La circulaire fiscale clarifie l’application des indemnités forfaitaires pour les missions à l’étranger

Depuis le 1er août 2025, de nouvelles indemnités journalières forfaitaires s’appliquent aux fonctionnaires en mission à l’étranger. Comme indiqué dans notre précédent communiqué, ces indemnités peuvent également être utilisées par les employeurs du secteur privé, sous certaines conditions. Le SPF Finances confirme cette application à chaque modification des montants via une circulaire fiscale. La circulaire récemment publiée contient, outre cette confirmation classique, plusieurs nouveautés que nous détaillons ci-dessous.

Principe des indemnités journalières forfaitaires

Les indemnités journalières forfaitaires offrent aux employeurs une méthode pratique pour rembourser, exonérés d’impôts, les frais propres à l’employeur engagés dans le cadre d’une mission à l’étranger, sans devoir justifier chaque dépense individuellement. Pour les fonctionnaires fédéraux, une liste de pays est établie, indiquant un montant forfaitaire journalier selon la destination et la durée de la mission.

Confirmation via circulaire fiscale (n° 2025/C/19)

Les employeurs du secteur privé peuvent également appliquer ces indemnités, sous certaines conditions. À chaque modification de la liste des pays applicable aux fonctionnaires, une circulaire fiscale est publiée. Celle-ci confirme que les montants forfaitaires repris en annexe de la circulaire peuvent être considérés comme un remboursement non imposable de frais propres à l’employeur, à condition qu’ils soient octroyés dans le cadre d’une mission à l’étranger telle que définie dans la circulaire fiscale.

Nouveautés dans la circulaire fiscale

Outre la confirmation classique, le SPF Finances a publié dans sa circulaire fiscale des directives supplémentaires concernant l’application des forfaits. Certains principes de longue date relatifs aux missions et séjours à l’étranger sont abandonnés.

Les principales nouveautés sont :

• Durée minimale requise pour une mission à l’étranger
  Jusqu’à présent, pour les missions avec départ et retour dans la même journée (période de 24 heures), l’indemnité journalière complète ne pouvait être octroyée, exonérée d’impôts, que si l’absence durait au moins 10 heures.
  La nouvelle circulaire fiscale stipule que cette durée minimale n’est plus requise, et ce (rétroactivement) depuis le 1er janvier 2025.
• Jours de départ et de retour
  Pour les missions de plus de 24 heures et les séjours professionnels à l’étranger de plus de 30 jours, il était prévu que l’indemnité journalière soit réduite de moitié pour les jours de départ et de retour. Cette indemnité réduite ne devait pas être soumise à des réductions proportionnelles (par exemple, lorsque les frais de logement sont pris en charge par l’employeur et incluent certains repas ou dépenses mineures).
  La nouvelle circulaire fiscale stipule que l’indemnité journalière forfaitaire ne doit plus être réduite de moitié pour les jours de départ et de retour, (rétroactivement) depuis le 1er janvier 2025. Toutefois, des réductions proportionnelles doivent être appliquées à l’indemnité ‘complète’ lorsque les frais de logement sont pris en charge et incluent certains repas ou dépenses mineures.

La circulaire fiscale contient également plusieurs exemples illustrant ces nouveaux principes.

_{^{Source :}}

• _{^{Arrêté ministériel du 14 juillet 2025 fixant les indemnités de séjour octroyées aux membres du personnel et délégués du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement chargés d’une mission à l’étranger ou siégeant dans des commissions internationales, MB 1er août 2025}}
• _{^{Circulaire fiscale 2025/C/70 du 27 octobre 2025 relative aux indemnités forfaitaires de séjour pour les missions à l’étranger et les séjours professionnels de plus de 30 jours à l’étranger, www.fisconetplus.be}}