Numérisation de l’administration du personnel

Le service du personnel et toute l’administration y afférente sont au cœur de votre entreprise. Les travailleurs peuvent s’adresser à lui pour des documents importants, des informations et une oreille attentive. Mais comment aider vos travailleurs RH ? Comment leur faciliter la tâche ? En numérisant l’administration du personnel, votre équipe RH gagne en efficacité. De plus, vos travailleurs en récoltent les fruits, grâce à une plus grande implication. En voici un petit aperçu ! 

Malheureusement, la numérisation effraie encore de nombreux départements du personnel. Pourtant, il s’agit d’une des manières d’augmenter nettement l’efficacité de vos RH. En effet, grâce à une plateforme numérique intégrée, vos travailleurs RH pourront se passer de nombreux outils et de piles de paperasse dans leur travail. Le risque d’erreurs diminue aussi considérablement. Et comme les données du personnel et les autres données sont toujours à jour, vos travailleurs RH ont la possibilité de se concentrer sur ce qui compte vraiment : offrir un soutien optimal à vos travailleurs et faire la différence grâce à une politique du personnel mûrement réfléchie. En outre, des outils automatisés et performants basés sur des données vous aident à prendre de meilleures décisions et à développer votre organisation. 

Bien que le domaine des ressources humaines soit très personnel, un travailleur RH consacre beaucoup de temps à des tâches répétitives, comme le paiement des salaires, la gestion des demandes de congé, le traitement des frais, l’enregistrement des formations, la mise à jour des données personnelles, etc. Tout cela engendre de la frustration, car vos travailleurs RH ont trop peu de temps pour investir leur expertise de manière à vraiment faire une différence pour votre personnel et votre entreprise. 

Grâce à une numérisation efficace et réussie des tâches répétitives, votre travailleur RH n’est plus plongé dans des tâches administratives chronophages. Et les travailleurs qui ne travaillent pas dans votre département RH profitent aussi de la numérisation. Demander un congé ? C’est possible en un clin d’œil, en ligne dans l’outil. Vous améliorez en fait l’expérience des travailleurs pour tout le monde. Et, à votre tour, vous tirez davantage parti de vos travailleurs. Plus vous connaissez et comprenez votre personnel, plus vous pouvez déployer facilement les bonnes personnes au bon endroit dans votre entreprise. Elles peuvent ainsi apporter une valeur ajoutée maximale à votre organisation et continuer à développer leurs qualités et leurs points forts.  

La numérisation fait-elle disparaître le contact humain ? Certainement pas. Au contraire : elle vous permet de suivre la situation de près. En tant que travailleur RH, vous pouvez par exemple voir en un coup d’œil quelle demande de congé vous devez traiter, qui est également en congé au même moment, etc.  

Grâce à la numérisation, vos travailleurs sont aux commandes : ils peuvent notamment introduire des notes de frais plus facilement et plus rapidement. Vous évitez ainsi le problème des tickets perdus. Les données personnelles, comme un numéro de compte bancaire, changent ? Votre travailleur peut aussi les modifier aisément.  

Le temps dégagé par cette numérisation est consacré, par exemple, à la mise en œuvre d’une politique en matière de bien-être, à l’amélioration des processus d’évaluation ou à l’élaboration de trajets d’apprentissage personnels. Ou à une rencontre avec votre travailleur autour d’une tasse de café ! 

Si vous occupez des travailleurs, vous êtes tenu(e) d’enregistrer et de conserver certaines données personnelles dans un dossier du personnel. Un tel dossier peut néanmoins devenir rapidement volumineux et manquer de clarté. Un dossier numérique du personnel s’avère donc très utile. 

Les dossiers numériques du personnel contiennent l’ensemble des données de vos travailleurs, de leur candidature à leur sortie de service. Outre toutes les obligations administratives, ils suivent souvent la croissance et le développement de vos travailleurs. Bref, le dossier numérique du personnel fournit un aperçu complet des données relatives à votre personnel. 

Un certain nombre de documents doivent impérativement figurer dans un dossier numérique du personnel, comme les données personnelles de votre travailleur, le contrat de travail, les conditions… Et qui dit données personnelles, dit évidemment RGPD. Il s’agit des règles que les entreprises doivent respecter en matière de traitement des données à caractère personnel de leur personnel et de leurs clients. Si vous ne vous y conformez pas, vous risquez des amendes. Optez donc pour un outil sûr, comme Connect HR Office, et tenez compte de la validité juridique et des délais de conservation des documents que vous numérisez. 

• Vous passez d’une structure de dossiers papier à une seule archive numérique des RH avec, pour chaque travailleur, un dossier du personnel distinct.  

