Documents de fin de contrat

Un licenciement ou une démission s’accompagne de nombreux documents. Nous vous énumérons le tout afin que cette étape de la procédure se déroule sans encombre.

Lorsque le contrat de travail arrive à échéance, peu importe le motif, vous êtes dans l’obligation de fournir un formulaire C4 ou une preuve de chômage C4 à votre collaborateur. Le collaborateur transmet ensuite ce document à un organisme de paiement qui constituera un dossier et le transmettra à son tour à l’ONEM. L’ONEM décide si le collaborateur a droit aux allocations de chômage.

La preuve de chômage C4 au format papier peut également être remplacée par un formulaire électronique à renvoyer vie le portail de la sécurité sociale.

Voici les informations devant être reprises sur le formulaire C4 :

• Les données d’occupation, comme la période d’occupation, le salaire et le régime de travail.
• Les données concernant la fin du contrat, les données sur le paiement d’une indemnité de rupture ou les données concernant le délai de préavis ainsi que la personne qui a mis fin au contrat de travail.
• La raison de la fin de contrat.

Cette dernière donnée est surtout cruciale pour que l’ONEM puisse déterminer si le collaborateur a droit à une allocation de chômage.

L’attestation de vacances doit uniquement être rédigée s’il s’agit du licenciement d’un employé. L’attestation de vacances peut être en deux parties :

• L’attestation de vacances pour le solde du pécule de vacances, une attestation qui reprend le solde des droits de vacances pour l’année pendant laquelle le collaborateur sort de service.
• L’attestation de vacances pour le pécule de vacances anticipé, une attestation qui reprend les droits de vacances pour l’année suivant celle où le collaborateur sort de service et qu’il a constitués pendant l’année de sa sortie de service.

Cette attestation permet à votre collaborateur de revendiquer ses droits aux vacances annuelles auprès d’un nouvel employeur.

La fiche fiscale 281.10 est une fiche individuelle pour les travailleurs. Elle ne reprend pas que le salaire, mais aussi les interventions dans le cadre des déplacements domicile-lieu de travail, les indemnités de frais et les avantages de toute nature.

Vous êtes dans l’obligation de transmettre la fiche fiscale à votre collaborateur. À l’aide de cette fiche, il peut introduire ces indemnités dans sa déclaration d’impôt.

Le compte individuel comprend un récapitulatif des prestations de travail et des salaires de l’année calendrier en cours. Avec ce document social, le collaborateur peut vérifier si la réglementation sociojuridique est respectée. Vous devez remettre ce document dans les deux mois suivant la fin du trimestre au cours duquel le contrat de travail a pris fin.

L’attestation d’occupation indique la date de début et de fin du contrat de travail ainsi que la nature du travail effectué. Cette déclaration ne peut pas comporter d’autres indications, sauf à la demande explicite du collaborateur lui-même. De plus, vous ne devez donner ce document à votre collaborateur que s’il vous le demande.