Élections sociales : complétez le registre des intérimaires en temps voulu (ou obtenez la dispense)

Les entreprises sont tenues d’organiser des élections sociales si elles font partie du secteur privé et atteignent le seuil d’effectifs pour devoir créer ou renouveler un conseil d’entreprise (CE) et/ou un comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT).

Pour savoir si vous atteignez ce seuil d’effectifs, examinez la moyenne habituelle d’occupation de travailleurs et d’intérimaires au sein de l’unité technique d’exploitation (UTE) pendant la période de référence.

L’occupation moyenne doit être calculée selon une formule spécifique qui diffère pour vos collaborateurs et vos intérimaires. Vous souhaitez un accompagnement pour ce faire ? Vous pouvez compter sur l’expertise d’Acerta.

Les prochaines élections sociales auront lieu en mai 2024. Pour la période de référence pour le calcul du seuil d’effectifs, cela signifie ce qui suit :

• L’année de référence pour le calcul de l’occupationmoyenne habituelle de travailleurs dans votre entreprise a débuté le 1^er octobre 2022 et se termine le 30 septembre 2023.
• Le trimestre de référence pour le calcul de l’occupation moyenne habituelle d’intérimaires dans votre entreprise commence le 1^er avril 2023 et se termine le 30 juin 2023. Si vous faites appel à des intérimaires au cours de ce trimestre, vous devez le consigner dans un registre. Toutefois, vous pouvez être dispensé de l’obligation de tenir un registre des intérimaires. Lisez la suite pour plus de détails.

Dans le cadre du travail intérimaire, 3 parties sont impliquées : l’agence d’intérim, l’intérimaire et l’utilisateur.

• L’agence d’intérim est l’employeur de l’intérimaire.
• L’intérimaire est le travailleur de l’agence d’intérim.
• L’entreprise où l’intérimaire est employé constitue l’utilisateur.

Les intérimaires ne comptent pas pour le calcul de l’occupation moyenne habituelle chez leur propre employeur (l’agence d’intérim).

Les intérimaires travaillant dans votre UTE au deuxième trimestre 2023comptent pour le calcul de l’occupation moyenne habituelle dans votre UTE en tant qu’utilisateur, dans la mesure où ils ne remplacent pas de collaborateurs chez vous pendant la suspension de l’exécution de leur contrat.

Si vous avez recours à des intérimaires au cours du deuxième trimestre de 2023, vous êtes tenu de consigner dans un registre quels intérimaires vous occupez et pendant combien de temps durant ce trimestre.

Ce registre constitue une annexe au registre général du personnel. Vous le conservez à l’adresse à laquelle vous êtes inscrit à l’ONSS en tant qu’employeur.

Dans ce registre, vous attribuez à chaque intérimaire travaillant pour vous pendant cette période un numéro d’enregistrement dans une numérotation continue et par ordre chronologique. En plus de ce numéro d’enregistrement, vous notez pour chaque intérimaire :

• les nom et prénom ;
• la date du début de la mise à disposition  de l’intérimaire dans votre entreprise ;
• la date de fin de la mise à disposition de l’intérimaire dans votre entreprise ;
• l’agence d’intérim qui occupe l’intérimaire ;
• la durée hebdomadaire de travail de l’intérimaire.

Cette obligation légale de tenir un registre spécial des intérimaires pendant le deuxième trimestre 2023 vise à vérifier si votre entreprise atteint ou non le seuil d’effectifs de 50 ou 100 travailleurs, en tenant compte des intérimaires.

Les intérimaires qui travaillaient déjà pour vous avant le deuxième trimestre de 2023 comptent pour le calcul de votre occupation moyenne habituelle, mais uniquement pour la période pendant laquelle ils ont été inscrits dans votre registre au cours du deuxième trimestre de 2023. Les jours qui précèdent le deuxième trimestre de 2023, ou les jours suivant ce deuxième trimestre, ne comptent donc pas.

Entre le 1^er janvier 2023 et le 31 mars 2023, vous pouvez obtenir, via votre conseil d’entreprise, une dispense de l’obligation de tenir un registre des intérimaires. Comment cela se passe-t-il concrètement ?

Si votre UTE dépasse le seuil de 100 travailleurs, vous êtes dispensé de l’obligation de tenir un registre spécial des intérimaires au cours du deuxième trimestre 2023 à condition :

• qu’il existe déjà un CE dans votre UTE à l’heure actuelle ; et
• que, lors d’une réunion ayant lieu au cours dupremier trimestre 2023, le CE constate dans une déclaration unanime que le seuil de 100 travailleurs a déjà été dépassé, et
• que cette déclaration soit incluse dans le procès-verbal de la réunion du CE.

Si, sans compter les intérimaires, le seuil de 100 travailleurs a déjà été dépassé, vous devrez de toute façon entamer la procédure d’élections sociales, tant pour le CE que pour le CPPT. Vous n’avez donc pas besoin d’un registre spécial des intérimaires pour savoir si le seuil d’effectifs est atteint ou non.

Si votre UTE dépasse le seuil de 100 travailleurs, et que vous voulez avoir recours à cette dispense :

• Assurez-vous de mettre à l’ordre du jour d’une réunion de votre CE ayant lieu pendant le premier trimestre 2023 (c’est-à-dire au plus tard le 31 mars 2023) la constatation du dépassement du seuil de 100 travailleurs, et
• Veillez à ce que la déclaration unanime du CE à ce sujet soit explicitement et clairement actée dans le procès-verbal de la réunion.

Attention : si votre CE effectue une telle déclaration, et qu’une discussion survient malgré tout concernant le calcul du seuil (et/ou l’UTE) ultérieurement, au début de la procédure électorale, vous devez toujours prendre en compte les intérimaires concernés pour le calcul de l’occupation moyenne habituelle dans votre UTE. Si, à la suite de la dispense susmentionnée, vous n’avez pas tenu de registre spécial des intérimaires dans un tel cas, vous devrez vous appuyer sur d’autres documents (comme les factures de l’agence d’intérim) pour ce faire.

Source :  Loi du 4 décembre 2007 relative aux élections sociales

Cet article est basé sur la législation existante relative aux élections sociales de 2020, ainsi que sur l’avis formulé par le CNT au sujet des modifications apportées à la législation pour les élections sociales de 2024. Les informations qui figurent dans cet article sont donc sous réserve de ces modifications de la loi.