Extension de l’enregistrement des présences dans le secteur du nettoyage

Il existe déjà une obligation d’enregistrement des présences sur les chantiers où sont effectués des travaux immobiliers dont le montant total est de minimum 500 000 € (hors TVA).

Voici quelques exemples de travaux immobiliers de ce type :

• travaux de maçonnerie et de béton ;
• travaux de toiture ;
• travaux de nettoyage et d’entretien ;
• travaux d’électricité
• …

L’obligation d’enregistrement ne se limite par conséquent pas au secteur des entreprises de construction, mais peut également s’appliquer à certains travaux d’autres secteurs, tels que le secteur du nettoyage (CP 121) et les électriciens (CP 149.01), entre autres.

La loi programme du 26/12/2022 prévoit plusieurs modifications législatives qui impactent la déclaration des travaux pour l’activité de nettoyage. Si le contrat prévoit des activités de nettoyage, à partir du 1er janvier 2024, tous les travaux doivent être déclarés à l'ONSS, quel qu'en soit le montant. Les différents lieux de travail doivent également être déclarés. Ces lieux doivent également être ajoutés aux déclarations existantes qui restent actives après le 1er janvier. Une période de transition est prévue: les employeurs ont jusqu'au 31 août 2024 pour compléter les déclarations existantes.

La loi-programme de 2022 prévoit une extension de l’obligation d’enregistrementdes présences pour les activités d’entretien et/ou de nettoyage de biens immobiliers. Ainsi, à l’avenir, l’arrivée et le départ, ainsi que les pauses sur le lieu de travail devront être enregistrés électroniquement auprès de l’Office national de sécurité sociale (ONSS) et l’obligation d’enregistrement sera étendue à tous les chantiers (quelle qu’en soit la valeur) et à toutes les personnes physiques, quel que soit leur statut (travailleurs, indépendants, travailleurs détachés, entrepreneurs, sous-traitants, apprentis, etc.) présentes sur un lieu de travail où sont effectués des travaux d’entretien et/ou de nettoyage.

Avec cet enregistrement des présences, le législateur vise, d’une part, à améliorer la sécurité sur le lieu de travail et, d’autre part, à lutter contre le travail au noir, le statut de faux indépendant et l’exploitation. Par ailleurs, l’objectif est également d’ alléger les charges administratives relatives à la publication des heures de travail qui pèsent sur les entrepreneurs et les sous-traitants.

La loi portant diverses dispositions relatives au travail clarifie le champ d’application de l’extension de l’enregistrement des présences. Il est ainsi précisé que seules les activités de nettoyage dans le cadre de travaux immobiliers au sens du Code de la TVA qui exigent une déclaration de travaux auprès de l’ONSS sont soumises à l’enregistrement des présences, et ce , quelle que soit la commission paritaire à laquelle appartient l’entreprise exerçant ces activités.

Ne sont pas soumis à cette obligation :

• Les secteurs publics et privés qui font entretenir leurs locaux par leur propre personnel de nettoyage ;
• La personne physique qui fait effectuer des activités de nettoyage uniquement à des fins privées ;
• Les entreprises de titres-services (leur donneur d’ordre étant une personne physique qui fait effectuer les activités de nettoyage exclusivement à des fins privées).

Les présences devront être enregistrées au moyen d’un système électronique d’enregistrement des présences ou d’une autre méthode d’enregistrement.

• Un système électronique d’enregistrement des présences

Le système électronique d’enregistrement des présences doit comprendre :

• une base de données dans laquelle sont saisies les données sur l’enregistrement des présences.
• un dispositif d’enregistrement dans lequel les données sont enregistrées et avec lequel elles sont transmises vers la base de données. On peut le comparer à une sorte de pointeuse.
• un moyen d’enregistrement permettant de saisir des données dans le dispositif d’enregistrement. Il peut s’agir, par exemple, d’un badge.

• Autre méthode d’enregistrement automatique

Il sera possible d’utiliser une autre méthode d’enregistrement si celle-ci offre des garanties équivalentes au système d’enregistrement susmentionné.

Les garanties que doit offrir une méthode d’enregistrement automatique autre que le système d’enregistrement électronique, de même que les propriétés du système d’enregistrement ainsi que les différents moyens d’enregistrement et leurs spécifications techniques doivent encore être déterminés par arrêté royal. Le projet d’AR a été approuvé par le Conseil des ministres et soumis pour avis au Conseil national du travail, à l’Autorité de protection des données et au Conseil d’État.

Il est toutefois clair que l’ONSS doit lui-même mettre à la disposition des personnes soumises à l’enregistrement une application électronique sécurisée sur le portail de la sécurité sociale.Dans ce cadre, une nouvelle application est développée : « Checkinandoutatwork ».

