entreprise.

• Ces mesures annoncées ont maintenant fait leur entrée dans la législation. Il a été choisi de ne pas remplacer le plafond existant, mais d’introduire un deuxième plafond, qui est donc adapté chaque trimestre.

• L’incitant fiscal consiste en un crédit d’impôt temporaire pour les déplacements de service au cours des deuxième, troisième et quatrième trimestres de 2022. Cet incitant fiscal est destiné aux employeurs qui n’accordent pas encore l’indemnité kilométrique maximale. Il ne s’applique pas aux employeurs qui accordent déjà l’indemnité kilométrique maximale, y compris les indexations, depuis le 1er novembre 2021 ou avant.

Si un travailleur utilise son propre véhicule pour des déplacements de service, l’employeur doit en principe en rembourser le coût. Pour les véhicules motorisés, l’ONSS et l’administration fiscale acceptent une intervention forfaitaire, à savoir une indemnité kilométrique avec un plafond correspondant à l’indemnité kilométrique perçue par les fonctionnaires fédéraux.

Depuis quelque temps, ce plafond est indexé une fois par an, le 1er juillet. La dernière adaptation, donc le 1er juillet 2022, a donné lieu à un plafond de 0,4170 euro par kilomètre.

Suite à la crise énergétique, le gouvernement fédéral a annoncé le 3 juin 2022 qu’il adaptait désormais l’indemnité kilométrique maximale chaque trimestre, avec effet rétroactif à partir du 1er mars 2022. Le gouvernement a également annoncé un incitant fiscal pour les employeurs qui décident d’accorder une indemnité plus élevée (remarque : les employeurs ne sont pas obligés d’accorder le plafond, sauf, bien sûr, si cette obligation a été fixée, par exemple dans une CCT sectorielle).

Récemment, les décisions susmentionnées ont été fixées dans une réglementation.

L’indemnité kilométrique maximale est régie par deux arrêtés royaux, un arrêté royal du 18 janvier 1965 et un autre du 13 juillet 2017. Pour ce qui est du contenu, ces deux arrêtés royaux prévoyaient la même indemnité kilométrique. Les choses vont donc changer puisque le gouvernement fédéral n’a modifié que l’arrêté royal du 13 juillet 2017, avec effet à partir du 1er mars 2022. Par conséquent, depuis le 1er mars 2022, c’est-à-dire rétroactivement, deux plafonds s’appliquent : le plafond basé sur les anciennes règles, indexé annuellement au 1er juillet 2022, et un plafond basé sur les nouvelles règles, indexé trimestriellement.

Premier plafond

• Source :
  AR du 18 janvier 1965
  Circulaire n° Ci.RH.241/527.888 du 16/12/1999

• Moment de l’indexation :
  1er juillet

• Montant actuel :
  0,4170 euro/km (pour les déplacements de service entre le 1/7/2022 et le 30/6/2023)

Deuxième plafond

• Source
  AR du 13 juillet 2017 (récemment modifié par l’AR du 10 novembre 2022)
  Circulaire 2018/C/8 du 22/01/2018

• Moment de l’indexation
  1er janvier, 1er avril, 1er juillet, 1er octobre

• Montant actuel 
  Déplacements de service 1/7/2021 – 28/2/2022 : 0,3707 euro/km
  Déplacements de service 1/3 – 30/6/2022 : 0,4020 euro/km
  Déplacements de service 1/7 – 30-09-22 : 0,4170 euro/km
  Déplacements de service 1/10 - 31/12/2022 : 0,4201 euro/km (*)

_{(*) Mise à jour 2/12/2022 : ce montant a été confirmé par la ministre de la Fonction publique (circulaire n° 711 du 2 décembre 2022).}

Il n’existe aucune obligation générale pour les employeurs d’accorder l’un de ces deux plafonds. Cependant, si un employeur souhaite le faire, il peut désormais choisir entre les deux régimes. Attention : cette liberté ne s’applique pas lorsqu’il existe des accords sur l’indemnisation des déplacements de service. Si, par exemple, le règlement du travail, une coutume non écrite de l’entreprise ou une convention collective de travail prévoit une règle d’intervention, il va de soi que cette règle doit au moins être respectée.

Exemple 1 :
Dans la commission paritaire 330, une CCT sectorielle impose l’indemnité kilométrique prévue par l’arrêté royal du 18 janvier 1965 pour les déplacements de service en voiture privée.

