Extension de l’enregistrement des présences dans le secteur du nettoyage

Il existait déjà une obligation d’enregistrement des présences sur les chantiers où sont effectués des travaux immobiliers dont le montant total est de minimum 500 000 € (hors TVA).

Voici quelques exemples de travaux immobiliers de ce type :

• travaux de maçonnerie et de béton ;
• travaux de toiture ;
• travaux de nettoyage et d’entretien ;
• travaux d’électricité

Prochainement, l’arrivée, le départ et les pauses sur le lieu de travail dans le cadre d’activités d’entretien et/ou de nettoyage de biens immobiliers devront aussi être enregistrés électroniquement, et l’obligation d’enregistrement sera également étendue à tous les chantiers et à toutes les personnes physiques (quel que soit leur statut : travailleurs, indépendants, travailleurs détachés, entrepreneurs, sous-traitants, apprentis, etc.). Cette obligation est soumise aux mêmes conditions de seuil que celles applicables à la déclaration des travaux du type "travaux immobiliers"(article 30 bis). En effet, l'enregistrement est obligatoire si une déclaration de travaux est nécessaire.

Les seuils suivants sont utilisés pour l'obligation d'enregistrement des présences (par chantier) :

Cet enregistrement des présences assure une amélioration de la sécurité sur le lieu de travail et lutte contre le travail au noir, le statut de faux indépendant et l’exploitation. Pour les entrepreneurs et les sous-traitants, cela signifie également moins de charges administratives relatives à la publication des heures de travail.

Ne sont pas soumis à cette obligation :

• Les secteurs publics et privés qui font entretenir leurs locaux par leur propre personnel de nettoyage ;
• La personne physique qui fait effectuer des activités de nettoyage uniquement à des fins privées ;
• Les entreprises de titres-services (leur donneur d’ordre étant une personne physique qui fait effectuer les activités de nettoyage exclusivement à des fins privées).

Les présences devront être enregistrées au moyen d’un système électronique d’enregistrement des présences ou d’une autre méthode d’enregistrement. Il sera possible d’utiliser une autre méthode d’enregistrement si celle-ci offre des garanties équivalentes au système d’enregistrement susmentionné. 

Les garanties que doit offrir une méthode d’enregistrement automatique autre que le système d’enregistrement électronique, de même que les propriétés, les moyens d’enregistrement et les spécifications techniques ont été déterminés par arrêté royal. Pour obtenir des informations plus détaillées sur ces garanties, nous vous invitons à consulter le Guide sectoriel sur Juricible à la section 10.5.3.Enregistrement des présences. 

Sur le portail de la sécurité sociale, l’ONSS met une application électronique sécurisée à la disposition des personnes concernées par l’obligation d’enregistrement. Une nouvelle application est en voie de développement, à savoir « Check In and Out at Work ». 

Notre partenaire GeoDynamics peut vous assister avec des outils pour l'enregistrement des présences. Pour plus d'informations, nous vous invitons à contacter votre gestionnaire de dossier. 

Le système d’enregistrement doit enregistrer les données suivantes :

• les données d’identification de la personne physique ;
• l’adresse ou la description géographique du lieu de travail ;
• la qualité en laquelle une personne physique se trouve sur le lieu de travail (travailleur, indépendant, travailleur détaché, indépendant détaché, entrepreneur ou sous-traitant) ;
• les données d’identification de l’employeur, lorsque la personne physique est un travailleur ;
• lorsque la personne physique est un indépendant, les données d’identification de la personne physique ou morale à la demande de laquelle le travail est effectué ;
• la date et toutes les heures de départ et d’arrivée sur le lieu de travail, ainsi que la date et toutes les heures de début et de fin des pauses sur le lieu de travail

L’employeur paie un forfait de 7 euros par mois pour compenser l’utilisation du smartphone privé du travailleur et pour l’espace de données utilisé. 

Attention : les données collectées via le smartphone privé dans le cadre de l’enregistrement des présences sont des données personnelles. Tout traitement des données collectées dans le cadre de l’enregistrement électronique du travailleur sera donc soumis au règlement général sur la protection des données (RGPD). Veillez également à mettre à jour votre politique de confidentialité. Pour ce faire, vous pouvez contacter legal.bruwal@acerta.be.  

Le législateur prévoit une chaîne d’obligations entre les différents entrepreneurs et sous-traitants actifs sur un chantier. Pour obtenir des informations plus détaillées sur les obligations entre l’entrepreneur et le sous-traitant, nous vous invitons à consulter la section 10.5.3.Enregistrement des présences de votre Guide sectoriel sur Juricible (guide dont vous pouvez disposer gratuitement en qualité de client du secrétariat social). 

Le non-respect des prescriptions et obligations relatives à cet enregistrement des présences est repris dans le Code pénal social et est sanctionné, en fonction de l’infraction, par une sanction de niveau 1 ou de niveau 3 (à savoir une amende administrative allant de 400 à 4000 euros ou une amende pénale allant de 800 à 8000 euros), multipliée par le nombre de travailleurs concernés.

L’obligation d’enregistrement des présences entrera en vigueur le 1er septembre 2024.  

Le service en ligne Check In and Out at Work est déjà disponible depuis le 1er janvier 2024. Les collaborateurs peuvent déjà enregistrer leurs activités de nettoyage depuis cette date, mais l’obligation effective d’enregistrer ces activités ne s’appliquera à partir du 1er septembre 2024.  

Il y aura une période de transition sans pénalités. En septembre, octobre, novembre et décembre 2024, les services d’inspection compétents aideront les utilisateurs à se conformer à la nouvelle législation. Aucune amende ne sera imposée jusqu’au 31 décembre 2024, sauf en cas de fraude.