Le système d’enregistrement doit enregistrer les données suivantes :

• les données d’identification de la personne physique ;
• l’adresse ou la description géographique du lieu de travail ;
• la qualité en laquelle une personne physique se trouve sur le lieu de travail (travailleur, indépendant, travailleur détaché, indépendant détaché, entrepreneur ou sous-traitant) ;
• les données d’identification de l’employeur, lorsque la personne physique est un travailleur ;
• lorsque la personne physique est un indépendant, les données d’identification de la personne physique ou morale à la demande de laquelle le travail est effectué ;
• la date et toutes les heures de départ et d’arrivée sur le lieu de travail, ainsi que la date et toutes les heures de début et de fin des pauses sur le lieu de travail

Le législateur prévoit une chaîne d’obligations entre les différents entrepreneurs et sous-traitants actifs sur un chantier. 

Ainsi, un entrepreneur a un certain nombre d’obligations en matière d’enregistrement :

• Il doit utiliser le dispositif d’enregistrement pour l’enregistrement de ses travailleurs ou des indépendants à qui il fait appel ;
• Il doit également mettre le dispositif d’enregistrement à la disposition de chaque sous-traitant à qui il fait appel, à moins qu’ils ne conviennent de recourir à une autre méthode d’enregistrement équivalente.
• Il doit veiller à ce que chaque personne physique qui effectue des activités à sa demande enregistre le début et la fin de ses activités sur le lieu de travail ainsi que les pauses au moment où ces activités commencent et se terminent ;
• Il est responsable de la délivrance à ses travailleurs du moyen d’enregistrement, qui est compatible avec le dispositif d’enregistrement utilisé sur le lieu de travail ;
• S’il fait appel à un indépendant, il doit s’assurer que ce dernier est en possession d’un moyen d’enregistrement compatible avec le dispositif d’enregistrement sur le lieu de travail.

Tout sous-traitant ayant un contrat avec l’entrepreneur doit également utiliser le dispositif d’enregistrement mis à sa disposition par l’entrepreneur, mais aussi le mettre à la disposition de chaque sous-traitant auquel il fait lui-même appel.

Chaque entrepreneur et chaque sous-traitant doit s’assurer que les données visées ci-dessus relatives à son entreprise sont effectivement et correctement enregistrées et transmises vers la base de données. Chaque entrepreneur et chaque sous-traitant qui fait appel à un sous-traitant doit prendre des mesures afin de s’assurer que le cocontractant enregistre effectivement et correctement toutes les données et les transmet vers la base de données.

Lorsque les activités d’entretien et/ou de nettoyage de biens immobiliers sont effectuées dans le cadre de travail intérimaire, les obligations en matière d’enregistrement des présences incombent à l’utilisateur.

Dès l’instant où le système d’enregistrement des présences est utilisé, l’entreprise sera bel et bien dégagée d’un certain nombre d’obligations concernant la publication des horaires de travail des travailleurs à temps partiel.

Le non-respect des prescriptions et obligations relatives à cet enregistrement des présences est repris dans le Code pénal social et est sanctionné, en fonction de l’infraction, par une sanction de niveau 1 ou de niveau 3 (à savoir une amende administrative allant de 400 à 4000 euros ou une amende pénale allant de 800 à 8000 euros), multipliée par le nombre de travailleurs concernés.

La date d’entrée en vigueur de cette mesure doit encore être fixée par arrêté royal. La loi stipule que cette nouvelle réglementation prendra effet au plus tard le 1er janvier 2024. Le but est de ne rendre l’enregistrement effectivement obligatoire qu’une fois que les deux possibilités d’enregistrement sont opérationnelles.

Mise à jour 11/03/2024 :
L'obligation d'enregistrement des présences ne prendra effet qu'à partir du 1er septembre 2024. Toutefois, le service en ligne Check In and Out at Work sera disponible à partir du 1er janvier 2024. Les salariés peuvent déjà enregistrer leurs activités de nettoyage à partir de cette date, mais l'obligation effective d'enregistrer ces activités s'appliquera à partir du 1er septembre 2024. Il y aura une période de transition sans pénalités. En septembre, octobre, novembre et décembre 2024, les services d’inspection compétents aideront les utilisateurs à se conformer à la nouvelle législation. Aucune amende ne sera imposée jusqu’au 31 décembre 2024, sauf en cas de fraude.

_Sources :

• _{Article 30 bis de la loi du 27 juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs}
• _{Articles 22 à 48 de la loi-programme du 26 décembre 2022 ;}
• _{Loi du 5 novembre 2023 portant des dispositions diverses relatives au travail (art. 17), MB 23 novembre 2023.}