Kosten thuisladen tijdelijk forfaitair te vergoeden

Toepassingsgebied

De circulaire bespreekt de behandeling van de terugbetaling van de elektriciteitskosten, zowel aan werknemers als aan bedrijfsleiders, voor het opladen van elektrische of (plug-in) hybride bedrijfswagens. Lichte vrachtauto’s vallen niet onder het toepassingsgebied (enkel bedrijfswagens in de zin van artikel 65 WIB 92).

Aangezien het moet gaan over een “terugbetaling” komen enkel de situaties in aanmerking waarin het elektriciteitscontract op naam van de werknemer staat en de werknemer ook de rekening betaalt. De volgende situaties worden in de circulaire dan ook niet bedoeld:

• De situatie waarin de werknemer beschikt over een laadpas van de werkgever waarmee hij zijn bedrijfswagen kan opladen aan een publieke laadpaal.
• De situatie waarin de werknemer de mogelijkheid heeft om zijn bedrijfswagen kosteloos op te laden op het bedrijfsterrein van de werkgever.
• De situatie waarin de werkgever bij de werknemer thuis een bijkomende elektriciteitsmeter laat plaatsen voor het opladen van de bedrijfswagen en waarvoor hij dan een afzonderlijk energiecontract sluit met een energieleverancier.

In deze gevallen gaat het immers telkens over een verstrekking (terbeschikkingstelling) van elektriciteit, en niet over een terugbetaling. De werkgever betaalt in deze situaties zelf rechtstreeks de factuur. 

Forfaitaire terugbetaling, in functie van het CREG-tarief

In de circulaire wordt erkend dat de berekening van de werkelijke elektriciteitskosten van een laadbeurt niet voor de hand ligt. Ze wordt beïnvloed door verschillende parameters zoals dag- en nachttarief, een vast, variabel of dynamisch energiecontract, zonnepanelen, het capaciteitstarief… Dit kan leiden tot een grote administratieve last voor zowel de werknemer als de werkgever. 

Voortaan wordt dan ook toegelaten dat de elektriciteitskosten forfaitair terugbetaald worden, in de vorm van een vast bedrag per kilowattuur (kWh). Dit bedrag mag niet meer bedragen dan het tarief dat de CREG publiceert en dat overeenkomt met de gemiddelde commerciële elektriciteitsprijs all-in op de kleinhandelsmarkt voor residentiële klanten met een huishouden met digitale teller met elektrisch voertuig met verbruik van 8.000 kWh/jaar en gemiddelde maandpiek van 7,36 kW.

Daarbij heeft de werkgever 2 opties:

• Vast tarief rekening houdend met de woonplaats van de werknemer
  
  Een eerste mogelijkheid is dat de werkgever telkens het tarief gebruikt dat van toepassing is op het gewest van de woonplaats van de betrokken werknemer.
  
  Dit CREG-tarief wordt per maand bepaald en gepubliceerd. Op basis daarvan zal dan een maximaal bedrag per kWh op kwartaalbasis worden vastgesteld, waarbij:
  • de vaste bedragen per kWh van augustus, september en oktober van het voorgaande jaar de basis vormen voor de berekening van het maximaal vast bedrag per kWh voor de terugbetaling van de verbruikte elektriciteit tijdens het eerste kwartaal van het betrokken jaar;
  • de vaste bedragen per kWh van november en december van het voorgaande jaar en januari van het betrokken jaar de basis vormen voor de berekening van het maximaal vast bedrag per kWh voor de terugbetaling van de verbruikte elektriciteit tijdens het tweede kwartaal van het betrokken jaar;
  • de vaste bedragen per kWh van februari, maart en april van het betrokken jaar vormen de basis voor de berekening van het maximaal vast bedrag per kWh voor de terugbetaling van de verbruikte elektriciteit tijdens het derde kwartaal van dat jaar;
  • de vaste bedragen per kWh van mei, juni en juli van het betrokken jaar vormen de basis voor de berekening van het maximaal vast bedrag per kWh voor de terugbetaling van de verbruikte elektriciteit tijdens het vierde kwartaal van dat jaar.

De fiscale administratie zal de maximale vaste tarieven per kWh telkens bekendmaken, zoals we nu al kennen voor de forfaitaire kilometervergoedingen voor dienstverplaatsingen. 

Voor het eerste kwartaal van 2025 bedraagt het maximaal vast tarief per kWh alvast:

• voor het Vlaams Gewest: 28,22 eurocent/kWh;
• voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest: 32,94 eurocent/kWh;
• voor het Waals Gewest: 32,56 eurocent/kWh.

Uiteraard kunnen werkgevers ook lagere tarieven gebruiken. Mogelijk werden hierrond ook afspraken gemaakt op sector- of ondernemingsniveau
 

• Vast tarief zonder rekening te houden met de woonplaats van de werknemer
  
  De werkgever kan er echter ook voor kiezen om de verbruikte elektriciteit terug te betalen zonder rekening te houden met de woonplaats van zijn werknemers. In dat geval is het maximaal vast tarief per kWh dat de werkgever kan gebruiken, gelijk aan het laagste tarief dat geldt in één van de gewesten voor het betrokken kwartaal. Deze keuze geldt dan voor het hele kalenderjaar.

