Loi Recherche Privée : commencez à temps à votre règlement de recherche interne et tenez compte de l'obligation de communication

Cadre légal

Avant d'approfondir le règlement de recherche interne et l'obligation de communication, rappelons brièvement le cadre légal entré en vigueur le 16 décembre 2024.

La loi réglementant la recherche privée soumet les activités de recherche privée à différentes exigences.

La première question est de savoir quelles activités relèvent de cette nouvelle législation. Il doit s'agir d'activités exécutées sur mission, et qui ont pour but de fournir au mandant des renseignements sur des personnes, notamment dans le cadre d'un conflit existant ou potentiel.

La recherche privée peut également être pertinente dans la relation de travail. Prenons l’exemple l'examen du lieu de travail d'un travailleur et des documents de l’entreprise qui s'y trouvent dans le cadre d'une enquête pour fraude.

Pour les activités relevant du champ d'application de cette nouvelle législation, vous devez tenir compte :

• Que ces activités peuvent uniquement être effectuées par des entreprises (externes) ou des services (internes) autorisés pour la recherche privée.
  
  Cela signifie que si, en tant qu'employeur, vous ne disposez pas d'un service interne de recherche privée, vous devez alors faire appel à un prestataire externe autorisé pour pouvoir faire effectuer de manière structurelle des recherches privées sur vos propres travailleurs.
  
  Votre service du personnel qui, dans le cadre d’une enquête d’incidents, exerce de manière structurelle des activités de recherche à charge de vos travailleurs doit également respecter la loi, mais est exempté des obligations en matière d’autorisation et de carte d’identification.
   
• Que de nombreuses exigences et obligations s'appliquent à ces activités.

Consultez notre actualité sur la loi réglementant la recherche privée pour en savoir plus sur les conditions d'application et les obligations.

Règlement de recherche obligatoire pour les investigations sur les travailleurs

Si vous souhaitez faire effectuer une telle investigation privée sur vos propres travailleurs (pensez par exemple à l'examen des fichiers sur un ordinateur portable de l'entreprise, ou à la surveillance d’un travailleur par un enquêteur), vous devez disposer d'un règlement de recherche interne au plus tard le 15 décembre 2026.

Il s'agit d'un règlement dans lequel vous exposez à quelles recherches privées vos travailleurs pourraient s'attendre, et qui contient également leur autorisation pour ces recherches.

Si vous n'avez pas de règlement de recherche interne après le 15 décembre 2026, vous ne pourrez plus (faire) mener des recherches privées valables sur vos travailleurs. Les constatations issues d'activités de recherche sur vos travailleurs sans qu’il y ait un règlement de recherche interne sont alors automatiquement nulles. Cela signifie que vous ne pourrez pas utiliser ces constatations comme preuve contre vos travailleurs.

Exemple :
Au cours de 2027, vous licenciez votre travailleur pour motif grave parce que vous avez la preuve qu'il est occupé pendant ses heures de travail à mettre en place une entreprise concurrente en utilisant des informations confidentielles de votre entreprise de manière malveillante.
Cette preuve a été établie par une entreprise externe autorisée pour la recherche privée. Cette société externe a fait ces constatations sur la base d'un examen des données informatiques de votre travailleur sur le serveur de l'entreprise et d'une observation des faits et gestes de votre travailleur lors de ses déplacements de service.
La recherche a cependant été menée sans que vous ne disposiez d'un règlement de recherche interne. La conséquence en est que les constatations de la recherche sont nulles, et que vous ne pourrez pas les utiliser comme preuve pour le licenciement pour motif grave.
Si votre travailleur conteste le motif grave devant le tribunal et que vous ne disposez pas d'autres preuves du motif grave en dehors des constatations nulles de la recherche, cela signifie que vous n'avez plus de preuve du motif grave. Le tribunal jugera alors probablement que vous devez payer une indemnité
de rupture à votre travailleur.

Outre le règlement de recherche interne, la loi réglementant la recherche privée contient d'ailleurs d'autres obligations dont le non-respect entraîne automatiquement la nullité des constatations de la recherche. Et si vous enfreignez des dispositions de la loi réglementant la recherche privée qui ne sont pas prescrites à peine de nullité, le juge a la décision finale sur la mesure dans laquelle la preuve peut encore être utilisée. Vous vous retrouvez alors dans une discussion sur la valeur de preuves illicites. Cela rendra incertain l'issue de votre dossier ou de votre procédure contre le travailleur.

Il est donc recommandé de s’occuper de l’élaboration d’un règlement de recherche interne, afin que le cadre soit clair pour tous les intéressés et que la loi réglementant la recherche privée soit respectée.

Élaborer et mettre en œuvre un tel règlement prendra du temps. Ainsi, le règlement doit contenir des règles claires et transparentes sur quelles activités de recherche peuvent avoir lieu à l'égard des travailleurs et comment elles se déroulent. Le règlement doit également tenir compte des policies existantes au sein de votre entreprise, par exemple en matière de RGPD et de contrôle de l'utilisation des e-mails et d'internet. Avant l'établissement définitif du règlement, une concertation sociale doit être menée sur le règlement.

Commencez donc à temps à établir votre règlement de recherche interne, et n'attendez pas d'être dans la situation où vous avez besoin de preuves contre un travailleur. Pensez notamment aux dossiers de licenciement pour motif grave, de concurrence pendant la relation de travail et d'activités interdites pendant l'incapacité de travail.

Obligation de communication pour le personnel dirigeant des entreprises et services de recherche privée

Si vous êtes une entreprise de recherche privée, ou si vous avez dans votre entreprise un service ou une section qui effectue de manière structurelle des activités internes de recherche privée, vous devez tenir compte de l'obligation de communication suivante.

Êtes-vous le dirigeant d'entreprise ou avez-vous dans une telle entreprise, service ou section une fonction d'autorité concernant des activités de recherche, et prenez-vous connaissance qu'un de vos collaborateurs commet à cette occasion un délit ou un crime (par exemple, une extorsion) ?

La loi vous impose alors de le déclarer immédiatement au SPF Intérieur (plus précisément la Direction Générale Sécurité et Prévention) par e-mail à l'adresse delits.spv@ibz.fgov.be ou misdrijven.spv@ibz.fgov.be.

Vous faites cette communication au moyen du formulaire de communication, que vous pouvez télécharger ici (vous le trouverez en annexe de l'AR du 20 décembre 2024).

A la suite de votre communication, l'administration vous enverra un accusé de réception. Cet accusé vaut comme preuve que vous avez rempli votre obligation de communication.

Une telle obligation de communication n'est pas nouvelle dans la législation. Elle existe par exemple déjà pour les entreprises de gardiennage.

Celui qui ne respecte pas l'obligation de communication risque des amendes et des poursuites pénales.

_Sources :

• _{Loi du 18 mai 2024 réglementant la recherche privée, MB 6 décembre 2024.}
• _{Arrêté royal du 20 décembre 2024 réglant la communication à l'administration de faits qui constituent un crime ou un délit, commis par une personne exerçant une fonction visée par la loi du 18 mai 2024 réglementant la recherche privée, MB 6 février 2025.}