Les livreurs de colis postaux mieux protégés grâce à une nouvelle loi

• Cette loi s’applique-t-elle à votre entreprise ?
• Présomption de responsabilité
• Enregistrement auprès de l’IBPT
• Désignation d’un coordinateur
• Rémunération minimum
• Obligation de déclaration semestrielle
• Sous-traitants
• Durée maximale de travail autorisée pour la distribution des paquets
• BELparcel

La loi relative aux livreurs de colis postaux s’applique à la distribution de colis postaux (autres que les lettres) pesant jusqu’à 31,5 kg :

• d’un point de distribution en Belgique vers une adresse belge ou étrangère ; ou
• d’un point de distribution à l’étranger vers une adresse belge.

Ces colis postaux doivent toujours être emballés dans un paquet scellé en carton, en plastique ou dans un autre matériau. 

Il s’agit de distributions qualifiées « du dernier kilomètre ». Cela va donc du tri dans le centre de distribution à la remise des colis postaux au destinataire (préparation de la tournée, chargement des colis dans le véhicule, transport et livraison à l’adresse indiquée). Par ailleurs, les livreurs de colis postaux peuvent avoir le statut de travailleur salarié, d’indépendant ou d’aidant.

Si vous ne livrez des colis que pour votre propre entreprise, avec vos propres véhicules et votre propre personnel permanent ou temporaire, cette loi ne s’applique pas à votre entreprise. Veuillez toutefois noter que vous devez également tenir compte de cette nouvelle législation si vous faites (de temps à autre) appel à des services de coursiers étant donné que ces services relèvent de la nouvelle loi.

De même, par exemple, une boutique en ligne (ou une autre entreprise) qui ne livre que ses propres produits ou qui les fait livrer par un (ou plusieurs) livreur(s) de colis n’est pas concernée par cette législation. Seul le transporteur qui livre les commandes pour le compte de la boutique en ligne (ou de l’entreprise) tombe alors sous le champ d’application de cette nouvelle législation. Retrouvez des exemples plus concrets dans la FAQ sur BELparcel. Le site BELparcel propose également un outil d’orientation interactif qui vous aidera à déterminer si votre entreprise est concernée ou non par cette nouvelle législation.

Veuillez finalement noter que dès que vous livrez des colis d’autres entreprises en plus de vos propres livraisons, la nouvelle législation s’applique à toutes vos livraisons de colis.

(à partir du 7 janvier 2024)

En tant que prestataire de services postaux, vous pouvez être tenu pour responsable si votre sous-traitant direct enfreint les exigences essentielles en matière de conditions de travail ou d’obligations ONSS tel que le respect de la rémunération minimum, les limites à la durée de travail applicables, les obligations dans le cadre du travail à temps partiel ou les obligations dimona.

Cette responsabilité existait déjà, mais les règles sont de plus en plus strictes. Plus précisément, il existe une présomption légale selon laquelle ces violations vous sont directement imputables, en tant que prestataire, lorsqu’une telle négligence se produit au cours de l’exécution de services postaux en votre nom ou sur vos instructions. Dans certains cas, vous pouvez réfuter cette présomption. Tel n’est toutefois pas le cas si vous faites appel à un sous-traitant qui n’est pas enregistré auprès de l’IBPT ou si vous, en tant que donneur d’ordre, ne vous assurez pas suffisamment que votre sous-traitant respecte la législation sociale. 

(à partir du 1er mai 2024)

Tout prestataire de services de distribution de colis en Belgique doit s’enregistrer au préalable auprès de l’Institut belge des services postaux et des télécommunications (IBPT). Pour ce faire, vous devrez fournir les informations suivantes :

• le nom de la société ;
• son numéro d’entreprise ;
• la date à laquelle les activités de distribution du dernier kilomètre ont commencé ;
• une personne de contact ;
• une licence de transport de marchandises en cours de validité (le cas échéant). 

Vous pouvez effectuer l’enregistrement en ligne via Mon BELparcel. Vérifiez si l’enregistrement a déjà été fait via l’onglet « Aperçu entreprises ». L’enregistrement s’élève à un montant unique de 200 euros (montant 2024, indexation prévue à partir du 1er janvier 2025). 

(à partir du 13 mai 2024)

En tant que prestataire de services postaux et sous-traitant, vous devez désigner un coordinateur. 

