Sociale verkiezingen: zorg tijdig voor (vrijstelling) register uitzendkrachten

Bedrijven zijn verplicht om sociale verkiezingen te organiseren als ze tot de privésector behoren en de personeelsdrempel bereiken om een ondernemingsraad (OR) en/of het comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW) te moeten oprichten of hernieuwen.

Om te weten of je die personeelsdrempel bereikt, kijk je naar de gewoonlijk gemiddelde tewerkstelling van werknemers en uitzendkrachten binnen de technische bedrijfseenheid (TBE) gedurende de referteperiode.

De gemiddelde tewerkstelling moet worden berekend volgens een specifieke formule die verschillend is voor je medewerkers en uitzendkrachten. Wil je graag ondersteuning hiervoor? Vertrouw op de expertise van Acerta.

De volgende sociale verkiezingen vinden plaats in mei 2024. Voor de referteperiode voor de berekening van de personeelsdrempel betekent dit:

• Het refertejaar voor de berekening van de gewoonlijk gemiddelde tewerkstelling van werknemers in je onderneming is gestart op 1 oktober 2022 en loopt tot en met 30 september 2023.
• Het refertetrimester voor de berekening van de gewoonlijk gemiddelde tewerkstelling van uitzendkrachten in je onderneming start op 1 april 2023 en loopt tot en met 30 juni 2023. Als je tijdens dat trimester beroep doet op uitzendkrachten, moet je dit bijhouden in een register. Je kan echter een vrijstelling bekomen van de verplichting om een register van uitzendkrachten bij te houden. Lees verder voor meer details.

Bij uitzendarbeid zijn er 3 partijen betrokken: het uitzendkantoor, de uitzendkracht en de gebruiker.

• Het uitzendkantoor is de werkgever van de uitzendkracht.
• De uitzendkracht is de werknemer van het uitzendkantoor.
• De onderneming waar de uitzendkracht gaat werken, is de gebruiker.

Uitzendkrachten tellen niet mee voor de berekening van de gewoonlijk gemiddelde tewerkstelling bij hun eigen werkgever (het uitzendkantoor).

De uitzendkrachten die bij jou in de TBE aan de slag zijn in het tweede trimester van 2023, tellen wél mee voor de berekening van de gemiddelde tewerkstelling in jouw TBE als gebruiker, voor zover ze bij jou geen medewerkers vervangen gedurende de schorsing van de uitvoering van hun overeenkomst.

Als je tijdens het tweede trimester van 2023 beroep doet op uitzendkrachten, dan ben je verplicht om tijdens dat trimester in een register bij te houden op welke uitzendkrachten je beroep doet en voor hoelang.

Het register vormt een bijlage bij het algemeen personeelsregister. Je bewaart dit register op het adres waaronder je als werkgever bent ingeschreven bij de RSZ.

Je geeft elke uitzendkracht die in deze periode bij je werkt, in dit register een inschrijvingsnummer volgens een doorlopende nummering en in chronologische volgorde. Naast dit inschrijvingsnummer noteer je voor elke uitzendkracht:

• de naam en de voornaam;
• de datum van het begin van de terbeschikkingstelling van de uitzendkracht aan jouw onderneming;
• de datum van het einde van de terbeschikkingstelling van de uitzendkracht aan jouw onderneming;
• het uitzendkantoor dat de uitzendkracht tewerkstelt;
• de wekelijkse arbeidsduur van de uitzendkracht.

Deze wettelijke verplichting om tijdens het tweede trimester van 2023 een bijzonder register van uitzendkrachten bij te houden, is bedoeld om na te gaan of je onderneming, rekening houdend met de uitzendkrachten, (al dan niet) de personeelsdrempel van 50 of 100 werknemers haalt.

Uitzendkrachten die al van vóór het tweede trimester van 2023 bij jou aan de slag zijn, tellen mee voor de berekening van jouw gewoonlijk gemiddelde tewerkstelling, maar alleen voor de periode gedurende dewelke zij tijdens het tweede trimester van 2023 zijn ingeschreven in je register. De dagen die voorafgaan aan het tweede trimester van 2023, of de dagen die op dat tweede trimester volgen, tellen dus niet mee.

Tussen 1 januari 2023 en 31 maart 2023 kan je ondernemingsraad zorgen voor een vrijstelling van de verplichting om een register van uitzendkrachten bij te houden. Hoe gaat dat in zijn werk?

Als je TBE de drempel van 100 werknemers overschrijdt, dan ben je vrijgesteld van de verplichting om tijdens het tweede trimester van 2023 een bijzonder register van uitzendkrachten bij te houden, op voorwaarde dat:

• in je TBE momenteel al een OR bestaat, én
• die OR op een vergadering die plaatsvindt in de loop van het eerste trimester van 2023 bij unanieme verklaring vaststelt dat de drempel van 100 werknemers al werd overschreden, én
• deze verklaring wordt opgenomen in de notulen van de vergadering van de OR.

Wanneer, zonder de uitzendkrachten mee te tellen, de drempel van 100 werknemers al werd overschreden, zal je de sociale verkiezingsprocedure sowieso moeten opstarten, zowel voor de OR als voor het CPBW. Je hebt dan geen bijzonder register van uitzendkrachten nodig om zicht te krijgen op het al dan niet bereiken van de personeelsdrempel.

Als jouw TBE de drempel van 100 werknemers overschrijdt, en je wilt van deze vrijstelling gebruik maken:

• Denk er dan aan om de vaststelling van overschrijding van de drempel van 100 te agenderen op een vergadering van je OR die plaatsvindt tijdens het eerste trimester van 2023 (dus ten laatste op 31 maart 2023), en
• Zorg ervoor dat de unanieme verklaring van de OR hierover expliciet en duidelijk wordt opgenomen in de notulen van de vergadering.

Let wel: als je OR zo’n verklaring aflegt, en er zou later, aan het begin van de verkiezingsprocedure, tóch nog een discussie ontstaan over de berekening van de drempel (en/of de TBE), dan moet je de betrokken uitzendkrachten alsnog in rekening nemen voor de berekening van de gewoonlijk gemiddelde tewerkstelling in je TBE. Als je ten gevolge van de voormelde vrijstelling in zo’n geval geen bijzonder register van uitzendkrachten bijhield, moet je hiervoor dan terugvallen op andere documenten (bv. de facturen van het uitzendkantoor).

Bron:  Wet van 4 december 2007 betreffende de sociale verkiezingen

Dit artikel is gebaseerd op de bestaande wetgeving over de sociale verkiezingen van 2020, en het advies van de NAR over de aanpassingen aan de wetgeving voor de sociale verkiezingen van 2024. De informatie in dit artikel is onder voorbehoud van deze wetswijziging.