De aanwezigheidsregistratie in de schoonmaaksector wordt uitgebreid

Er bestaat al een verplichte aanwezigheidsregistratie op werven waar werken in onroerende staat worden uitgevoerd waarvan het totaalbedrag minstens 500.000 euro bedraagt (excl. BTW).

Enkele voorbeelden van dergelijke werken in onroerende staat zijn:

• metsel- en betonwerken;
• dakwerken;
• schoonmaak- en onderhoudswerken;
• elektriciteitswerken
• …

De registratieplicht is bijgevolg niet beperkt tot de sector van het bouwbedrijf, maar kan ook van toepassing zijn op sommige werken uit andere sectoren, zoals o.a. de schoonmaaksector (PC 121) en de elektriciens (PC 149.01).

De programmawet van 26/12/2022 voorziet verschillende wetswijzigingen die een impact hebben op de aangifte van werken voor schoonmaakactiviteiten. Als het contract schoonmaakactiviteiten bevat, dan moeten vanaf 1/01/2024 alle werkzaamheden aangegeven worden bij de RSZ, ongeacht het bedrag. Ook de verschillende werkplaatsen moeten gemeld worden. Deze plaatsen moeten ook toegevoegd worden aan bestaande aangiften die na 1 januari actief blijven. Er is een overgangsperiode voorzien: werkgevers hebben tot 31 augustus 2024 de tijd om de bestaande aangiften aan te vullen.

De Programmawet van 2022 voorziet een uitgebreide en verplichte aanwezigheidsregistratie voor onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten van onroerende goederen. Zo zal in de toekomst de aankomst en het vertrek, alsook de rustpauzes op de arbeidsplaats elektronisch moeten worden geregistreerd bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) en zal de registratieplicht worden uitgebreid naar alle bouwplaatsen (ongeacht de waarde) en naar alle natuurlijke personen, ongeacht hun status (werknemers, zelfstandigen, gedetacheerde,(onder)aannemers, leerlingen …) die aanwezig zijn op een arbeidsplaats waar onderhouds- en of reinigingswerken worden uitgevoerd.

Met deze aanwezigheidsregistratie beoogt de wetgever enerzijds het verbeteren van de veiligheid op de arbeidsplaats en anderzijds het bestrijden van zwartwerk, schijnzelfstandigheid en uitbuiting. Daarnaast wil men de administratieve lasten voor aannemers en onderaannemers in verband met de bekendmaking van de arbeidsuren verlichten.

De Wet houdende diverse arbeidsbepalingen verduidelijkt het toepassingsgebied van de uitgebreide aanwezigheidsregistratie. Zo wordt gepreciseerd dat alleen de schoonmaakactiviteiten in het kader van werken in onroerende staat in de zin van het Btw-wetboek die een aangifte van werken bij de RSZ vereisen, zijn onderworpen aan de aanwezigheidsregistratie, ongeacht het paritaire comité waartoe de onderneming die deze activiteiten uitvoert, behoort.

De verplichting zal niet gelden voor:

• De publieke en particuliere sectoren die hun lokalen laten onderhouden door hun eigen schoonmaakpersoneel;
• De natuurlijke persoon die reinigingsactiviteiten enkel voor privédoeleinden laat uitvoeren;
• Dienstencheque-bedrijven (aangezien hun opdrachtgever een natuurlijke persoon is die de reinigingsactiviteiten uitsluitend voor privédoeleinden laat uitvoeren).

De aanwezigheid zal moeten worden geregistreerd door middel van een elektronisch aanwezigheidsregistratiesysteem of een andere registratiewijze.

• Een elektronisch aanwezigheidsregistratiesysteem

Het elektronisch aanwezigheidsregistratiesysteem moet bestaan uit:

• een gegevensbank waarin de gegevens over de aanwezigheidsregistratie worden ingevoerd.
• een registratieapparaat waarin de gegevens worden geregistreerd en waarmee ze naar de gegevensbank worden doorgestuurd. Dit kan vergeleken worden met een soort prikklok.
• een registratiemiddel waarmee de gegevens in het registratieapparaat kunnen worden ingevoerd. Dit kan bijvoorbeeld gaan om een badge.

• Andere automatische registratiewijze

Het zal mogelijk een andere registratiewijze te gebruiken indien deze registratiewijze gelijkwaardige waarborgen biedt als het bovenstaande registratiesysteem.

De waarborgen waaraan  een andere automatische registratiewijze dan het elektronisch registratiesysteem moet voldoen, evenals de eigenschappen van het registratiesysteem alsook de verschillende registratiemiddelen en hun technische specificaties moeten nog worden bepaald bij Koninklijk Besluit. Het ontwerp van KB werd goedgekeurd door de Ministerraad is ter advies voorgelegd aan de Nationale Arbeidsraad, de Gegevensbeschermingsautoriteit en de Raad van State.

Wel is duidelijk dat de RSZ zelf een beveiligde elektronische applicatie op de portaalsite van de sociale zekerheid ter beschikking moet te stellen van de personen voor wie de inschrijvingsplicht geldt. In dat kader wordt een nieuwe applicatie ontwikkeld, namelijk “Checkinandoutatwork”.

