Travailler avec votre secrétariat social

Employer du personnel s’accompagne d’une bonne dose de travail administratif. Surtout lorsque vous embauchez votre premier travailleur, un soutien professionnel pour vous assister dans votre payroll et votre gestion sociale n’est pas un luxe superflu. Voilà pourquoi 90 % des entreprises belges recourent à un secrétariat social.

Un secrétariat social est un prestataire de services agréé qui vous soutient afin de remplir votre rôle d’employeur correctement et sans souci. Il vous aide non seulement à remplir toutes les obligations liées à votre qualité d’employeur, mais reprend également une partie de votre administration sociale et salariale et vous conseille si nécessaire. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur votre entreprise et sa croissance, pour un minimum de tracas et un résultat maximal.

Un secrétariat social se charge de l’administration salariale pour le compte des employeurs. Il perçoit les cotisations de sécurité sociale et le précompte professionnel sur les salaires que vous payez à vos collaborateurs et assure un transfert d’informations ciblé de qualité aux autorités belges en votre nom et pour votre compte. Votre secrétariat social vous soutient grâce à un ensemble de services auxquels vous recourez selon vos besoins. Vous pouvez ainsi travailler avec Acerta Secrétariat Social par le biais d’Acerta Connect, l’outil payroll facilitant l’encodage mensuel des prestations et le traitement des salaires ou nous confier partiellement ou intégralement votre administration des salaires et du personnel.

Lorsque votre secrétariat social calcule le salaire de votre travailleur, outre le salaire mensuel convenu, il tient également compte :

• du précompte professionnel : l’avance sur les impôts sur le revenu que l’État belge lève sur les revenus professionnels. Celui-ci se compose presque exclusivement de retenues sur le salaire versées à l’administration fiscale par les employeurs.
• du pécule de vacances : le simple pécule de vacances représente le revenu que le travailleur perçoit lorsqu’il prend des congés. Le double pécule de vacances est un bonus que vous versez en plus du simple pécule de vacances.
• de la prime de fin d’année : un bonus que vous pouvez payer chaque année à votre travailleur. Elle n’est pas légalement obligatoire. Le paiement de ce treizième mois dépend de la réglementation en vigueur au sein de la commission paritaire. Votre secrétariat social vous conseille à ce propos.

En outre, vous pouvez également recourir à votre secrétariat social pour faire calculer des indemnités spéciales. Si vous souhaitez, par exemple, licencier votre travailleur sans préavis, vous lui devez alors une indemnité de préavis : son salaire contractuel plus son pécule de vacances, sa prime de fin d’année et ses avantages extralégaux que vous auriez encore payés pendant la période de préavis s’il avait continué à travailler.

Le secrétariat social vous prête main-forte pour vous aider à remplir vos obligations patronales sociales, à l’égard de votre travailleur, mais aussi à celui des instances gouvernementales.

Il perçoit les cotisations pour l'Office national de sécurité sociale ainsi que le précompte professionnel et les verse tous les mois pour vous. Il reprend aussi à sa charge toute l’administration relative aux incapacités de travail, à l'absentéisme, au congé-éducation payé, au crédit-temps et à la prépension. 

Tous les mois, votre gestionnaire de dossier génère les fiches de paie de vos travailleurs sur lesquelles figure un calcul salarial détaillé en fonction des prestations du mois en question. Chaque année, il fournit également l’attestation fiscale dont votre travailleur a besoin pour sa déclaration d’impôt. Si vous voulez licencier un collaborateur, votre secrétariat social vous fournit alors les documents C4 concrets (formulaire de rupture).

Vous pouvez aussi confier vos documents obligatoires et déclarations électroniques à votre secrétariat social :

• Les calculs ONSS : le calcul de la sécurité sociale que vous devez payer
• La déclaration du précompte professionnel 
• La déclaration Dimona : déclaration électronique immédiate d’embauche et de sortie de service
• La déclaration DmfA : la déclaration multifonctionnelle des données relatives au salaire et au temps de travail
• La déclaration DRS : la déclaration des risques sociaux tels qu’accidents de travail, maladies professionnelles, allocations et chômage

Afin de gérer numériquement toute cette administration de façon simple et sûre, Acerta propose Doccle.

Il s’agit d’une boîte aux lettres numérique simple et sûre dans laquelle votre travailleur reçoit, lit, conserve et paie des documents.

Besoin d’embaucher ou de licencier quelqu’un, mais vous ne savez pas comment vous y prendre ? Passez chez votre secrétariat social, un bureau Acerta dans votre région par exemple. En effet, outre la gestion correcte de votre administration des salaires et du personnel, vous recevrez ici aussi en tant qu’employeur des conseils sociojuridiques portant sur l’embauche, les absences et la rupture de contrat. Nous vous indiquerons les interventions et mesures de soutien auxquelles vous avez droit.

En Belgique, il existe plusieurs secrétariats sociaux agréés. Acerta Secrétariat Social vous soutient de A à Z au travers d’une offre personnalisée complète et accessible. Vous trouverez chez nous toute l’expertise nécessaire ainsi qu’une offre complète. Vous pouvez nous joindre en tout temps. Nous évoluons avec vous, à chaque étape, comme celle que vous franchissez actuellement : passer d’indépendant à employeur.