Tijdelijke werkloosheid: elektronische controlekaart eC3.2 vanaf 2025 verplicht?

Er zijn vandaag twee mogelijke situaties :

• Jouw onderneming voorziet voor alle werknemers (in cao of arbeidsreglement) een verplichting om gebruik te maken van de elektronische controlekaart. Er wordt geen gebruik meer gemaakt van papieren controlekaarten.
• Jouw onderneming legt geen verplichting op. Elke werknemer kan wel al vrijwillig overstappen van de papieren kaart naar de elektronische versie wanneer je daar als werkgever akkoord mee gaat.

Enkel in de tweede situatie , zal er voor jouw onderneming mogelijk iets wijzigen.

De elektronische eC3.2 is in principe verplicht vanaf 1 januari 2025. Je werknemer kan niet meer kiezen voor de papieren versie van de controlekaart. 

Er zal nochtans een overgangsperiode volgen, zodat iedereen zich kan aanpassen. Zowel de werkgevers als de werknemers kunnen tot en met 30 juni 2025 een uitzondering vragen:

• wanneer de digitalisering van je werknemers meer voorbereiding vraagt, kan je als werkgever een uitzondering vragen voor de volledige onderneming;
• werknemers die zelf individuele problemen ondervinden, zullen ook een tijdelijke uitzondering  kunnen vragen. De werknemer moet dit dan uiteraard ook aan de werkgever laten weten.

Zolang de afwijking duurt, blijft ook het gebruik van het validatieboek dan wel tijdelijk verplicht.

Daarnaast zal het ook nog steeds mogelijk zijn om bij technische problemen of wanneer er nog een onverwachte gebeurtenis plaatsvindt nadat de gegevens voor de lopende maand al verstuurd werden naar de RVA, het werkloosheidsbureau en de uitbetalingsinstelling te verwittigen via e-mail, telefonisch of door zich persoonlijk aan te melden.

• Afwijking op werkgeversniveau

Wil je als onderneming afwijken tijdens de overgangsperiode, dan zal je aan de RVA moeten aantonen dat je voldoende inspanningen hebt geleverd om je werknemers te begeleiden. Je moet dan een gemotiveerde aanvraag doen uiterlijk op de eerste werkloosheidsdag in je bedrijf na 31 december 2024 en je werknemers hierover inlichten.

• Afwijking op werknemersniveau

Enkel de werknemers die nog geen keuze gemaakt hebben om de elektronische controlekaart te gebruiken, kunnen vanaf 1 januari 2025 ook zelf een tijdelijke afwijking vragen.

Deze werknemers moeten hun werkgever verwittigen met een aangetekend schrijven of tegen ontvangstbewijs. Uiterlijk op de 30e dag van de maand volgend op de maand waarin de werknemer voor het eerst tijdelijk werkloos is na 31 december 2024 moet de werknemer ook zijn uitbetalingsinstelling en het bevoegde RVA-kantoor verwittigen. 

Zijn deze voorwaarden niet vervuld, dan deelt de RVA aan de werknemer en aan de werkgever mee dat de werkgever vanaf de maand volgend op de mededeling door de werknemer geen papieren controlekaart meer moet afleveren.

• Aanvraagprocedure

De noodzakelijke formulieren om een afwijking te vragen worden door de RVA nog ter beschikking gesteld.

• Tijdelijke afwijking

Een toegestane afwijking is geldig voor de maand waarin de eerste werkloosheidsdag ligt en de twee daaropvolgende maanden.  Indien nodig, kan daarna op basis van een nieuwe aanvraag nog een verlenging worden toegestaan.

De minister kan, na advies van de RVA, de overgangsperiode mogelijk nog eenmalig verlengen tot en met 31 december 2025. We raden echter aan om hier zeker geen rekening mee te houden, maar je onderneming nu al zo veel mogelijk voor te bereiden op het gebruik van deze nieuwe procedure. Lees hieronder wat er moet gebeuren wanneer je voor 2025 al de overstap wil maken.

In de sector van de beschutte en de sociale werkplaatsen en de maatwerkbedrijven (PC 327) kunnen werkgevers, in tegenstelling tot in andere sectoren, vandaag toestemming vragen om de papieren controlekaarten zelf te bewaren in een kast op het bedrijf. Op die manier kan de werkgever de  betrokken werknemers helpen om deze kaarten correct in te vullen voor ze het werk aanvatten.

Er zal in deze sector geen verplichting komen om de elektronische controlekaart te gebruiken. De huidige regeling met een mogelijkheid van keuze tussen een papieren of een elektronische controlekaart blijft daar van toepassing. 

Je sluit een individueel akkoord met een of meerdere van je werknemers of neemt nu al een verplichting op in je arbeidsreglement of in een cao voor al je werknemers. Aarzel niet om ons te contacteren voor de nodige modeldocumenten.

Je werknemer:

• downloadt de app eC3.2 van de Google of Apple-appstore. De controlekaart invullen kan ook op desktop via de portaalsite van de Sociale Zekerheid.
• logt in via eID of Itsme. Grensarbeiders kunnen een alternatieve digitale sleutel krijgen, maar enkel na afspraak op het werkloosheidsbureau. Als je ook met grensarbeiders werkt, begin je hier dus best zeker op tijd aan.
• kiest in de app om de elektronische controlekaart al in de lopende maand te gebruiken of pas vanaf de volgende maand. Vanaf de gekozen maand wordt er enkel nog elektronisch gewerkt.

De RVA voorziet een infoblad voor werknemers en werkgevers. Je kan daarnaast een handleiding en een instructiefilmpje raadplegen.

Werknemers kunnen voor meer informatie terecht bij hun uitbetalingsinstelling. Bij technische problemen kan je terecht bij het contactcenter van de Sociale Zekerheid op 02/545.50.70 of via het online contactformulier. 

_Bron: 

• _{Controlekaart tijdelijke werkloosheid vanaf 1 januari 2025 enkel nog digitaal | De Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (rva.be)}
• _{KB van 9 juli 2024 tot wijziging van de artikelen 71, 71ter, 137, 138bis en 154 van het koninklijkbesluit van 25 november 1991 houdende de werkloosheidsreglementering betreffende de verplichting van het gebruik van een elektronische controlekaart door de tijdelijk werklozen, BS 16 juli 2024}
• _{MB van 9 juli 2024 tot opheffing van de artikelen 83 tot 86bis van het ministerieel besluit van 26 november1991 houdende de toepassingsregelen van de werkloosheidsreglementering in het kader van het verplicht gebruik van de elektronische controlekaart door tijdelijk werklozen, BS 16 juli 2024}