Maximale kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen: indexering per kwartaal & tijdelijk belastingkrediet voor werkgevers

• Zowel de RSZ als de fiscus staan toe dat dienstverplaatsingen door werknemers met hun eigen gemotoriseerd voertuig vergoed worden met een forfaitaire kilometervergoeding. De toegelaten kilometervergoeding wordt jaarlijks, op 1 juli, geïndexeerd.
• Op 3 juni 2022 kondigde de federale regering aan dat de kilometervergoeding voortaan elk kwartaal zou worden geïndexeerd. Deze maatregel zou retroactief in werking treden vanaf 1 maart 2022. Eveneens werd een fiscale stimulans aangekondigd voor werkgever die beslissen hun vergoeding op ondernemingsniveau te verhogen.
• Deze aangekondigde maatregelen werden nu in wetgeving gegoten. Men koos niet voor het vervangen van het bestaande maximum maar voor het invoeren van een tweede maximum, dat dus elk kwartaal aangepast wordt.
• De fiscale stimulans betreft een tijdelijk belastingkrediet voor dienstverplaatsingen in het tweede, derde en vierde kwartaal van 2022. Deze fiscale stimulans is bedoeld voor werkgevers die de maximale kilometervergoeding nog niet toekennen. Ze geldt niet voor werkgevers die sinds 1 november 2021 of eerder reeds de maximale kilometervergoeding, inclusief de indexaties, toekennen.

Indien een werknemer zijn eigen voertuig gebruikt voor dienstverplaatsingen dient de werkgever in principe de kost hiervan te vergoeden. Voor gemotoriseerde voertuigen aanvaarden de RSZ en de fiscus een forfaitaire tussenkomst, met name een kilometervergoeding met een maximum dat overeenkomt met de kilometervergoeding die de federale ambtenaren ontvangen.

Sinds geruime tijd wordt dit maximum één keer per jaar geïndexeerd, op 1 juli. De laatste aanpassing, op 1 juli 2022 dus, resulteerde in een maximum van 0,4170 euro per kilometer.

Ingevolge de energiecrisis kondigde de federale regering op 3 juni 2022 aan om de maximale kilometervergoeding voortaan elk kwartaal aan te passen, retroactief vanaf 1 maart 2022. De regering kondigde tevens een fiscale stimulans aan voor werkgever die beslissen een hogere vergoeding toe te kennen (merk op: werkgevers zijn niet verplicht om het maximum toe te kennen, tenzij die verplichting uiteraard ergens werd vastgelegd, bijvoorbeeld in een sectorale cao).

Recent werden de bovenstaande beslissingen in regelgeving gegoten.

De maximale kilometervergoeding wordt geregeld in twee koninklijke besluiten, een koninklijk besluit van 18 januari 1965 en een koninklijk besluit van 13 juli 2017. Inhoudelijk voorzagen deze twee koninklijke besluiten dezelfde kilometervergoeding. Daar komt nu verandering in, want de federale regering wijzigde enkel het koninklijk besluit van 13 juli 2017, met uitwerking vanaf 1 maart 2022. Bijgevolg gelden er sinds 1 maart 2022, retroactief dus, twee maximumbedragen: het maximumbedrag op basis van de oude regels, dat jaarlijks op 1 juli 2022 wordt geïndexeerd, en een maximumbedrag op basis nieuwe regels, met elk kwartaal een indexatie.

Eerste maximum 1

• Bron:
  KB 18 januari 1965
  Circulaire nr. Ci.RH.241/527.888 dd. 16/12/1999
• Tijdstip indexatie:
  1 juli
• Actueel bedrag:
  0,4170 euro/km (voor dienstverplaatsingen vanaf 1/7/2022 tot en met 30/6/2023)

Tweede maximum 

• Bron:
  KB 13 juli 2017 (recent gewijzigd door KB 10 november 2022)
  Circulaire 2018/C/8 dd. 22/01/2018
• Tijdstip indexatie:
  1 januari, 1 april, 1 juli, 1 oktober
• Actueel bedrag:
  • Dienstverplaatsingen 1/7/2021 – 28/2/2022: 0,3707 euro/km
  • Dienstverplaatsingen 1/3 – 30/6/2022: 0,4020 euro/km
  • Dienstverplaatsingen 1/7 – 30/9/2022: 0,4170 euro/km
  • Dienstverplaatsingen 1/10 – 31/12/2022: 0,4201 euro/km (*)

_{(*) Update 2/12/2022: bedrag bevestigd door de minister van Ambtenarenzaken (omzendbrief nr. 711 van 30 november 2022)}

Er bestaat geen algemene verplichting voor werkgevers om één van deze twee maxima toe te kennen. Maar wenst een werkgever het maximum toe te kennen, dan kan hij voortaan dus kiezen uit de twee regelingen. Let wel: die vrijheid geldt niet zonder meer wanneer er afspraken zijn vastgelegd over het vergoeden van dienstverplaatsingen. Indien bijvoorbeeld het arbeidsreglement, een ongeschreven ondernemingsgebruik of een collectieve arbeidsovereenkomst een tussenkomstregeling kent, dan moet uiteraard minstens die regeling gerespecteerd worden.

