De digitale verschuiving in hr-processen

Het komt niet als een verrassing dat payroll het meest gedigitaliseerde hr-proces is: 80% van de kmo’s verwerkt de payroll digitaal. Enerzijds komt dat doordat sociale secretariaten zoals Acerta digitale ondersteuning aanbieden. Anderzijds is er ook een algemene digitaliseringstrend ingezet bij bedrijven.

Naast payroll zijn de meer administratieve hr-gegevens en -processen ook in redelijke mate gedigitaliseerd. Denk maar aan het beheren van wijzigingen in persoonsgegevens, aan- en afwezigheden en de personeels- en werkplanning. Hoewel daar al verschillen zijn tussen kleine en iets grotere kmo’s. In het algemeen staan kleine(re) kmo’s minder ver op vlak digitalisering: daar is de digitaliseringsgraad van de vier meest gedigitaliseerde hr-processen 56%, terwijl dat bij de grotere kmo’s 82% is.

Uit een eerder uitgevoerd kwalitatief onderzoek, bleek al dat de pijnpunten rond hr-administratie meegroeien met de groei van een organisatie. Meer werknemers in dienst hebben, betekent ook dat er meer structuur (en administratie) nodig is.

Organisaties doorlopen bepaalde stappen in een digitaliseringstraject. Een kleine startende onderneming vertrekt bijvoorbeeld vanuit Excel, maar wanneer de organisatie begint te groeien dekt Excel de noden niet meer. Dat is het moment waarop organisaties op zoek gaan naar digitale ondersteuning. En die digitale ondersteuning is tegenwoordig toegankelijk, eenvoudig in gebruik én betaalbaar voor kmo’s. Voor minder dan 3 euro per werknemer per maand ben je al vertrokken. Die kost valt in het niets als je het afzet tegen de efficiëntiewinst die je ermee kan boeken.

Heel wat hr-processen omvatten vaak onnodige tussenstappen. Wanneer je gaat digitaliseren, dan kan dat allemaal efficiënter. Je kan bijvoorbeeld je werknemers zelf aan het stuur zetten (employee self service of ESS). ESS zet je best in voor de hr-processen die het meeste administratie vragen en waar je als hr-dienst of zaakvoerder weinig toegevoegde waarde kan realiseren. Denk maar aan het aanvragen van verlof of onkosten: je werknemer dient dan zelf een aanvraag in via een tool, daarna kan de baas of leidinggevende de aanvraag goedkeuren of weigeren met één druk op de knop. Bovendien wordt dat automatisch – zonder manuele tussenkomst van de personeelsdienst of baas –  in de payrolltool geregistreerd. Een oplossing die gesmaakt wordt door organisaties: het aantal bedrijven dat van ESS gebruikmaakt bij Acerta is sinds 2020 met 84% procent gestegen

Opleidingen, evaluaties, welzijn … Deze zachtere hr-processen kunnen ook gedigitaliseerd worden, maar in de dagdagelijkse praktijk gebeurt dit nog in mindere mate. Ongeveer 20 à 25% van de Belgische kmo’s heeft al stappen gezet in de digitalisering daarvan. Nochtans schuilt er in het digitaliseren van die processen ook een gigantische opportuniteit: door digitalisering kan je nieuwe inzichten inwinnen, waardoor je je hr-beleid strategisch kan vormgeven. Ontdek hier hoe Connect HR Office je daarbij helpt.