Daar is het dubbel vakantiegeldseizoen weer

• In mei of juni betalen werkgevers doorgaans het dubbel vakantiegeld aan hun bedienden.
• Het wettelijk dubbel vakantiegeld is niet onderworpen aan de normale sociale zekerheidsbijdragen. Op het grootste deel draagt de bediende wel een sociale zekerheidsbijdrage van 13,07% af. 
• De verplicht in te houden bedrijfsvoorheffing op het dubbel vakantiegeld van bedienden is vaak hoog. In vergelijking met het normale loon houdt een bediende netto minder over van zijn dubbel vakantiegeld. In de eindbelasting wordt dubbel vakantiegeld wel op dezelfde manier behandeld als het normale loon.
• Wanneer de bediende dit of het voorbije jaar in dienst kwam, is het mogelijk dat het vakantiegeld dat de vorige werkgever uitbetaalde nog verrekend moet worden. Indien mogelijk vindt die verrekening plaats op hetzelfde moment als de betaling van het dubbel vakantiegeld. Dus doorgaans in mei of juni. Zo niet verrekent men later in het jaar.
• De verrekening resulteert in een lager loon voor die maand. Die vermindering kan aanzienlijk zijn. Het vakantiegeld dat de vorige werkgever betaalde moet dan ook gezien worden als een voorschot. Bedienden overwegen dus best om dat uitbetaalde vakantiegeld volledig of deels opzij te zetten. 

Het vakantiegeld van een bediende bestaat uit twee delen: het enkel en het dubbel vakantiegeld. Wanneer een bediende een vakantiedag geniet betaalt de werkgever het loon door. Dat loon is het enkel vakantiegeld. Bestaat het loon van de bediende niet alleen uit een vast loon maar ook uit variabel loon, dan krijgt de bediende ook ‘variabel enkel vakantiegeld’, berekend op basis van het gemiddelde aan variabel loon tijdens de voorbije 12 maanden.

Het dubbel vakantiegeld is een extra som die de werkgever een keer per jaar betaalt. Bij een volledig gepresteerd vorig jaar bedraagt het dubbel vakantiegeld 92 procent van het maandloon. Bij een onvolledig gepresteerd vorig jaar stemt het dubbel vakantiegeld overeen met 1/12de van elke gewerkte maand.

Voorbeeld: een bediende die vorig jaar vier maanden werkte, geniet dit jaar een dubbel vakantiegeld dat overeenstemt met (4/12) x (92% x maandloon). 

Voor de berekening van deze prestaties worden bepaalde afwezigheden gelijkgesteld, bijvoorbeeld moederschapsrust en de eerste 12 maanden ziekte. Afwezigheden omwille van tijdskrediet, landingsbaan, ouderschapsverlof, palliatief verlof of verlof voor de zorg van een zwaar ziek gezins-/familielid worden niet gelijkgesteld. 

Wie vorig jaar niet onderworpen was aan de normale sociale zekerheidsbijdragen heeft dit jaar geen recht op dubbel vakantiegeld. Die prestaties bouwen dan immers geen vakantierechten op. Dat is bijvoorbeeld het geval voor wie vorig jaar louter onderworpen was aan de gunstige sociale zekerheidsbijdragen voor studenten of werkte als verenigingswerker. 

Volgens de letter van de wet betaalt men het dubbel vakantiegeld wanneer de bediende zijn voornaamste vakantie neemt. Echter, in de praktijk wordt het dubbel vakantiegeld voor alle bedienden van de onderneming op hetzelfde tijdstip betaald. Quasi alle werkgevers betalen het dubbel vakantiegeld uit ofwel in mei ofwel in juni.

Het dubbel vakantiegeld is onderworpen aan sociale zekerheidsbijdragen. Hierbij geldt wel een afwijkend regime:

• het is louter onderworpen aan een bijzondere werknemersbijdrage van 13,07%. Er zijn geen werkgeversbijdragen op verschuldigd;
• Bovendien is slechts 85/92ste van het dubbel vakantiegeld onderworpen aan deze werknemersbijdrage. De overige 7/92ste, wat men soms het ‘aanvullend dubbel vakantiegeld’ noemt, is dus rsz-vrij.

Opmerking: dit rsz-gunstregime geldt enkel voor het wettelijk dubbel vakantiegeld. Betaalt een werkgever, vrijwillig of omdat de sector dat oplegt, hier bovenop extra dubbel vakantiegeld, dan is dat supplement onderworpen aan de normale sociale zekerheidsbijdragen.

Voorbeeld: een werkgever beslist om ook de eindejaarspremie op te nemen in de berekeningsbasis van het dubbel vakantiegeld (wat wettelijk niet moet) => het extra dubbel vakantiegeld als gevolg hiervan is onderworpen aan de normale sociale zekerheidsbijdragen (en moet dus apart verwerkt wordt in het loonbeheer).

Het dubbel vakantiegeld is ook een belastbaar inkomen. Op het dubbel vakantiegeld moet bijgevolg, na aftrek van de werknemersbijdrage, bedrijfsvoorheffing worden ingehouden. Het van toepassing zijnde percentage is afhankelijk van het normale belastbare loon van de bediende. Net zoals bij bijvoorbeeld de eindejaarspremie is deze bedrijfsvoorheffing relatief hoog. Het netto dubbel vakantiegeld valt daarom meestal bescheiden uit in vergelijking met het normale loon. 