Voorbeeld 1:
In het paritair comité 330 legt een sectorale cao de kilometervergoeding zoals bepaald in het KB van 18 januari 1965 op voor dienstverplaatsingen met de eigen wagen.

Voorbeeld 2:
In het paritair comité 317 legt een sectorale cao voor bepaalde dienstverplaatsingen met de eigen wagen een kilometervergoeding op. Vanaf 1 november 2022 is dit het bedrag zoals bepaald in het KB van 13 juli 2017.

Er geldt dus geen algemene verplichting om één van de maxima toe te kennen. Voor werkgevers die een kilometervergoeding toekennen lager dan het toegelaten maximum en die beslis(s)(t)en om deze te verhogen, komt er een tijdelijke fiscale stimulans. Meer specifiek komt er een tijdelijk belastingkrediet ingeval deze werkgevers tussen 31 oktober 2021 en 1 januari 2023 beslis(t)(s)en om de kilometervergoeding op te trekken.

Werkgevers die sinds 1 november 2021 of eerder reeds het maximum (moesten) toekennen, inclusief de indexaties, kunnen het belastingkrediet bijgevolg niet genieten.
Er moet m.a.w. een nieuw recht toegekend worden. Verhogingen louter ingevolge indexatie openen niet het recht op het belastingkrediet.

De berekening en modaliteiten van deze fiscale maatregel zijn complex. Het is maar de vraag of de maatregel breed toegepast zal worden.

Het belastingkrediet wordt berekend op basis van de volgende twee bedragen:

• de kilometervergoeding die de werkgever toepaste op 1 november 2021, en
• de hogere kilometervergoeding,
  • ingevolge een aanpassing na 31 oktober 2021 en uiterlijk voor 1 januari 2023 van een collectieve arbeidsovereenkomst, bepaling in het arbeidsreglement of individuele arbeidsovereenkomst;
  • die bovendien onbeperkt in de tijd is;
  • en niet  vergoed wordt door een derde.

Indien bijvoorbeeld een uitzendbureau de aan zijn uitzendkrachten toegekende kilometervergoedingen doorrekent aan de gebruiker, kan het uitzendbureau het belastingkrediet bijgevolg niet toepassen (in zulke situaties kan de gebruiker daarentegen wel het belastingkrediet genieten, mits uiteraard alle voorwaarden vervuld zijn).

Deze verhoging moet niet noodzakelijk gebeuren tot aan het toegelaten maximum. Een beperktere verhoging kan dus ook het recht op het belastingkrediet openen.

Indien de verhoging resulteert in een kilometervergoeding onder 0,3707 euro, dan wordt het bedrag van het belastingkrediet verkregen door het bedrag van de verhoging te vermenigvuldigen met een percentage. Dit percentage wordt bepaald door het gemiddelde van de twee kilometervergoedingen te berekenen, en dit gemiddelde vervolgens te delen door 0,3707. Het percentage wordt afgerond op twee cijfers na de komma.

Voorbeeld:
Op 1 november 2021 bedroeg de kilometervergoeding 0,25 euro. Met een bepaling in het arbeidsreglement wordt deze vergoeding met ingang van 1 maart 2022 voor onbepaalde duur verhoogd naar 0,35 euro.  Het gemiddelde van deze twee kilometervergoedingen is 0,30 euro. Het percentage wordt bijgevolg als volgt berekend: 0,30 euro / 0,3707 = 0,80927 = 80,93%.
Voor de vanaf 1 maart 2022 toegekende kilometervergoedingen stemt het belastingkrediet bijgevolg overeen met 0,08093 euro/km (= 0,10 euro x 80,93%).

Indien de verhoging resulteert in een kilometervergoeding van meer dan 0,3707 euro en op 1 november 2021 kende de werkgever een kilometervergoeding toe van minder dan 0,3707 euro, dan is het bedrag van het belastingkrediet de som van twee delen:

• voor het deel van de verhoging tot en met 0,3707 euro: het belastingkrediet is het resultaat van de vermenigvuldigding van deze verhoging met een percentage. Dit percentage bepaalt men door het gemiddelde te berekenen van enerzijds de toegepaste kilometervergoeding op 1 november 2021 en anderzijds 0,3707 euro, en dit gemiddelde vervolgens te delen door 0,3707;
• voor het deel van de verhoging vanaf 0,3708 euro: het belastingkrediet stemt overeen met het verschil van de nieuwe kilometervergoeding en 0,3707 euro.