Exemple 2 :
Dans la commission paritaire 317, une CCT sectorielle impose une indemnité kilométrique pour certains déplacements de service en voiture privée. Depuis le 1er novembre 2022, il s’agit du montant prévu par l’AR du 13 juillet 2017.

Il n’existe donc aucune obligation générale d’accorder l’un des plafonds. Il y aura un incitant fiscal temporaire pour les employeurs qui accordent une indemnité kilométrique inférieure au plafond autorisé et qui décident de l’augmenter. Plus précisément, il y aura un crédit d’impôt temporaire au cas où ces employeurs décident d’augmenter l’indemnité kilométrique entre le 31 octobre 2021 et le 1er janvier 2023.
Par conséquent, les employeurs qui ont déjà (dû) accorder le plafond depuis le 1er novembre 2021 ou avant, y compris les indexations, ne peuvent pas bénéficier du crédit d’impôt.
En d’autres termes, un nouveau droit doit être accordé. Les augmentations purement dues à l’indexation n’ouvrent pas le droit au crédit d’impôt.

Le calcul et les modalités de cette mesure fiscale sont complexes. Il reste à voir si la mesure sera largement appliquée.

Le crédit d’impôt est calculé sur la base des deux montants suivants :

• l’indemnité kilométrique appliquée par l’employeur au 1er novembre 2021, et

• l’indemnité kilométrique supérieure,

  • à la suite d’une adaptation, après le 31 octobre 2021 et au plus tard le 1er janvier 2023, d’une convention collective de travail, d’une disposition du règlement du travail ou d’un contrat de travail individuel ;

  • qui, de plus, est illimitée dans le temps ;

  • et non indemnisée par un tiers.

Par conséquent, si, par exemple, une agence d’intérim impute à l’utilisateur les indemnités kilométriques accordées à ses intérimaires, l’agence d’intérim ne peut pas appliquer le crédit d’impôt (en revanche, dans de telles situations, l’utilisateur peut bénéficier du crédit d’impôt, pour autant que toutes les conditions soient évidemment remplies).

Cette augmentation ne doit pas nécessairement atteindre le plafond autorisé. Une augmentation plus limitée peut donc également ouvrir le droit au crédit d’impôt.

Si l’augmentation entraîne une indemnité kilométrique inférieure à 0,3707 euro, le montant du crédit d’impôt est obtenu en multipliant le montant de l’augmentation par un pourcentage. Ce pourcentage est déterminé en calculant la moyenne des deux indemnités kilométriques, puis en divisant cette moyenne par 0,3707. Le pourcentage est arrondi à deux décimales après la virgule.

Exemple :
Au 1er novembre 2021, l’indemnité kilométrique était de 0,25 euro. Avec une disposition dans le règlement de travail, cette indemnité sera portée à 0,35 euro pour une durée illimitée à partir du 1er mars 2022.  La moyenne de ces deux indemnités kilométriques est de 0,30 euro. Par conséquent, le pourcentage est calculé comme suit : 0,30 euro / 0,3707 = 0,80927 = 80,93 %.
Dès lors, pour les indemnités kilométriques accordées à partir du 1er mars 2022, le crédit d’impôt correspond à 0,08093 euro/km (= 0,10 euro x 80,93 %). 

Si l’augmentation entraîne une indemnité kilométrique supérieure à 0,3707 euro et qu’au 1er novembre 2021, l’employeur accordait une indemnité kilométrique inférieure à 0,3707 euro, le montant du crédit d’impôt est la somme de deux parties :

• pour la partie de l’augmentation jusqu’à 0,3707 euro inclus : le crédit d’impôt est le résultat de la multiplication de cette augmentation par un pourcentage. Ce pourcentage est déterminé en calculant la moyenne de l’indemnité kilométrique appliquée au 1er novembre 2021 et de 0,3707 euro d’une part, puis en divisant cette moyenne par 0,3707 d’autre part ;
• pour la partie de l’augmentation à partir de 0,3708 euro : le crédit d’impôt correspond à la différence entre la nouvelle indemnité kilométrique et 0,3707 euro.

