Leer je prioriteiten stellen en focussen

Prioriteiten stellen: we voelen dat het belangrijk is en toch doen we het zo weinig. Zeker als we gestresseerd zijn. Hoe komt dit eigenlijk? Wel, onze hersenen bestaan uit drie delen.

1. Het mensenbrein. Dit brein bevat grijze hersencellen waarmee we situaties analyseren en keuzes maken.
2. Het zoogdierenbrein. Dit brein heeft controle over onze emoties en de vecht/vlucht reacties.
3. Het reptielenbrein. Dat is onze hersenstam die ervoor zorgt dat we blijven ademen en ons bloed wordt rondgepompt.  

Zodra je stress hebt, wordt je mensenbrein onderdrukt en neemt je zoogdierenbrein het stuur over. Je reageert op dat moment eerder reflexmatig, vanuit emoties en onderneemt acties gericht op korte termijn. Prioriteiten stellen wordt dan moeilijk. Op zo'n moment kan je terugvallen op de matrix van Dwight Eisenhower.

Op het eerste gezicht lijkt het vaak dat je een taak direct moeten uitvoeren, zeker als je onder stress staat. Door echter goed naar de indeling van de kwadranten te kijken, kom je er zelf achter dat niets minder waar is. De essentie is nadenken of iets echt dringend is en of jij het moet doen. 
De taak is belangrijk voor je en kan alleen door jou worden uitgevoerd. En de taak is dringend, het gaat erom dat de taak vandaag/ binnen enkele uren voltooid moet worden. 
Dit kwadrant binnen de Eisenhower matrix wordt ook wel het stresskwadrant genoemd.
Alle taken die hierin staan kunnen je namelijk stress bezorgen. 

Voorbeeld: Je hebt een drukkerij en krijgt geregeld opdrachten met spoed, bv. doodsprentjes voor een begrafenis. Die taak is dringend en belangrijk dus start de drukkerij direct met de opmaak van de doodsprentjes. 

In dit kwadrant stel je je wederom de vraag of de taak alleen door jezelf kan worden uitgevoerd. Deze taken zijn echter niet dringend. Wanneer blijkt dat uitstel mogelijk is, dan is planning noodzakelijk. Je noteert in je agenda wanneer je deze taak gaat uitvoeren of je schrijft op je to do lijstje ‘taak x inplannen’. Het is dus onverstandig om er toch vandaag aandacht aan te besteden. Doe je dat wel, dan breng je de taken uit kwadrant 1 in het gedrang en loop je van brandje naar brandje. 

Voorbeeld: Bij de drukkerij is het bestellen van de nieuwe catalogus met voorbeeldprentjes niet dringend, dit kan je perfect in je agenda noteren. 

Iets is niet belangrijk (voor jou, misschien wel voor je onderneming) als het niet nodig is dat jij deze taak uitvoert. Het kan ook op een goede manier door iemand anders gedaan worden. 

In het voorbeeld blijven we bij de drukkerij. Er is weer een dringend doodsprentje. Het staat buiten kijf dat het om een urgente aangelegenheid gaat. Echter, de drukkerij is volledig volgepland. Gelukkig heeft deze zaakvoerder goede contacten uitgebouwd met concullega’s: één van hen heeft nog ruimte om de prentjes te drukken. De taak wordt in dit geval dus overgedragen (gedelegeerd) aan een ander. 

In dit kwadrant van de Eisenhower matrix staan taken die niet direct tot iemands verantwoordelijkheid behoren en ook niet vandaag hoeven worden uitgevoerd. In de meeste gevallen lossen problemen in dit kwadrant zichzelf op of kunnen ze op de lange termijn ingepland worden. 

• Ik? Is het belangrijk dat jij de taak zelf doet? Zo nee, kijk dan of je kan delegeren.
• Nu? Is het belangrijk dat de taak nu of vandaag gebeurt? Is er mogelijkheid om te taak te verschuiven? Zo ja, plan hem dan in voor een ander moment. Dit plannen is de kern van timemanagement.
• Doen? Is het nodig dat de taak wordt uitgevoerd? Zo nee, kan je de taak ook weigeren. 

Neem de tijd om deze vraag toe te passen op enkele taken die je deze week deed. Heb jij de juiste prioriteiten gesteld?