Voorbeeld:
Op 1 november 2021 bedroeg de kilometervergoeding 0,25 euro. Met een bepaling in het arbeidsreglement wordt deze vergoeding met ingang van 1 maart 2022 voor onbepaalde duur verhoogd naar 0,4020 euro.
Deel 1 van het krediet = 0,10105004 euro/km. De berekening gebeurt door het deel van de verhoging tot 0,3707 te vermenigvuldigden met een percentage: 0,1207 x 83,72% (waarbij 0,1207 het resultaat van 0,3707 – 0,25). De berekening van het percentage gebeurt als volgt: [(0,25 + 0,3707)/2]/0,3707 = 0,83719 = 83,72%.
Deel 2 van het krediet = 0,4020 – 0,3708 = 0,0312 euro/km.
Totaal belastingkrediet (= deel 1 +  deel 2) = 0,0312 + 0,10105004 = 0,13225004 euro/km

Hier kan je nog wat extra voorbeelden downloaden.

Opgelet:

• voor de berekening van het belastingkrediet wordt de verhoging die – of het deel van de verhoging dat – louter het gevolg is van indexeringen buiten beschouwing gelaten.

Voorbeeld:
Een werkgever kent sinds geruime tijd het toegelaten maximum toe, inclusief indexaties. Op 1 juli 2022 verhoogde dit maximum van 0,3707 naar 0,4170 euro ingevolge de jaarlijkse indexering. Alhoewel er een verhoging is van de tussenkomst kan deze werkgever het belastingkrediet niet toepassen.

• sowieso wordt er geen belastingkrediet toegekend voor het deel van de verhoging dat het toegelaten kwartaalmaximum overschrijdt. (dus: voor dienstverplaatsingen in de periode 1/3-30/6/2022 0,4020 euro, voor dienstverplaatsingen in de periode 1/7-30/9/2022 0,4170 euro en voor dienstverplaatsingen in de periode 1/10-31/12/2022 0,4201 euro (*).

Het belastingkrediet wordt verrekend met de door de werkgever verschuldigde personenbelasting, vennootschapsbelasting, rechtspersonenbelasting of de belasting van niet-inwoners. Het gedeelte van het belastingkrediet dat niet kan worden verrekend, wordt terugbetaald indien het ten minste 2,5 euro bedraagt.

Het belastingkrediet wordt verleend voor het belastbare tijdperk waarin de verhoogde kilometervergoeding wordt toegekend.

_{(*) Bedrag onder voorbehoud van bevestiging door de minister van Ambtenarenzaken.}

Het belastingkrediet geldt enkel voor kilometervergoedingen die uiterlijk op 31 december 2022 worden toegekend en die betrekking hebben op dienstverplaatsingen gedaan in de periode van 1 maart 2022 tot en met 31 december 2022.

Het belastingkrediet geldt niet indien de kilometervergoeding ten laste is van een buitenlandse inrichting van de werkgever. In de belasting van niet-inwoners wordt het belastingkrediet enkel verleend voor de verhoging die drukt op de in België behaalde of verkregen inkomsten die onderworpen zijn aan de Belgische personenbelasting, vennootschapsbelasting, rechtspersonenbelasting of belasting niet-inwoners.

Het belastingkrediet geldt niet voor dienstverplaatsingen met een (elektrische) fiets of met een elektrische speed pedelec.

Volgens de officiële toelichting bij de wet kan het belastingkrediet niet toegepast worden voor kilometervergoedingen toegekend aan vrijwilligers.

Het bedrag van de verhoging van de kilometervergoeding waarvoor het belastingkrediet wordt verleend, is niet als beroepskost aftrekbaar.
Het overige gedeelte van de kilometervergoeding is wel aftrekbaar. De aftrekbeperking wordt berekend louter op basis van dit overige gedeelte.

Voor aanslagjaar 2022 moet het belastingkrediet aangevraagd worden bij de FOD Financiën. Het model, de indieningstermijn en indieningsmodaliteiten van die aanvraag moeten nog worden bepaald met een uitvoeringsbesluit.

De wetgeving werd inmiddels goedgekeurd door de Kamer van volksvertegenwoordigers. Bij de eindredactie van dit artikel vond de publicatie in het Staatsblad evenwel nog niet plaats.

Update 1 december 2022: de wet is inmiddels gepubliceerd (Belgisch Staatsblad van 30 november 2022).

<sub>Bronnen:
- Wet houdende diverse fiscale en financiële bepalingen
- Koninklijk besluit van 10 november 2022 tot wijziging van het koninklijk besluit van 13 juli 2017 tot vaststelling van de toelagen en vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt
- Circulaire 2018/C/8 dd. 22/01/2018
- Circulaire nr. Ci.RH.241/527.888 dd. 16/12/1999</sub>