Inscrire votre premier collaborateur

Si vous engagez quelqu’un, vous devez l’inscrire officiellement au préalable. Ceci a lieu par le biais de la Dimona : « Déclaration immédiate », en néerlandais, on parle de « Onmiddellijke Aangifte ». Vous pouvez laisser le bon lancement et suivi de cette administration à votre secrétariat social le cœur léger.

Vous devez signaler l’entrée en fonction de votre nouveau collaborateur au moins deux jours ouvrables auparavant. Un jour ouvrable suffit si vous passez par un outil payroll. Une sortie de service doit être signalée au plus tard le dernier jour de fonction. La déclaration Dimona est également obligatoire pour un étudiant jobiste, un travailleur occasionnel, un collaborateur flexi ou un collaborateur fixe avec réduction groupe-cible dans l’horeca. De même, lorsque vous avez certains stagiaires ou apprentis qui travaillent pour vous, vous pouvez être amené à faire la déclaration Dimona. Envoyez le contrat d'apprentissage à votre gestionnaire de dossiers en lui demandant si un Dimona est nécessaire et, si oui, de quel type. 

Pour un collaborateur de l’horeca, le personnel saisonnier dans l’agriculture et l’horticulture ou un flexi-job, vous devez entrer une nouvelle déclaration Dimona au début de chaque nouveau jour de travail.

• Indiquez s’il s’agit d’une entrée ou d’une sortie de service et envoyez votre déclaration à l’ONSS par voie électronique.
• Vous recevez immédiatement un message de réception avec un code Dimona (code DIE).
• Dans les 10 jours suivant la réception de votre déclaration, l’ONSS vous enverra une notification ou en informera votre secrétariat social. Ce code DIE et les données enregistrées s’y trouveront.
• Vous avez constaté une erreur ? Corrigez-la dans les cinq jours qui suivent. Passé ce délai, la déclaration sera définitive.

Vous avez oublié de transmettre votre déclaration Dimona ? Envoyez-la le plus rapidement possible pour éviter une sanction et une amende.

Par le biais de la déclaration DmfA (Déclaration Multifonctionelle/Multifunctionele Aangifte), vous transmettez les prestations de travail et les données salariales de votre collaborateur à votre secrétariat social. Votre secrétariat social traite votre déclaration DmfA. Il s’agit d’une obligation trimestrielle destinée à calculer les cotisations dues. Les données sont transmises aux instances en charge des allocations de sécurité sociale : allocations familiales, pension, chômage, assurance maladie, accidents de travail...

Nous espérons que vous n’y serez jamais confronté(e), mais vous devez également faire une déclaration en cas de « risque social ». C’est par exemple le cas lorsque votre travailleur ne peut plus travailler en raison d’un accident de travail ou d’une maladie professionnelle. Si vous n’avez pas suffisamment de travail ou êtes confronté(e) à un problème technique, vous pouvez mettre votre travailleur au chômage économique ou temporaire. Il ne peut par conséquent pas prétendre à un salaire.

Ceci se produit quand le travail vient temporairement à manquer, par exemple si une grosse commande est annulée ou que les intempéries vous jouent des tours. Vous pouvez alors faire appel au chômage économique ou technique pour suspendre temporairement le contrat de votre collaborateur. Les informations transmises via les déclarations Dimona et DmfA obligatoires doivent être complétées pour déterminer dans quelle mesure votre collaborateur a droit à une allocation de sécurité sociale.