De aanwezigheidsregistratie in de schoonmaaksector breidt uit

Er bestond al een verplichte aanwezigheidsregistratie op werven waar werken in onroerende staat worden uitgevoerd waarvan het totaalbedrag minstens 500.000 euro bedraagt (excl. BTW).

Enkele voorbeelden van dergelijke werken in onroerende staat zijn:

• metsel- en betonwerken;
• dakwerken;
• schoonmaak- en onderhoudswerken;
• elektriciteitswerken

Vanaf 1 september moeten aankomst, vertrek en rustpauzes op de arbeidsplaats bij onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten van onroerende goederen ook elektronisch geregistreerd worden en zal de registratieplicht ook uitgebreid worden naar alle natuurlijke personen (ongeacht hun status: werknemers, zelfstandige, gedetacheerde, (onder)aannemers, leerlingen, etc.). Verder is de verplichting onderworpen aan dezelfde drempelvoorwaarden die van toepassing zijn bij de aangifte van werken van het type "werken in onroerende staat" (artikel 30bis). Dit wil zeggen dat de registratie verplicht is als een aangifte van werken vereist is. 

Voor de verplichte aanwezigheidsregistratie worden bijgevolg volgende drempelbedragen gehanteerd (per werf): 

Deze aanwezigheidsregistratie zorgt voor een verbetering van de veiligheid op de arbeidsplaats en gaat zwartwerk, schijnzelfstandigheid en uitbuiting tegen. Voor aannemers en onderaannemers betekent dit ook minder administratie rond de bekendmaking van de arbeidsuren.

Voor wie geldt de verplichting niet:

• De publieke en particuliere sectoren die hun lokalen laten onderhouden door hun eigen schoonmaakpersoneel;
• De natuurlijke persoon die reinigingsactiviteiten enkel voor privédoeleinden laat uitvoeren;
• Dienstencheque-bedrijven (aangezien hun opdrachtgever een natuurlijke persoon is die de reinigingsactiviteiten uitsluitend voor privédoeleinden laat uitvoeren).

De aanwezigheid zal geregistreerd moeten worden door middel van een elektronisch aanwezigheidsregistratiesysteem of een andere registratiewijze. Het zal mogelijk zijn een andere registratiewijze te gebruiken indien deze registratiewijze gelijkwaardige waarborgen biedt als het bovenstaande registratiesysteem.

De waarborgen waaraan een andere automatische registratiewijze dan het elektronisch registratiesysteem moet voldoen, evenals de eigenschappen, registratiemiddelen en technische specificaties werden bepaald bij Koninklijk Besluit. Voor een uitgebreide bespreking van deze waarborgen, consulteer de sectorale gids afdeling 10.5.3 Aanwezigheidsregistratie.

De RSZ stelt zelf een beveiligde elektronische applicatie op de portaalsite van de sociale zekerheid ter beschikking van de personen voor wie de inschrijvingsplicht geldt. In dat kader wordt een nieuwe applicatie ontwikkeld, namelijk: "Check In and Out at Work".

Onze partner GeoDynamics kan je via tooling ondersteunen met je aanwezigheidsregistratie. Voor meer informatie: neem contact op met je dossierbeheerder.

Het registratiesysteem moet volgende gegevens registreren:

• de identificatiegegevens van de natuurlijke persoon;
• het adres of de geografische omschrijving van de arbeidsplaats;
• de hoedanigheid waarin een natuurlijke persoon zich bevindt op de arbeidsplaats (werknemer, een zelfstandige, een gedetacheerde werknemer, een gedetacheerde zelfstandige, een aannemer of een onderaannemer);
• de identificatiegegevens van de werkgever, wanneer de natuurlijke persoon een werknemer is;
• wanneer de natuurlijke persoon een zelfstandige is, de identificatiegegevens van de natuurlijke persoon of rechtspersoon in wiens opdracht een werk wordt verricht;
• datum en alle uren van vertrek en aankomst op de arbeidsplaats evenals de datum en alle begin- en einduren van rustpauzes op de arbeidsplaats

Ter compensatie van het gebruik van de privésmartphone van de werknemer en de gebruikte dataruimte betaalt de werkgever een forfaitaire vergoeding van 7 euro per maand. 

Let op: de gegevens die via de privésmartphone worden verzameld in het kader van de aanwezigheidsregistratie zijn persoonsgegevens. Elke verwerking van de gegevens die zijn verzameld in het kader van de elektronische registratie door de werknemer zal dan ook onderworpen zijn aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming of AVG. Zorg dan ook voor een update van uw privacypolicy. Je kan hiervoor contact opnemen met legal.consult@acerta.be .  

De wetgever voorziet een keten van verplichtingen tussen de verschillende aannemers en onderaannemers werkzaam op een werf.  Voor een uitgebreide bespreking van verplichting tussen aannemer en onderaannemer, raadpleeg de sectorale gids afdeling 10.5.3. Aanwezigheidsregistratie. 

De niet-naleving van de voorschriften en verplichtingen over deze aanwezigheidsregistratie worden opgenomen in het sociaal strafwetboek en worden, afhankelijk van de overtreding gesanctioneerd met een sanctie van niveau 1 of niveau 3 (dit is een administratieve geldboete van 400 tot 4.000 euro of een strafrechtelijke geldboete van 800 tot 8.000 euro), vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers.

De aanwezigheidsregistratieverplichting treedt vanaf 1 september 2024 effectief in werking.  

De onlinedienst Check In and Out at Work was al beschikbaar vanaf 1 januari 2024. Medewerkers konden hun schoonmaakactiviteiten al registreren vanaf die datum, maar de effectieve verplichting om deze activiteiten te registreren, geldt dus vanaf 1 september 2024.  

Er zal een overgangsperiode plaatsvinden zonder sancties. In september, oktober, november en december 2024 zullen de bevoegde inspectiediensten gebruikers helpen om aan de nieuwe wetgeving te voldoen. Tot 31 december 2024 worden er geen boetes opgelegd, tenzij er fraude wordt vastgesteld.