Exemple :
Au 1er novembre 2021, l’indemnité kilométrique était de 0,25 euro. Avec une disposition dans le règlement de travail, cette indemnité sera portée à 0,4020 euro pour une durée illimitée à partir du 1er mars 2022.
Partie 1 du crédit = 0,10105004 euro/km. Le calcul est effectué en multipliant la partie de l’augmentation jusqu’à 0,3707 par un pourcentage : 0,1207 x 83,72 % (où 0,1207 est le résultat de 0,3707 - 0,25). Le calcul du pourcentage est effectué comme suit : [(0,25 + 0,3707)/2]/0,3707 = 0,83719 = 83,72 %.
Partie 2 du crédit = 0,4020 - 0,3708 = 0,0312 euro/km.
Crédit d’impôt total (= partie 1 + partie 2) = 0,0312 + 0,10105004 = 0,13225004 euro/km

Vous pouvez télécharger d'autres exemples ici .

Attention : 

• pour le calcul du crédit d’impôt, l’augmentation - ou la partie de l’augmentation - qui est purement due aux indexations est exclue. 

Exemple :
Un employeur a longtemps accordé le plafond autorisé, y compris les indexations. Le 1er juillet 2022, ce plafond est passé de 0,3707 euro à 0,4170 euro après l’indexation annuelle. Bien qu’il y ait une augmentation de l’intervention, cet employeur ne peut pas appliquer le crédit d’impôt.

• quoi qu’il en soit, aucun crédit d’impôt n’est accordé pour la partie de l’augmentation qui dépasse le plafond trimestriel autorisé. (Par conséquent : 0,4020 euro pour les déplacements de service de la période 1/3-30/6/2022, 0,4170 euro pour les déplacements de service de la période 1/7-30/9/2022 et 0,4201 euro (*) pour les déplacements de service de la période 1/10-31/12/2022.)

Le crédit d’impôt est déduit de l’impôt des personnes physiques, de l’impôt des sociétés, de l’impôt des personnes morales ou de l’impôt des non-résidents de l’employeur. La partie du crédit d’impôt qui ne peut être imputée est remboursée si elle s’élève au moins à 2,5 euros.

Le crédit d’impôt est accordé pour la période imposable au cours de laquelle l’indemnité kilométrique majorée est accordée.

_{(*) Ce montant est communiqué sous réserve de confirmation par la ministre de la Fonction publique.} 

Le crédit d’impôt ne s’applique qu’aux indemnités kilométriques accordées avant le 31 décembre 2022 et relatives à des déplacements de service effectués pendant la période allant du 1er mars 2022 au 31 décembre 2022.

Le crédit d’impôt ne s’applique pas si l’indemnité kilométrique est imputée à un établissement étranger de l’employeur. Dans le cadre de l’imposition des non-résidents, le crédit d’impôt n’est accordé que pour l’augmentation pesant sur les revenus gagnés ou obtenus en Belgique et soumis à l’impôt des personnes physiques, à l’impôt des sociétés, à l’impôt des personnes morales ou à l’impôt des non-résidents en Belgique.

Le crédit d’impôt ne s’applique pas aux déplacements effectués avec un vélo (électrique) ou avec un speed pedelec électrique.

Selon le commentaire officiel de la loi, le crédit d’impôt ne peut être appliqué aux indemnités kilométriques accordées aux bénévoles.

Le montant de l’augmentation de l’indemnité kilométrique pour lequel le crédit d’impôt est accordé n’est pas déductible en tant que frais professionnels.
Toutefois, la partie restante de l’indemnité kilométrique est déductible. La limitation de la déduction est calculée uniquement sur la base de cette partie restante.

Pour l’exercice d’imposition 2022, le crédit d’impôt doit être demandé au SPF Finances. Le modèle, le délai et les modalités d’introduction de cette demande doivent encore être déterminés par un décret d’exécution.

La législation a depuis été approuvée par la Chambre des représentants. Toutefois, au moment de la rédaction finale de cet article, la publication au Journal officiel n’avait pas encore eu lieu.

Mise à jour du 1er décembre 2022 : la législation a été publié (Moniteur belge du 30 novembre 2022).

<sub>Sources :
- Loi portant des dispositions fiscales et financières diverses
- Arrêté royal du 10 novembre 2022 modifiant l’arrêté royal du 13 juillet 2017 fixant les allocations et les indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale
- Circulaire 2018/C/8 du 22/01/2018
- Circulaire n° Ci.RH.241/527.888 du 16/12/1999</sub>