Les frais de recharge à domicile temporairement remboursés sur une base forfaitaire

Champ d’application

La circulaire aborde le traitement du remboursement des frais d’électricité, tant aux travailleurs qu’aux dirigeants d’entreprise, pour la recharge des voitures de société électriques ou hybrides (rechargeables). Les camionnettes ne sont pas concernées (uniquement les voitures de société au sens de l’article 65 de la CIR 92).

Étant donné qu’il doit s’agir d’un « remboursement », seules les situations où le contrat d’électricité est au nom du travailleur et où ce dernier paie également la facture peuvent être prises en considération. Par conséquent, les situations suivantes ne sont pas visées par la circulaire :

• Le cas où le travailleur dispose d’une carte de recharge fournie par l’employeur lui permettant de recharger sa voiture de société à une station de recharge publique.
• Le cas dans lequel le travailleur a la possibilité de recharger gratuitement sa voiture de société sur le site de l’employeur.
• Le cas où l’employeur fait installer un compteur électrique supplémentaire au domicile du travailleur pour la recharge de la voiture de société et pour lequel il conclut ensuite un contrat d’énergie distinct avec un fournisseur d’énergie.

En effet, dans chacun de ces cas, il s’agit d’une fourniture (mise à disposition) d’électricité et non d’un remboursement. C’est en effet l’employeur qui paie directement la facture. 

Remboursement forfaitaire, en fonction du tarif fixé par la CREG

La circulaire reconnaît que le calcul des frais réels encourus pour l’électricité n’est pas évident. Il est influencé par divers paramètres tels que le tarif de jour et de nuit, le contrat d’énergie fixe, variable ou dynamique, les panneaux solaires, le tarif capacitaire… Cela peut entraîner une lourde charge administrative tant pour le travailleur que pour l’employeur. 

Désormais, les frais d’électricité pourront être remboursés sur une base forfaitaire, sous la forme d’un montant fixe par kilowattheure (kWh). Ce montant ne peut dépasser le tarif publié par la CREG correspondant au prix commercial moyen de l’électricité tout compris sur le marché de détail pour les clients résidentiels disposant d’un compteur numérique et d’un véhicule électrique avec une consommation de 8000 kWh/an et un pic mensuel moyen de 7,36 kW.

Ensuite, l'employeur a deux possibilités :

• Taux fixe tenant compte du lieu de résidence du travailleur
  
  Une première option consiste pour l'employeur à utiliser chaque fois le taux applicable à la région de résidence du travailleur concerné. 
  
  Ce taux de la CREG est déterminé et publié mensuellement. Sur cette base, un montant maximal par kWh sera ensuite déterminé sur une base trimestrielle :
  les montants fixes par kWh des mois d'août, septembre et octobre de l'année précédente servent de base au calcul du montant fixe maximal par kWh pour le
  • remboursement de l'électricité consommée au cours du premier trimestre de l'année concernée ;
  • les forfaits par kWh des mois de novembre et décembre de l'année précédente et du mois de janvier de l'année concernée constituent la base de calcul du forfait maximal par kWh pour le remboursement de l'électricité consommée au cours du deuxième trimestre de l'année concernée ;
  • les forfaits par kWh des mois de février, mars et avril de l'année concernée constituent la base de calcul du forfait maximal par kWh pour le remboursement de l'électricité consommée au cours du troisième trimestre de cette année ;
  • les forfaits par kWh des mois de mai, juin et juillet de l'année en question constituent la base de calcul du forfait maximal par kWh pour le remboursement de l'électricité consommée au cours du quatrième trimestre de cette année.

​L'administration fiscale publiera à chaque fois les forfaits maximaux par kWh, comme nous le connaissons déjà pour les remboursements forfaitaires des frais kilométriques pour les déplacements de service.

Pour le premier trimestre 2025, le forfait maximal par kWh sera déjà de :

• pour la Région flamande : 28,22 euros/kWh ;
• pour la Région de Bruxelles-Capitale : 32,94 centimes d'euro/kWh ;
• pour la Région wallonne : 32,56 centimes d'euro/kWh.

Bien entendu, les employeurs peuvent également appliquer des tarifs inférieurs. Des accords peuvent également avoir été conclus au niveau du secteur ou de l'entreprise à cet égard.

• Tarif fixe sans prise en compte du lieu de résidence du travailleur
  
  Toutefois, les employeurs peuvent également choisir de rembourser l'électricité consommée sans tenir compte du lieu de résidence de leurs employés. Dans ce cas, le tarif fixe maximal par kWh que l'employeur peut utiliser est égal au tarif le plus bas applicable dans l'une des régions pour le trimestre concerné. Ce choix s'applique ensuite à l'ensemble de l'année civile.