Un arrêté royal précise maintenant le rôle de ce coordinateur.

• Le coordinateur doit avoir au moins un an d’expérience dans la collecte, le tri, le transport et la distribution de colis postaux. Cette expérience est essentielle étant donné que le coordinateur a principalement un rôle d’information, ses compétences professionnelles ont donc de l’importance.
• Le rôle peut être interne (endossé par exemple, par l’un des gestionnaires de transport actuels ou le conseiller en prévention des obligations en matière de bien-être) ou externe. Les personnes dont la fonction requiert un certain niveau de gestion et de responsabilité en matière de sécurité, comme les planificateurs de transport, les gestionnaires de flotte ou les gestionnaires des opérations peuvent également prétendre au rôle de coordinateur.
• Il est possible d’être impliqué en tant que coordinateur à temps partiel ou à temps plein. Dans tous les cas, les ressources et l’espace doivent être suffisants pour mettre en œuvre efficacement les obligations de ce rôle :
  • Informer les livreurs de colis par écrit et de manière compréhensible de leurs droits et obligations : au début du contrat de travail mais également de manière annuelle ou à la demande de ceux-ci. Les informations transmises doivent par exemple concerner :
    • l’obligation d’enregistrement auprès de l’IBPT et la désignation obligatoire d’un coordinateur ;
    • l’enregistrement du temps de distribution des colis quotidien, à partir du 1er août 2024 ;
    • l’obligation de communiquer à l’ONSS les informations provenant de tous les sous-traitants auxquels l’entreprise fait appel pour la livraison de colis ;
    • le paiement d’une rémunération minimum pour la sous-traitance de la distribution des colis.
  • Établir un plan de vigilance, détaillant les risques posés par les manquements à ces nouvelles obligations ainsi qu’aux obligations en matière de sécurité sociale et de droit du travail, et leurs solutions possibles. Ce plan de vigilance contient au moins les éléments suivants :
    • une description de la structure de l’entreprise : la chaîne des filiales, des sous-traitants et des fournisseurs ;
    • une analyse complète des risques ;
    • des mesures de gestion de ces risques.

En tant qu’entreprise, vous êtes également libre de définir le contenu, les conditions et les règles supplémentaires du plan de vigilance que le coordinateur doit élaborer.

Une première version de ce plan de vigilance doit être prête pour le 12 novembre 2024. Il devra ensuite être réévalué chaque année.

Le nom et les coordonnées de votre coordinateur doivent être visibles en permanence dans un endroit facilement accessible à tous les livreurs de colis postaux. Vous devez également indiquer le nom et les coordonnées de ce coordinateur via Mon BELparcel dans le cadre de l’obligation de déclaration semestrielle (la première déclaration doit être entrée pour le 31 janvier 2025).

(à partir du 1er juillet 2024)

Vous faites toujours appel à des sous-traitants pour la distribution de colis postaux ? À partir du 1er juillet 2024, en tant que donneur d’ordre, vous devrez leur verser une rémunération minimum.

Veuillez noter que le système de rémunération ci-dessous n’est valide qu’entre donneur d’ordre et sous-traitant. En tant qu’employeur, vous continuerez à verser à vos travailleurs au minimum les rémunérations prévues par le secteur, ou des rémunérations plus élevées prévues par votre entreprise ou pour leur fonction.

La nouvelle rémunération minimum tient compte de nombreux paramètres tels que les coûts de main-d’œuvre, les frais de déplacement, les frais d’assurance et les frais administratifs et fiscaux. Elle comprend au moins les éléments suivants :

• le salaire horaire minimum (indexé) (sans prime d’ancienneté) applicable à la catégorie de travailleurs R1 de la classification de salaires et de fonctions du personnel roulant qui relève de la sous-commission paritaire 140.03, majoré des charges patronales ;
• certains frais de transport, en fonction du moyen de transport utilisé (distinction entre le vélo [pas de permis requis ou AM, A, A1 ou A2 tout au plus] et les transports motorisés [permis de conduire de catégorie B ou plus requis]). Cela comprend le coût de la dépréciation, les frais d’entretien et d’assurance, le coût de l’énergie au cours des six derniers mois, ainsi que les frais généraux pour les deux types de moyens de transport ;
• les coûts fiscaux et administratifs et ;
• les frais d’assurance ;
• le nombre de kilomètres parcourus ; et
• le nombre d’heures prestées.