• Vos travailleurs peuvent télécharger eux-mêmes de nouveaux documents, comme l’attestation de l’ONEM, leur permis de conduire ou leurs certificats médicaux. 

• Vous choisissez parmi différents modèles et paramètres (éventuellement préremplis). 

• Vos travailleurs peuvent signer des documents par voie électronique à l’aide d’itsme ou de leur eID. 

• Un passage d’un temps plein à un 4/5e ? Votre travailleur signe immédiatement le contrat adapté dans l’environnement en ligne. 

• Votre personnel vérifie tous les documents (salariaux) en ligne, ce qui est très pratique.

Pour commencer à numériser votre administration RH, vous devez d’abord déterminer exactement ce que vous voulez numériser. Allez chercher les informations sur le terrain : discutez avec vos travailleurs RH des tâches répétitives qui prennent beaucoup de temps et des possibilités de numérisation qu’ils identifient eux-mêmes. De cette manière, vous favorisez directement le soutien interne à la numérisation – en effet, tout le monde n’est pas favorable au changement.  

Les possibilités pour votre département RH sont les suivantes : 

• Numérisation de l’administration des salaires 

• Suivi des congés et des vacances 

• Suivi des absences pour cause de maladie 

• Notes de frais 

• Gestion numérique du personnel 

• Enregistrement des données personnelles 

• Récapitulatif des formations 

• Aperçu des évaluations 

• Actifs 

• … 

En numérisant le plus possible, vous travaillez plus efficacement, vous gagnez du temps, vous économisez du papier et vous pouvez faire preuve de proactivité. Toutefois, par où commencer exactement la numérisation de votre administration RH ? De quoi devez-vous tenir compte ? Et quels sont les obstacles ? Voici quelques mesures faciles à prendre. 

La numérisation de votre administration RH est un projet ambitieux, pour lequel il est préférable de constituer une équipe de projet, ou de solliciter quelques experts. Ils contribueront à la planification, à l’assistance et au déploiement de la numérisation de votre projet. Parlez-en régulièrement, faites le point sur l’avancement de votre projet et tenez également le département des RH et/ou la direction informés des étapes accomplies et de la suite attendue. Vous aimeriez vous appuyer sur un expert RH pour ce faire ? Notre équipe se fera un plaisir de vous aider. 

Nous ne travaillons plus de la même manière qu’il y a 10 ans. Selon une analyse réalisée par Acerta, 53 % des entreprises envoient les fiches de paie à leurs travailleurs par voie numérique. Déterminez donc quels processus RH (et l’administration RH correspondante) vous pouvez numériser et qui assumera quel rôle dans ceux-ci. Prenez le temps nécessaire pour ce faire, afin de comprendre l’impact, les groupes-cibles et les interfaces des différents processus. Il est préférable de procéder par phases, par ordre d’importance et d’urgence.  

Si vous avez bien suivi l’étape précédente, vous savez quels processus RH nécessitent le plus de travail administratif. Dressez une liste des éléments que vous souhaitez numériser et tenez compte de la confidentialité des données personnelles. Si vous utilisez déjà d’autres outils RH dans votre organisation (comme un outil d’enregistrement du temps), vérifiez si vous pouvez associer les différents systèmes. L’outil de payroll d’Acerta, par exemple, se combine facilement avec tous vos systèmes.

Testez d’abord différents processus RH en profondeur dans l’environnement de démonstration de votre outil RH. Impliquez différents travailleurs (jouant des rôles variés) dans cette phase de test, afin de pouvoir optimiser la numérisation de votre administration RH sur la base de ce feed-back. 

Vous avez testé l’outil de manière approfondie ? Dans ce cas, il est temps de passer à l’environnement numérique même. Déterminez un calendrier pour votre déploiement interne, n’oubliez pas de le communiquer à votre personnel et au(x) responsable(s) et prévoyez des formations afin que chacun maîtrise l’outil. À l’instar d’un être humain, un dossier du personnel n’est jamais statique. En effet, les RH ajoutent des éléments, les travailleurs peuvent demander des congés, soumettre des certificats médicaux, enregistrer des formations... Un nouvel avenant au règlement de travail  ? Vous réglez cela en quelques clics. Une fois que l’outil est opérationnel, il est préférable d’organiser un moment de feed-back pour évaluer l’outil et le nouveau fonctionnement. 

Après la mise en œuvre, vous pouvez commencer à numériser les documents papier existants. Dressez un récapitulatif des types de documents dont vous disposez et que vous aimeriez/devez numériser, et commencez par ordre de priorité. Si vous travailliez encore complètement hors ligne, ce sera déjà un bon début !