Système de communication spécifique

Outre la vérification du forfait accepté, l'employeur aura évidemment besoin de connaître la consommation exacte de la recharge de la voiture de société afin de procéder au remboursement correct. La station de recharge doit donc être dotée d'un système de communication spécifique. Bien que cette communication puisse également se faire indirectement, par l'intervention d'une société de leasing ou d'un « opérateur de point de charge » (CPO). Bien entendu, les conditions générales, que nous avons évoquées dans notre précédent article, doivent également être respectées. 

Afin de mesurer avec précision la quantité d'électricité consommée, la circulaire précise qu'à partir du 1er janvier 2025, tout système acheté, pris en leasing ou loué devra disposer d'une mesure en kWh répondant à des conditions minimales de précision. Cette condition s'applique aux remboursements d'électricité relatifs au 1er janvier 2025.

Quid de l’ONSS ?

Pour l’ONSS aussi, l’électricité consommée devrait  en principe être remboursée en fonction du prix effectif du kWh payé par le travailleur à son fournisseur. L’ONSS acceptaite les remboursements basés sur le prix du kWh du contrat de fourniture du travailleur, qui peut tenir compte des effets du tarif capacitaire. L’ONSS a déjà précisé que l’électricité produite à domicile n’a aucune incidence sur le prix du kWh à payer par l’employeur. L’électricité produite à domicile est donc également remboursée sur la base du même tarif du kWh. L’ONSS acceptaite bien le remboursement basé sur une consommation forfaitaire. Toutefois, le calcul de ce prix forfaitaire du kWh doit être basé statistiquement sur les dépenses réelles couvrant une période représentative et le calcul doit être répété à chaque changement des habitudes d’utilisation. 

L'ONSS s'aligne désormais sur les principes de la circulaire fiscale pour le remboursement forfaitaire des frais de recharge. S'il est respecté, le remboursement des frais de recharge ne relève pas de la notion de rémunération utilisée pour le calcul des cotisations sociales. Le remboursement des frais d'électricité est donc aligné sur le plan fiscal et sur le plan social.

Régime temporaire

Pour l’instant, le régime (de tolérance) de la circulaire n’est valable que pour une durée limitée, à partir du 1er janvier 2025 jusqu’à la fin de l’année 2025. En effet, l’administration s’attend à ce que les systèmes de recharge à domicile évoluent encore, tout comme les options de fixation du tarif et de remboursement. À l’approche de la date d’expiration provisoire, il sera alors possible de déterminer si une prolongation est nécessaire.

Tous les frais d’électricité encourus au cours de cette période sont éligibles au remboursement forfaitaire, même s’ils ne sont remboursés qu’après le 1er janvier 2026.

Autres situations ?

Dans les situations où il y a remboursement des frais d’électricité, mais où la situation n’entre pas dans le champ d’application de cette circulaire, cette tolérance ne s’applique pas. Il s’agit, par exemple, de situations dans lesquelles le travailleur recharge sa propre voiture et l’employeur rembourse les frais encourus, ou dans lesquelles le travailleur recharge sa voiture de société à une borne de recharge publique. 

Dans ces cas, les frais réels de l’électricité doivent donc toujours être déterminés avant le remboursement et le remboursement de l’employeur sera au moins partiellement imposable. Il convient de faire les distinctions suivantes : 

• En principe, le remboursement de l’électricité liée aux déplacements professionnels constitue un remboursement de frais propres à l’employeur, ce qui n’est pas imposable.
• Le remboursement de l’électricité liée aux déplacements domicile-lieu de travail constitue le remboursement des frais de déplacement entre le lieu de résidence et le lieu de travail. Pour le travailleur, ce remboursement constitue un avantage imposable auquel peut s’appliquer l’exonération de 500 euros par an (année de revenus 2025) pour les déplacements domicile-lieu de travail (à condition que le travailleur opte pour la déduction forfaitaire des frais professionnels au titre de l’impôt des personnes physiques).
• Le remboursement de l’électricité liée à des déplacements purement privés constitue entièrement un avantage de toute nature imposable pour le travailleur.

^_Source:

• ^{_{Circulaire 2024/C/77 du 5 décembre 2024 concernant le remboursement des frais d’électricité par l’employeur pour la recharge d’une voiture de société à domicile}}
• ^{_{Instruction administratieve intermédiaire ‘Remboursement des frais d'électricité pour la recharge à domicile d'une voiture d'entreprise’ du 9 janvier 2025​}}