Het registratiesysteem moet volgende gegevens registreren:

• de identificatiegegevens van de natuurlijke persoon;
• het adres of de geografische omschrijving van de arbeidsplaats;
• de hoedanigheid waarin een natuurlijke persoon zich bevindt op de arbeidsplaats (werknemer, een zelfstandige, een gedetacheerde werknemer, een gedetacheerde zelfstandige, een aannemer of een onderaannemer);
• de identificatiegegevens van de werkgever, wanneer de natuurlijke persoon een werknemer is;
• wanneer de natuurlijke persoon een zelfstandige is, de identificatiegegevens van de natuurlijke persoon of rechtspersoon in wiens opdracht een werk wordt verricht;
• datum en alle uren van vertrek en aankomst op de arbeidsplaats evenals de datum en alle begin- en einduren van rustpauzes op de arbeidsplaats

De wetgever voorziet een keten van verplichtingen tussen de verschillende aannemers en onderaannemers werkzaam op een werf. 

Zo heeft een aannemer een aantal verplichtingen wat betreft de registratieplicht:

• hij moet het registratieapparaat gebruiken voor de registratie van zijn werknemers of de zelfstandigen op wie hij een beroep doet;
• En hij moet het registratieapparaat ter beschikking stellen van elke onderaannemer op wie hij een beroep, tenzij dat zij overeenkomen om beroep te doen op een andere gelijkwaardige registratiewijze.
• Hij moet ervoor zorgen dat elke natuurlijke persoon die in zijn opdracht activiteiten verricht, het begin en het einde van zijn activiteiten op de arbeidsplaats evenals de rustpauzes registreert op het ogenblik dat deze activiteiten beginnen en dat ze eindigen;
• Hij is verantwoordelijk voor de aflevering van het registratiemiddel aan zijn werknemers, dat compatibel is met het op de arbeidsplaats gebruikte registratieapparaat;
• Indien hij beroep doet op een zelfstandige, moet hij zich ervan vergewissen dat deze zelfstandige in het bezit is van een registratiemiddel dat compatibel is met het registratieapparaat op de arbeidsplaats.

Iedere onderaannemer die een overeenkomst heeft met de aannemer moet eveneens het registratieapparaat dat hem ter beschikking gesteld wordt door de aannemer gebruiken, maar ook ter beschikking stellen van elke onderaannemer waarop hij zelf beroep doet.

Elke aannemer en elke onderaannemer moeten ervoor zorgen dat hierboven bedoelde gegevens die betrekking hebben op zijn onderneming, daadwerkelijk en correct worden geregistreerd en doorgestuurd naar de gegevensbank. Elke aannemer en elke onderaannemer die een beroep doen op een onderaannemer, moeten maatregelen nemen zodat de medecontractant alle gegevens daadwerkelijk en correct registreert en doorstuurt naar de gegevensbank.

Als de onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten van onroerende goederen in het kader van uitzendarbeid uitgevoerd worden, dan rusten verplichtingen inzake de aanwezigheidsregistratie bij de gebruiker.

Zodra het aanwezigheidsregistratiesysteem wordt gebruikt, zal de onderneming wel ontheven worden van een aantal verplichtingen inzake de bekendmaking van de werkroosters van deeltijdse werknemers.

De niet-naleving van de voorschriften en verplichtingen over deze aanwezigheidsregistratie worden opgenomen in het sociaal strafwetboek en worden, afhankelijk van de overtreding gesanctioneerd met een sanctie van niveau 1 of niveau 3 (dit is een administratieve geldboete van 400 tot 4.000 euro of een strafrechtelijke geldboete van 800 tot 8.000 euro), vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers.

De datum van inwerkingtreding van deze maatregel moet nog bepaald worden bij Koninklijk Besluit. De wet bepaalt dat deze nieuwe regelgeving uiterlijk ingaat op 1 januari 2024. Het is de bedoeling om de registratie pas effectief verplicht te maken als beide registratiemogelijkheden operationeel zijn.

Update 11/03/2024:
De aanwezigheidsregistratieverplichting zal pas vanaf 1 september 2024 in werking treden. De onlinedienst Check In and Out at Work is wel beschikbaar vanaf 1 januari 2024. Medewerkers kunnen hun schoonmaakactiviteiten reeds registreren vanaf die datum, maar de effectieve verplichting om deze activiteiten te registreren, geldt vanaf 1 september 2024. Er zal een overgangsperiode plaatsvinden zonder sancties. In september, oktober, november en december 2024 zullen de bevoegde inspectiediensten gebruikers helpen om aan de nieuwe wetgeving te voldoen. Tot 31 december 2024 worden er geen boetes opgelegd, tenzij er fraude wordt vastgesteld

_Bronnen:

• _{Artikel 30bis van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid van de arbeiders}
• _{Artikel 22 tot en met 48 van de programmawet van 26 december 2022;}
• _{Wet van 5 november 2023 houdende diverse arbeidsbepalingen (art. 17), BS 23 november 2023}