Apprendre à établir des priorités et à se concentrer

Établir des priorités : nous pensons que c'est important et pourtant nous le faisons si peu. Surtout lorsque nous sommes stressés. Pourquoi en est-il ainsi ? Notre cerveau est composé de trois parties.

• Le cerveau humain. Ce cerveau contient des cellules grises que nous utilisons pour analyser les situations et faire des choix.
• Le cerveau mammalien. Ce cerveau contrôle nos émotions et nos réactions de lutte ou de fuite.
• Le cerveau reptilien. Il s'agit du tronc cérébral qui nous permet de respirer et de faire circuler notre sang.  

Dès que vous êtes stressé, votre cerveau humain est supprimé et votre cerveau mammifère prend le dessus. Vous réagissez à ce moment-là de manière plutôt réflexe, à partir de vos émotions, et vous prenez des mesures à court terme. Il devient alors difficile de fixer des priorités. Dans ces moments-là, vous pouvez vous appuyer sur la matrice de Dwight Eisenhower.

À première vue, il semble souvent que l'on doive effectuer une tâche immédiatement, surtout si l'on est stressé. Cependant, en examinant attentivement la disposition des quadrants, vous constaterez par vous-même que rien n'est plus faux. L'essentiel est de se demander si quelque chose est vraiment urgent et si vous devez le faire. 
La tâche est importante pour vous et ne peut être accomplie que par vous. Et la tâche est urgente, il s'agit de l'accomplir aujourd'hui/en quelques heures. 
Ce quadrant de la matrice d'Eisenhower est également appelé quadrant du stress.
En fait, toutes les tâches qu'il contient peuvent vous causer du stress. 

Exemple : Vous avez une imprimerie et vous recevez régulièrement des travaux urgents, par exemple des cartes mortuaires pour des funérailles. Ce travail étant urgent et important, l'imprimerie commence immédiatement à formater les cartes mortuaires.

Dans le deuxième quadrant, vous vous demandez à nouveau si la tâche peut être accomplie par vous seul. Sur ce point, il n'y a pas de différence avec le quadrant 1. 
Toutefois, ces tâches ne sont pas urgentes. S'il s'avère que la procrastination est possible, il faut alors planifier. Vous notez dans votre agenda quand vous allez faire cette tâche ou vous écrivez sur votre liste de choses à faire "planifiez la tâche x". Il n'est donc pas judicieux d'y prêter attention aujourd'hui. Si vous le faites, vous mettrez en péril les tâches du quadrant 1 et vous courrez d'un feu à l'autre. 

Exemple : A l'imprimerie, la commande du nouveau catalogue avec des échantillons n'est pas urgente, vous pouvez parfaitement le noter dans votre agenda.

Quelque chose n'est pas important (pour vous, voire pour votre entreprise) s'il n'est pas nécessaire que vous accomplissiez cette tâche. Elle peut également être effectuée correctement par quelqu'un d'autre.

Dans l'exemple, nous restons dans l'imprimerie. Il y a un autre avis de décès urgent. Il ne fait aucun doute qu'il s'agit d'une affaire urgente, mais l'imprimerie est pleine à craquer. Heureusement, ce chef d'entreprise a noué de bons contacts avec des collègues concurrents : l'un d'eux a encore de la place pour imprimer les cartes de prière. Dans ce cas, la tâche est donc transférée (déléguée) à un autre.

Ce quadrant de la matrice d'Eisenhower contient des tâches qui ne relèvent pas directement de la responsabilité de quiconque et qui ne doivent pas être accomplies aujourd'hui. Dans la plupart des cas, les problèmes de ce quadrant se résolvent d'eux-mêmes ou peuvent être planifiés à long terme.

• Moi ? Est-il important que vous fassiez cette tâche vous-même ? Si ce n'est pas le cas, voyez si vous pouvez déléguer.
• Maintenant ? Est-il important que la tâche soit accomplie maintenant ou aujourd'hui ? Est-il possible de déplacer la tâche ? Si oui, planifiez-la à un autre moment. Cette planification est au cœur de la gestion du temps.
• Faire ? Est-il nécessaire d'effectuer la tâche ? Si ce n'est pas le cas, vous pouvez aussi la refuser. 
   

Prenez le temps d'appliquer cette question à certaines tâches que vous avez accomplies cette semaine. Avez-vous fixé les bonnes priorités ?