Dat is echter een vertekend beeld. In de eindbelasting van de bediende wordt het dubbel vakantiegeld op dezelfde wijze behandeld als de normale bezoldigingen

Samen met het dubbel vakantiegeld worden in principe ook de vakantieattesten verrekend. Voor zover er natuurlijk nog vakantieattesten te verrekenen zijn voor de bediende.

Even situeren: in de privésector worden de vakantierechten van het lopende jaar bepaald op basis van de effectieve en gelijkgestelde prestaties van het vorige jaar. Daarom moet de werkgever de reeds opgebouwde vakantierechten van het komende jaar uitbetalen wanneer een bediende uit dienst gaat; het zogenaamde ‘vervroegd vakantiegeld’. 
Wanneer de bediende nog niet al zijn vakantiedagen van het lopende jaar opnam en/of wanneer het dubbel vakantiegeld nog niet werd betaald, moet de werkgever ook die uitbetalen; het ‘saldo vakantiegeld’. Voor beide betalingen, die men samen het ‘vakantiegelduitdienst’ of ‘vertrek vakantiegeld’ noemt, wordt een attest opgesteld en overhandigd aan de bediende. Gaat de bediende opnieuw aan de slag, dan moet hij deze attesten overhandigen aan zijn nieuwe werkgever. Hiermee kan de bediende de vakantierechten opgebouwd bij de oude werkgever opnemen bij de nieuwe werkgever. De nieuwe werkgever betaalt deze vakantiedagen. Hierbij mag de werkgever het vakantiegeld dat de bediende van zijn oude werkgever ontving wel aftrekken, ‘verrekenen’ in het vakjargon.

Om praktische redenen gebeurt die verrekening één keer per jaar, in één enkele operatie. Het ‘saldo vakantiegeld’ wordt verrekend in het jaar waarin de bediende uit dienst ging bij zijn oude werkgever (en eveneens in dienst trad bij de nieuwe werkgever). Het ‘vervroegd vakantiegeld’ wordt verrekend in het daaropvolgende jaar. Indien er niet alleen een vervroegd vakantiegeld maar ook een saldo vakantiegeld werd uitbetaald kan er twee opeenvolgende jaren telkens een verrekening plaatsvinden. Maar dat is dus niet altijd het geval. Zo zal bijvoorbeeld slechts het vervroegd vakantiegeld verrekend worden indien de bediende pas opnieuw in dienst treedt in het jaar volgend op de uitdiensttreding bij zijn oude werkgever. 

In principe gebeurt die verrekening in demaand waarin het dubbel vakantiegeld wordt betaald, dus doorgaans in mei of juni. Dat is natuurlijk niet mogelijk wanneer de bediende pas later in dienst komt bij de nieuwe werkgever. In dat geval zal de verrekening later in het jaar plaatsvinden.

Het vakantiegelduitdienst is dus een soort voorschot. In de maand van verrekening ontvangt de bediende niet zijn volledig loon. Vaak aanzienlijk minder. Wie vakantiegelduitdienst ontvangt overweegt dus best om dat volledig of deels opzij te zetten.

Ter volledigheid: 

• het vakantiegelduitdienst is niet alleen verschuldigd bij een uitdiensttreding, maar ook in de volgende gevallen:
  • wanneer de bediende onder de wapens wordt geroepen;
  • wanneer de bediende volledig tijdskrediet of een volledig thematisch verlof opneemt (= ouderschapsverlof, palliatief verlof en verlof voor de zorg van een zwaar ziek gezins-/familielid).

Ook in deze gevallen zullen er aansluitend verrekeningen gebeuren, in principe dus door dezelfde werkgever! 
Deze regel geldt niet bij gedeeltelijk tijdkrediet of gedeeltelijk thematisch verlof. Bij deze opnamevormen vindt er wel een decemberafrekening plaats. 

• samen met de betaling wordt niet alleen vakantiegelduitdienst verrekend. Voor werknemers die vorig jaar aanvullende vakantie wegens werkhervatting genoten, beter bekend als ‘Europese vakantie’, wordt het hierbij genoten vakantiegeld afgetrokken van het dubbel vakantiegeld dat nu wordt betaald. Het vakantiegeld bij Europese vakantie is dus eigenlijk een voorschot op het dubbel vakantiegeld van het daaropvolgende jaar.
• Een klein aantal werkgevers verrekent het enkel vakantiegeld elke maand waarin de bediende vakantie opneemt (i.p.v. een keer per jaar). Wettelijk is dat geen probleem.

Het vakantiegeld van arbeiders wordt niet betaald door de werkgever. In principe betaalt de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie (RJV) dat uit. Bestaat er een sectorale vakantiekas, dan neemt die deze verplichting op zich.

De financiering gebeurt via twee bijkomende patronale sociale zekerheidsbijdragen: 

• een werkgeversbijdrage van 10,27% die één keer per jaar geïnd wordt (het zogenaamde ‘debetbericht’);
• een werkgeversbijdrage van 5,57% die samen met de andere werkgeversbijdragen wordt geïnd.

Op de website van de RJV  vind je een toelichting over de berekeningswijze van het vakantiegeld en van de verplichte inhoudingen (die verschillen van die voor bedienden).