Les montants exacts seront publiés dans le Moniteur Belge et sur le site web du SPF Économie dès qu’ils seront disponibles.

(à partir du 1er août 2024, sous réserve d’une autre date fixée par AR)

Tous les six mois, vous devrez fournir un rapport sur l’ensemble de vos activités de distribution et sur le respect des obligations découlant de cette nouvelle législation. 

Vous pouvez entrer votre déclaration pour les six premiers mois via le service en ligne BELparcel et ce, pour le 31 janvier 2025 au plus tard, puis tous les six mois, au plus tard le 31 juillet et le 31 janvier. Les données à inclure dans votre rapport sont les suivantes :

• le nom, l’adresse et les coordonnées de vos sous-traitants directs ;
• le nom, l’adresse et les coordonnées de vos éventuels donneurs d’ordre ;
• le nom et les coordonnées du coordinateur que vous avez désigné et de tout gestionnaire de transport ou titulaire d’une attestation professionnelle de transporteur ;
• le nombre de colis distribués par sous-traitant direct et les rémunérations qui lui ont été versées. Si vous êtes vous-même sous-traitant, indiquez le nombre de colis et les montants facturés pour chaque donneur d’ordre ;
• l’adresse de tous les centres de distribution ; et
• une brève description des services fournis.

Enregistrement du temps de distribution des colis

Il convient également de déclarer le temps de distribution des colis. Pour lutter contre le travail au noir, la fraude sociale et pour améliorer les conditions de travail, la loi prévoit un système d’enregistrement du temps de travail.

Les clients et les sous-traitants qui fournissent des services de distribution de colis en Belgique devront enregistrer le temps de distribution quotidien des colis au moyen d’une application sécurisée. Cela vaut non seulement pour les travailleurs salariés, mais aussi pour les intérimaires et les livreurs indépendants, entre autres.

Une exception est prévue pour les conducteurs de véhicules de livraison de colis postaux qui enregistrent leurs temps de conduite et de repos quotidiens à l’aide d’un tachygraphe, conformément aux obligations européennes en la matière. 

Par « temps de distribution des colis », on entend le temps écoulé entre le début et la fin de l’activité de distribution des colis en Belgique. Ce temps :

• commence à partir du moment où le livreur de colis postaux a pris en charge le colis postal et est parti avec son véhicule ; et 
• prend fin à l’arrivée du véhicule à l’endroit où les services de distribution de colis se terminent.
• Dans un premier temps, entre le 1er août 2024 et le 1er avril 2025, cette opération peut être effectuée via le site web de BELparcel. 

Enregistrez-y les informations suivantes :

• les données d’identification et la qualité du livreur de colis ;
• le numéro d’entreprise de l’employeur, ou s’il s’agit d’un livreur de colis indépendant, du donneur d’ordre ;
• le lieu de départ et d’arrivée de la distribution des colis ;
• chaque jour, pour chaque donneur d’ordre, l’heure à laquelle la distribution des colis commence et l’heure de fin prévue. Ces indications sont à transmettre au plus tard au début de la distribution des colis. En principe, l’heure de fin doit être ajustée au plus tard huit heures après l’heure de fin initialement prévue ; lorsque cette heure de fin était comprise entre 20 heures et minuit, vous avez jusqu’à 8 heures du matin le jour calendrier suivant ;
• la date à laquelle vous avez effectué cet enregistrement.

Si vous souhaitez annuler l’enregistrement du temps (par exemple, si le livreur de colis ne se présente pas, sans vous en informer), vous pouvez le faire jusqu’à la fin de la journée en question. Si l’enregistrement du temps s’étend sur deux jours calendrier, vous avez jusqu’à la fin du premier jour calendrier pour le faire.

Toutes ces données sont conservées et peuvent être consultées par les différents services d’inspection. 

Pour l’instant, dans des conditions strictes, le donneur d’ordre et le sous-traitant peuvent également effectuer l’enregistrement du temps par le biais de leur propre système électronique d’enregistrement du temps qui n’est pas relié à BELparcel. Certaines garanties doivent donc être prévues. Il s’agit bien sûr des mêmes données que mentionné précédemment, dans les mêmes délais, et les garanties empêchant la falsification et la modification discrète des données doivent être suffisantes. Tant le livreur de colis lui-même que l’inspection sociale doit pouvoir accéder à ces données. Il existe également une période de conservation de cinq ans après la fin du contrat de travail ou de sous-traitance. Cette possibilité prendra fin au plus tard le 1er avril 2025.

