Procédure d’élaboration ou de modification du règlement de travail

Vous êtes tenu de rédiger un règlement de travail dès que vous occupez un travailleur. Dans ce document, vous devez énumérer et expliquer tous les droits et obligations du travailleur, et aborder toutes les informations relatives à la durée du travail et aux conditions de travail. L’objectif consiste à établir un document contenant des renseignements clairs et transparents. Quelle est la meilleure façon de procéder ? Et comment apporter des modifications à votre règlement de travail ? Nous vous expliquons tout. 

Un règlement de travail est obligatoire et doit être élaboré et modifié conformément à la loi.

• Les données de votre entreprise : nom, adresse, numéro de TVA... 

• Les droits et obligations du travailleur et de l’employeur 

• Les accords sur les éléments suivants :  

• Durée du travail : horaires… 

• Pauses 

• Paiement des salaires 

• Régime des congés : nombre de jours de vacances légales, procédure de demande et d’octroi... 

• Maladie  

• Informations sur le salaire : 

• Mode de paiement 

• Moment du paiement 

• Critères de détermination du salaire 

• Informations sur le licenciement : 

• Délais de préavis 

• Motivations de licenciement pour motif grave 

• Mention des conventions collectives de travail et de la politique d’entreprise (accords sur les conditions de travail) 

• Coordonnées pertinentes : 

• Du conseil d’entreprise 

• De la délégation syndicale 

• Du comité pour la prévention et la protection au travail 

Vous avez rédigé le règlement de travail ? Dans ce cas, vous devez en fournir une copie à la direction régionale de l’« Inspection du travail - Contrôle des lois sociales » dans les huit jours suivant l’entrée en vigueur ou la modification. Vous le faites via reglementdetravail.belgique.be avec votre carte d’identité électronique ou avec itsme. 

À son entrée en service, chaque travailleur doit recevoir un exemplaire du règlement de travail. En outre, en cas de modification de ce règlement, vous devez à nouveau fournir une copie de la nouvelle version à chaque membre du personnel. 

Vous devez aussi conserver une copie du règlement de travail à chaque endroit où vous occupez du personnel. Et vos travailleurs doivent bien sûr toujours avoir accès à ce document. Ils doivent savoir clairement où ils peuvent le consulter. 

Votre entreprise possède un conseil d’entreprise ? Dans ce cas, c’est ce conseil qui modifie le projet de règlement de travail. En cas d’accord au sein du conseil d’entreprise, le règlement entre en vigueur quinze jours après cet accord.  

Si aucun accord n’est trouvé, le président soumet le dossier à l’« Inspection du travail - Contrôle des lois sociales » dans les quinze jours suivant la réunion du conseil d’entreprise. Celle-ci tente ensuite de concilier les points de vue divergents dans un délai de trente jours. Elle n’y parvient pas ? La commission paritaire se penche alors sur la question. Aucun accord n’est trouvé non plus ? La commission paritaire tranche lors d’un vote. 

Si votre entreprise n’a pas de conseil d’entreprise, c’est vous, l’employeur, qui établissez un projet modifié de règlement de travail. Vous en informez vos travailleurs et vous l’affichez à un endroit bien visible et accessible. Vos travailleurs disposent ensuite de quinze jours pour écrire leurs éventuelles remarques dans le registre des remarques.  

Deux scénarios sont possibles : 

• Pas de remarques 

           Le nouveau règlement de travail entre en vigueur le quinzième jour suivant l’affichage du règlement.  

• Remarques 

           Vous envoyez le règlement à l’inspection sociale, qui tente ensuite de concilier les points de vue dans les trente jours. Si elle n’y parvient pas, la commission paritaire se penche sur la question. Si aucun accord n’est trouvé non plus, la commission paritaire tranche au moyen d’un vote. 

Il est également possible qu’une loi sur le travail ait été modifiée et que cela ait un impact sur votre règlement. Dans ce cas, vous n’êtes pas toujours obligé de communiquer la modification à vos travailleurs à l’aide d’une modification du règlement de travail. Néanmoins, il est souvent conseillé de le faire afin d’éviter les mauvaises surprises. 

S’il s’agit d’une modification limitée, comme la modification de l’adresse de l’inspection « Contrôle des lois sociales », vous pouvez vous contenter d’afficher la nouvelle version à un endroit visible et de la fournir à vos travailleurs. Vous pouvez enregistrer le règlement de travail par voie numérique dans le module Dossier numérique du personnel de notre outil ​​Connect HR Office. Si vous apportez une modification, votre travailleur en sera automatiquement informé et pourra facilement signer la nouvelle version. 

L’inspection « Contrôle des lois sociales » effectue des contrôles réguliers pour vérifier si votre règlement de travail est correct et respecté dans votre entreprise. Ces contrôles sont un peu plus fréquents dans les secteurs qu’ils considèrent comme propices à la fraude : Horeca, construction, entreprises vertes, car wash...  

Lors d’un tel contrôle, l’inspection vérifie si le règlement de travail est à jour, si vous respectez la loi sur le bien-être, si les horaires fixés sont respectés, etc. Les entreprises qui ne respectent pas la législation sociale s’exposent à des amendes salées. Raison de plus de vous assurer que votre règlement de travail est toujours à la page. 

Acerta Consult dispose des modèles de documents nécessaires pour votre règlement de travail et ses annexes. Vous pouvez les obtenir via le module Modèles de documents dans Juricible, chapitre IV ou via la ​​page DIY d’Acerta Consult.