Wet Private Opsporing: begin op tijd aan je intern onderzoeksreglement en houd rekening met de meldingsplicht

Wettelijk kader

Vooraleer wat dieper in te gaan op het intern onderzoeksreglement en de meldingsplicht, brengen we kort het wettelijk kader in herinnering dat in werking trad op 16 december 2024. 

De Wet Private Opsporing onderwerpt activiteiten van private opsporing aan verschillende vereisten.

De eerste vraag is welke activiteiten onder deze nieuwe wetgeving vallen. Het moet gaan om activiteiten die in opdracht worden uitgevoerd, en die als doel hebben om aan de opdrachtgever inlichtingen over personen te bezorgen onder meer in het kader van een bestaand of mogelijk conflict. 

Ook in de arbeidsrelatie kan private opsporing aan de orde zijn. Denk bijvoorbeeld aan de doorlichting van de werkplek van een werknemer en de bedrijfsdocumenten die daar worden aangetroffen in het kader van een fraudeonderzoek.

Voor activiteiten die onder het toepassingsgebied van deze nieuwe wetgeving vallen, moet je er rekening mee houden:

• Dat die activiteiten enkel mogen worden verricht door vergunde (externe) ondernemingen of (interne) diensten voor private opsporing. 
  
  Dit betekent dat wanneer je als werkgever geen interne dienst voor private opsporing hebt, dat je dan beroep moet doen op een vergunde externe dienstverlener om structureel private onderzoeken naar je eigen werknemers te kunnen laten verrichten.
  
  Je personeelsdienst die in het kader van een incidentenonderzoek op structurele wijze activiteiten van private opsporing verricht naar je werknemers, moet de wet ook naleven, maar is vrijgesteld van de vergunningsplicht en de identificatiekaart.
   
• Dat voor die activiteiten tal van vereisten en verplichtingen gelden.

Lees ons nieuwsbericht over de Wet Private Opsporing om meer te weten te komen over de toepassingsvoorwaarden en verplichtingen.

Verplicht onderzoeksreglement voor speurwerk naar werknemers

Als je zo’n private opsporing naar eigen werknemers wilt laten verrichten (denk bijvoorbeeld aan het onderzoeken van de bestanden op een bedrijfslaptop, of het laten observeren van een werknemer door een speurder), dan moet je tegen 15 december 2026 ten laatste over een intern onderzoeksreglement beschikken. 

Dat is een reglement waarin je uiteenzet aan welke private onderzoeken je werknemers zich zouden kunnen verwachten, en waarin ook hun toelating voor deze onderzoeken vervat zit.

Als je na 15 december 2026 geen intern onderzoeksreglement hebt, dan kan je geen geldige private onderzoeken naar je werknemers meer (laten) verrichten. Bevindingen uit speuractiviteiten naar je werknemers zonder dat er een intern onderzoeksreglement is, zijn dan automatisch nietig. Dit betekent dat je zo’n bevindingen niet zal kunnen gebruiken als bewijs tegen je werknemers. 

Voorbeeld: 
In de loop van 2027 ontsla je je werknemer om dringende reden omdat je bewijs hebt dat hij tijdens zijn werkuren bezig is met een concurrerend bedrijf op te zetten en daarbij kwaadwillig vertrouwelijke informatie van je bedrijf gebruikt. 
Dit is vastgesteld door een extern bedrijf dat is vergund om aan private opsporing te doen. Dat extern bedrijf heeft deze vaststellingen gedaan op basis van een onderzoek van de informaticagegevens van je werknemer op de bedrijfsserver en een observatie van het doen en laten van je werknemer tijdens zijn dienstverplaatsingen. 
Het onderzoek is echter gevoerd zonder dat je over een intern onderzoeksreglement beschikt. Het gevolg hiervan is dat de onderzoeksbevindingen nietig zijn, en dat je deze niet zal kunnen gebruiken als bewijs voor het ontslag om dringende redenen. 
Als je werknemer de dringende reden betwist voor de rechtbank en je buiten de nietige onderzoeksbevindingen geen andere bewijzen voor de dringende reden hebt, dan komt dit erop neer dat je geen bewijs meer hebt van de dringende reden. De rechtbank zal dan waarschijnlijk oordelen dat je aan je werknemer een verbrekingsvergoeding moeten betalen.

