La digitalisation des processus RH

Il n’est pas surprenant que le payroll soit le processus RH le plus numérisé : 80 % des PME traitent leur payroll par voie numérique. Cela s’explique, d’une part, par le fait que les secrétariats sociaux tels qu’Acerta offrent un soutien numérique et d’autre part, par le fait que les entreprises connaissent tout de même une tendance à la digitalisation.

Outre le payroll, les données et processus RH plus administratifs se digitalisent à leur rythme. Prenons, par exemple, la gestion des modifications des données personnelles, des présences et des absences, ainsi que duplanning du personnel et de travail. Il existe cependant des différences entre les toutes petites entreprises et les PME un peu plus grandes. En général, les toutes petites entreprises sont moins avancées en termes de digitalisation : le taux de digitalisation des quatre processus RH les plus numérisés y est de 56 %, alors qu’il est de 82 % pour les PME un peu plus grandes.

Une étude qualitative antérieure avait déjà montré que les points sensibles liés à l’administration des RH augmentaient proportionnellement à la taille de l’organisation. Le fait d’avoir plus de travailleurs signifie également nécessiter une structure (et une administration) plus importante.

Lors du parcours de digitalisation, les organisations passent par différentes étapes. Par exemple, une petite entreprise en phase de démarrage utilise Excel, mais lorsqu’elle commence à se développer, Excel ne permet plus de couvrir ses besoins. C’est à ce moment-là que les organisations se mettent à rechercher un soutien numérique. Et aujourd’hui, ce soutien numérique est accessible, facile à utiliser et abordable pour les PME. Vous pouvez vous en sortir pour moins de 3 euros par travailleur et par mois : un coût dérisoire par rapport aux bénéfices que vous pouvez en tirer en termes d’efficacité.

De nombreux processus RH comportent souvent des étapes intermédiaires inutiles. Lorsque vous vous lancez en numérique, tout devient plus efficace. Vous pouvez par exemple laisser la main à vos travailleurs (employee self service ou ESS). ESS est idéal pour les processus RH qui demandent le plus d’administration et qui apportent peu de valeur ajoutée aux services RH et aux gérants. Prenons par exemple les demandes de congés ou de frais : votre travailleur soumet lui-même sa demande via un outil, puis le patron ou le responsable approuve ou refuse la demande en appuyant à son tour sur un bouton. De plus, cela s’enregistre automatiquement dans l’outil de payroll, sans intervention manuelle du service du personnel ou du patron. Une solution appréciée par les organisations : le nombre d’entreprises utilisant ESS chez Acerta a augmenté de 84 % depuis 2020.

Formation, évaluations, bien-être… Ces processus RH plus souples peuvent également être numérisés, mais c’est moins courant dans la pratique. Environ 20 à 25 % des PME belges ont déjà franchi le pas de leur digitalisation. Cependant, la digitalisation de ces processus offre également un avantage de taille : elle permet d’obtenir de nouvelles informations et ainsi d’élaborer stratégiquement votre politique RH. Découvrez ici comment Connect HR Office peut vous y aider.