Specifiek communicatiesysteem

Naast het nagaan van het forfaitair aanvaarde tarief zal de werkgever uiteraard nog het exacte verbruik van de laadbeurt van de bedrijfswagen moeten kennen, om de correcte terugbetaling te doen. Daarom moet de laadpaal beschikken over een specifiek communicatiesysteem. Al kan die communicatie ook onrechtstreeks gebeuren, via de tussenkomst van een leasingmaatschappij of een “charge point operator” (CPO). Uiteraard moet ook voldaan zijn aan de algemene voorwaarden, die we bespraken in ons vorig nieuwsbericht. 

Om nauwkeurig te kunnen meten hoeveelheid elektriciteit wordt verbruikt stelt de circulaire dat elk aangekocht, gehuurd of geleased systeem vanaf 1 januari 2025 zal moeten beschikken over een kWh-meting die voldoet aan minimale voorwaarden op het vlak van de nauwkeurigheid. Deze voorwaarde geldt voor de terugbetalingen van elektriciteitskosten die betrekking hebben op de periode vanaf 1 januari 2025. 

Wat met de RSZ?

Ook voor de RSZ moet de afgenomen elektriciteit in principe terugbetaald worden aan de hand van de effectieve kWh-prijs die de werknemer betaalt aan zijn leverancier. De RSZ aanvaardt een terugbetaling aan de hand van de kWh-prijs van het leveringscontract van de werknemer, waarbij rekening gehouden mag worden met de impact van het capaciteitstarief. De RSZ verduidelijkte reeds dat zelf opgewekte elektriciteit geen impact heeft op de kWh-prijs die de werkgever moet hanteren. Ook de zelf opgewekte elektriciteit wordt dus vergoed aan de hand van hetzelfde kWh-tarief.

Op dit ogenblik wordt een terugbetaling aan de hand van de gemiddelde marktprijs berekend door de CREG, zoals nu vooropgesteld wordt op fiscaal vlak in de nieuwe circulaire, niet aanvaard door de RSZ. Het is nog afwachten of de terugbetaling van elektriciteitskosten zowel fiscaal als sociaalrechtelijk in lijn worden gebracht.

De RSZ aanvaardt wel een terugbetaling op basis van een forfaitair verbruik. De berekening van deze forfaitair bepaalde kWh-prijs moet wel statistisch gefundeerd zijn op basis van de reële uitgaven die een representatieve periode dekken, en moet telkens als er zich een wijziging in de gebruiksgewoonten voordoet opnieuw gebeuren.

Tijdelijke regeling

Voorlopig geldt de regeling (tolerantie) uit de circulaire slechts voor bepaalde duur, vanaf 1 januari 2025 tot en met eind 2025. De administratie verwacht immers dat de systemen voor thuisladen nog zullen evolueren, net zoals de mogelijkheden tot vaststelling van de kostprijs, voor de terugbetaling daarvan. Wanneer de voorlopige einddatum nadert kan dan bekeken worden of een verlenging van de geldigheidsduur nodig is.

Alle elektriciteitskosten die tijdens deze periode gemaakt worden komen voor de forfaitaire terugbetaling in aanmerking, zelfs als ze pas na 1 januari 2026 terugbetaald worden.

Andere situaties?

In de situaties waarin er een terugbetaling gebeurt van elektriciteitskosten, die niet onder het toepassingsgebied van deze circulaire valt, geldt deze tolerantie niet. Het gaat dan bijvoorbeeld over situaties waarin de werknemer zijn eigen wagen oplaadt en de werkgever die kosten zou terugbetalen, of waarin de werknemer zijn bedrijfswagen oplaadt aan een publieke laadpaal. 

In die gevallen moeten voor de terugbetaling dus nog de werkelijke elektriciteitskosten bepaald worden en zal de terugbetaling van de werkgever minstens deels belastbaar zijn. Daarbij moet volgend onderscheid worden gemaakt: 

• De terugbetaling van de elektriciteit die betrekking heeft op professionele verplaatsingen vormt in principe een terugbetaling van een kost eigen aan de werkgever die dus niet belastbaar is.
• De terugbetaling van de elektriciteit die betrekking heeft op het woon-werkverkeer vormt een terugbetaling van reiskosten tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling. Deze vergoeding vormt voor de werknemer een belastbaar voordeel waarop de vrijstelling van (momenteel) 490 euro/jaar in het kader van het woon-werkverkeer wel kan worden toegepast (voor zover de werknemer in zijn personenbelasting kiest voor de forfaitaire aftrek van beroepskosten).
• De terugbetaling van de elektriciteit die betrekking heeft op de zuivere privéverplaatsingen vormt voor de werknemer integraal een belastbaar voordeel van alle aard.

^_Bron:

• ^{_{Circulaire 2024/C/77 van 5 december 2024 over de terugbetaling van elektriciteitskosten door de werkgever voor het thuis opladen van een bedrijfswagen}} 
• ^{_{Antwoorden RSZ, Directie Reglementering}}