Naast het intern onderzoeksreglement bevat de Wet Private Opsporing trouwens nog andere verplichtingen die bij niet-naleving automatisch leiden tot de nietigheid van de onderzoeksbevindingen. En als je bepalingen van de Wet Private Opsporing schendt die niet door de wet zijn voorgeschreven op straffe van nietigheid, dan heeft de rechter de eindbeslissing over in welke mate het bewijs nog mag worden gebruikt. Je komt dan in een discussie terecht over de waarde van onrechtmatig bewijs. Dit zal de uitkomst van je dossier of procedure tegen de werknemer onzeker maken.

Het is dus aangewezen om werk te maken van een intern onderzoeksreglement, zodat het kader duidelijk is voor alle betrokkenen en de Wet Private Opsporing wordt nageleefd. 

Zo’n reglement opstellen en implementeren zal wel wat tijd vergen. Zo moet het reglement duidelijke en transparante regels bevatten over welke speuractiviteiten ten aanzien van de werknemers mogen plaatsvinden en hoe deze verlopen. Het reglement moet ook rekening houden met de bestaande policies binnen je onderneming, bijvoorbeeld op het vlak van GDPR en controle op het gebruik van e-mail en internet. Vóór de definitieve vaststelling van het reglement moet er sociaal overleg over worden gevoerd. 

Begin dus tijdig met het opstellen van je intern onderzoeksreglement, en wacht niet tot wanneer je in de situatie verkeert dat je bewijzen tegen een werknemer nodig hebt. Denk maar aan dossiers van ontslag om dringende reden, concurrentie tijdens de arbeidsrelatie en verboden activiteiten tijdens arbeidsongeschiktheid.

Meldingsplicht voor leidinggevend personeel van ondernemingen en diensten voor private opsporing

Als je een onderneming voor private opsporing bent, of je hebt in je onderneming een dienst of afdeling die structureel interne activiteiten van private opsporing uitoefent, dan moet je rekening houden met de volgende meldingsplicht. 

Ben je de bedrijfsleider of heb je in zo’n onderneming, dienst of afdeling een gezagsfunctie met betrekking tot speuractiviteiten, en krijg je er kennis van dat één van je medewerkers daarbij een wanbedrijf of misdaad begaat (bijvoorbeeld afpersing)? 

Dan legt de wet op dat je dit meteen meldt aan de FOD Binnenlandse Zaken (meer bepaald de Algemene Directie Veiligheid en Preventie) via e-mail op het adres misdrijven.spv@ibz.fgov.be of delits.spv@ibz.fgov.be. 

Die melding doe je aan de hand van het aangifteformulier, dat je hier kan downloaden (je vindt het als bijlage bij het KB van 20 december 2024).

Na je melding krijg je een ontvangstbericht van de administratie. Dat bericht is het bewijs dat je aan je meldingsplicht voldaan hebt. 

Zo’n meldingsplicht is niet nieuw in de wetgeving. Deze bestaat bijvoorbeeld al voor bewakingsondernemingen.

Wie de meldingsplicht niet naleeft, riskeert geldboetes en strafrechtelijke vervolging.

_Bronnen:

• _{Wet van 18 mei 2024 tot regeling van de private opsporing, BS 6 december 2024.}
• _{Koninklijk besluit van 20 december 2024 tot regeling van de melding aan de administratie van feiten die een misdaad of een wanbedrijf opleveren, begaan door een persoon die een functie uitoefent zoals bedoeld in de wet van 18 mei 2024 tot regeling van de private opsporing, BS 6 februari 2025.}