Le donneur d’ordre décide du système d’enregistrement et de l’outil d’enregistrement associé à utiliser lorsqu’il travaille avec des sous-traitants, mais le donneur d’ordre et les sous-traitants sont tous deux responsables de leur bonne utilisation. Ainsi, en tant qu’employeur, vous vous assurez que vos travailleurs disposent des moyens d’enregistrement nécessaires ; si vous travaillez avec une agence d’intérim, la même responsabilité incombe à votre entreprise en tant qu’utilisateur. 

Mise à jour supplémentaire juin 2024 : 
Entre-temps, les conditions applicables à partir du 1er avril 2025 ont également été confirmées. Deux solutions s’offrent alors à vous concernant l’enregistrement des prestations: soit le système d'enregistrement du temps mis à disposition par l'ONSS, soit une autre méthode d'enregistrement automatique pour autant que celle-ci puisse  offrir les mêmes garanties de même que les heures de début et fin de distribution des colis. Le système utilisé doit entre autres répondre aux conditions suivantes :

• il existe un lien direct avec la banque de données de l'ONSS pour transmettre électroniquement les données ;
• possibilité d'identifier la personne qui enregistre les données via une application sécurisée basée sur les procédures d'identification approuvées par le gouvernement (par exemple via eID ou Itsme) ;
• possibilité d'identifier le lieu de départ et d’arrivée des services de distribution de colis (éventuellement par géolocalisation) et de transmettre le moyen de transport utilisé (avec, si possible, les données d'identification associées) ;
• possibilité de délivrer un accusé de réception attestant que les données enregistrées ont bien été reçues. ;
• une protection suffisante contre la falsification.

A partir du 1er avril 2025, vous serez également tenu d’enregistrer les  mêmes données que celles énumérées ci-dessus et devrez également respecter  les mêmes délais pour l'enregistrement des heures de distribution des colis (tel que d’application durant la période allant du 1er août 2024 au 31 mars 2025) .

(à partir du 1er avril 2025, sous réserve d’une autre date fixée par AR)

Si vous faites appel à des sous-traitants, vous devrez bientôt aussi fournir à l’ONSS toutes les informations exactes requises pour identifier, à n’importe quel stade, tous les sous-traitants. Cette démarche s’inscrit dans le cadre de l’obligation de déclaration semestrielle mentionnée ci-dessus.

Tout sous-traitant qui fait à son tour appel à un autre sous-traitant devra en informer préalablement et par écrit le donneur d’ordre et lui fournir toutes les informations exactes requises afin qu’il puisse en informer l’ONSS.

(à partir du 1er juillet 2026)

La loi fixe la durée maximale de distribution des colis pour les livreurs de colis postaux comme suit :

Il convient de noter que les livreurs de colis postaux travaillant en tant que travailleurs doivent continuer à respecter les limites maximales d’heures de travail de leur secteur.

À la fin de l’année 2023, les autorités ont lancé BELparcel, un site web contenant toutes les informations relatives à la législation sur les livreurs de colis postaux. Vous devrez également informer les autorités de vos activités par le biais de ce service en ligne.

Si vous ne respectez pas les règles susmentionnées, vous êtes passible d’une amende administrative ou pénale.

_Source : 

• _{Loi du 17 décembre 2023 portant des dispositions diverses en vue d’améliorer les conditions de travail des livreurs de colis postaux, MB 28 décembre 2023}
• Arrêté royal du 26 mars 2024 relatif au rôle de coordinateur auprès des prestataires de services postaux et des sous-traitants, MB 3 mai 2024
• Arrêté royal du 9 avril 2024 fixant la méthodologie de calcul des éléments de la compensation minimale des livreurs de colis, MB 23 avril 2024
• Arrêté royal du 7 mai 2024 déterminant les modalités pratiques du système définitif d'enregistrement du temps de distribution de colis des livreurs de colis postaux visé à l'article 5/4 de la loi du 26 janvier 2018 relative aux services postaux, MB 20 juin 2024
• _{Obligation d’information pour la livraison de colis – BELparcel}