Quels sont les avantages d’un dossier numérique du personnel ?
Vous occupez du personnel ? Vous êtes alors tenu de consigner et de conserver certaines données de vos travailleurs dans un dossier du personnel. Un tel dossier peut néanmoins devenir rapidement volumineux et manquer de clarté. La solution ? Un dossier numérique du personnel.
Adieu la charge administrative
La force de votre entreprise réside dans vos collaborateurs. Si votre département RH veille à ce que vous puissiez tirer le meilleur parti de vos travailleurs, il ne doit pas consacrer trop de temps et d’énergie à la paperasserie et aux diverses démarches administratives. Permettez à vos collaborateurs RH de se concentrer davantage sur vos travailleurs en optant pour un dossier numérique du personnel.
Qu’est-ce qu’un dossier numérique du personnel ?
Les dossiers numériques du personnel contiennent l’ensemble des données de vos collaborateurs, de leur candidature à leur sortie de service. Généralement, toutes les obligations administratives sont enregistrées dans ce dossier numérique, mais vous pouvez également y suivre l’évolution et le développement de vos collaborateurs.
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Qu’en est-il de la législation relative au dossier numérique du personnel ?
Un certain nombre de documents doivent impérativement figurer dans un dossier numérique du personnel, comme les données personnelles de votre collaborateur, le contrat et les conditions de travail… Et qui dit données personnelles, dit aussi « RGPD », les règles auxquelles doivent se plier les entreprises en matière de traitement des données personnelles. Choisissez donc un outil sécurisé qui tient compte de la validité juridique et des délais de conservation des documents que vous numérisez. Nos experts en RH peuvent vous informer à ce sujet.
Quels sont les avantages d’un dossier numérique du personnel ?
Dites adieu au papier, car les dossiers numériques du personnel présentent des avantages évidents qui vous feront gagner à la fois du temps, de l’argent et de l’espace !
- Vous disposez d’une seule et unique archive numérique des RH avec, pour chaque travailleur, un dossier du personnel distinct. Vous y conservez tous les documents : le contrat de travail et ses annexes éventuelles, le contrat de voiture de société, l’accord sur le télétravail, etc.
- Vos travailleurs peuvent importer eux-mêmes de nouveaux documents, tels qu’une attestation de l’ONEM, un permis de conduire, un certificat de maladie, un changement d’état civil, etc.
- Vous pouvez créer un document supplémentaire ou modifier un contrat très facilement, en choisissant parmi différents modèles et paramètres (éventuellement préremplis).
- Vos travailleurs peuvent signer numériquement des documents à l’aide d’Itsme ou de leur eID.
Un passage d’un temps plein à un 4/5e ? Bart signe immédiatement son contrat modifié. - Vos travailleurs vérifient leurs documents (salariaux) en ligne. Parmi ces documents, les fiches de paie, les fiches fiscales, les comptes individuels et les documents de sortie de service.
Quel logiciel utiliser pour un dossier numérique du personnel ?
Développé par Acerta, Connect HR Office est un outil pratique qui vous permet de résoudre tous vos problèmes en matière de RH et d’alléger votre charge administrative. Grâce à Connect HR Office, votre dossier numérique du personnel est :
- Disponible partout et à tout moment
- Structuré et clair
- Sécurisé et conforme au RGPD
- Efficace grâce aux flux de travail automatiques
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