Je eerste medewerker inschrijven

Als je iemand aanwerft, hoor je die vooraf officieel in te schrijven. Dat gebeurt via een Dimona: ‘Déclaration Immédiate’ – in het Nederlands is dat ‘Onmiddellijke Aangifte’. Het juist opstarten en opvolgen van deze administratie kun je met een gerust hart aan jouw sociaal secretariaat overlaten.

Minstens twee werkdagen voor jouw nieuwe medewerker aan de slag gaat, meld je zijn of haar indiensttreding. Via een payrolltool volstaat één werkdag. Bij een uitdiensttreding doe je het ten laatste op de dag zelf. De Dimona-aangifte is ook verplicht voor een jobstudent, gelegenheidsmedewerker, flexi-medewerker of een vaste medewerker met doelgroepvermindering in de horeca. Ook wanneer je bepaalde stagiairs of leerlingen voor jou laat werken, kan het zijn dat je hen in Dimona moet melden. Bezorg daarom de leerovereenkomst aan je dossierbeheerder met de vraag of een Dimona nodig is en zo ja, welk type. 

Voor een horecamedewerker, seizoenspersoneel in land- en tuinbouw of een flexijob dien je de Dimona-aangifte telkens opnieuw in bij de aanvang van iedere werkdag.

• Geef aan of het een in- of uitdiensttreding is en stuur je aangifte online naar de RSZ.
• Je krijgt onmiddellijk een ontvangstbericht met een Dimona-code (OAT-code).
• Binnen de tien dagen na de ontvangst van je aangifte stuurt de RSZ een bericht naar jou of naar je sociaal secretariaat. Hierin staan die OAT-code en de geregistreerde gegevens.
• Vond je nog een foutje? Dan corrigeer je dat binnen maximaal vijf werkdagen. Doe je dat niet, dan is de aangifte definitief.

Vergat je je Dimona-aangifte op voorhand door te geven? Stuur ze dan alsnog zo snel mogelijk door om een sanctie en boete te vermijden.

Via de DmfA-aangifte (Déclaration Multifonctionelle/Multifunctionele Aangifte) bezorg je de arbeidsprestaties en loongegevens van je medewerker aan je sociaal secretariaat. Jouw sociaal secretariaat zorgt voor jouw DmfA-aangifte. Dit is een driemaandelijkse verplichting om de verschuldigde bijdragen te berekenen. De gegevens vloeien door naar de instellingen verantwoordelijk voor socialezekerheidsuitkeringen: Groeipakket, pensioen, werkloosheid, ziekteverzekering, arbeidsongevallen ...

Hopelijk overkomt het jullie nooit, maar in het geval van ‘sociaal risico’ hoor je ook een aangifte te doen. Dat is het geval wanneer je medewerker niet meer kan werken door een arbeidsongeval of beroepsziekte. Heb je weinig werk of is er een technisch probleem, dan kan je je werknemer economisch of technisch werkloos zetten. Hij maakt bijgevolg geen aanspraak op loon. Dit is het geval wanneer er tijdelijk niet genoeg werk is . Bijvoorbeeld, wanneer een grote bestelling geannuleerd wordt of als extreem slecht weer jullie parten speelt. Dan roep je economische of tijdelijke werkloosheid in om het contract van je medewerker tijdelijk te schorsen.

De info die je doorgaf via de verplichte Dimona- en DmfA-aangiften moet je dan aanvullen, om te bepalen in welke mate je medewerker recht heeft op een socialezekerheidsuitkering.