Terugbetaling van kosten: meer info op de fiscale fiche

• De fiscale fiches voor werknemers vermelden een aantal gegevens over de terugbetaalde kosten eigen aan de werkgever. Deze verplichte gegevens wordt uitgebreid vanaf dit inkomstenjaar: voor elk van de drie typen kosten eigen aan de werkgever moet de fiscale fiche het totaalbedrag vermelden.
• De terugbetaling van een kost eigen aan de werkgever die gepaard gaat met een factuur op naam van de werkgever, moet hierbij niet meegenomen worden.
• Al het bovenstaande geldt ook voor de fiscale fiches voor bedrijfsleiders.
• Op het vlak van de individuele rekening van werknemers wijzigt niets. De individuele rekening moet dus, zonder uitzondering, elke terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever vermelden.

Onder meer voor bezoldigingen van werknemers moet de werkgever jaarlijks een fiscale fiche opstellen en overmaken. Deze fiche, de fiche 281.10, bevat onder meer de aan de werknemer terugbetaalde kosten eigen aan de werkgever. De fiche maakt hierbij een onderverdeling tussen drie categorieën kosten:

• kosten op basis van bewijsstukken;
• forfaitaire kostenvergoedingen ‘overeenkomstig ernstige normen’;
• forfaitaire kostenvergoedingen ‘niet overeenkomstig ernstige normen’.

De kosten op basis van bewijsstukken betreffen de terugbetalingen van bijvoorbeeld kasticketjes, facturen of andere betalingsbewijzen.

Voorbeeld: de werknemer maakt een dienstverplaatsing met de trein, koopt hiervoor een treinticket van 11,20 euro en overhandigt dit treinticket aan de werkgever voor een terugbetaling. De terugbetaling van 11,20 euro is een kost op basis van bewijsstukken.

Forfaitaire kostenvergoedingen ‘overeenkomstig ernstige normen’ zijn forfaitaire vergoedingen bepaald op basis van herhaalde waarnemingen en steekproeven. Onder meer de forfaitaire vergoedingen voor de federale ambtenaren vallen hieronder, bijvoorbeeld de kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen of de dagvergoedingen voor dienstreizen. Ook de bureauvergoedingen en aankoop van kantoormeubilair die voldoen aan de door de fiscus opgestelde voorwaarden zijn een forfaitaire kostenvergoeding overeenkomstig ernstige normen.

De forfaitaire vergoedingen ‘niet overeenkomstig ernstige normen’ zijn de forfaitaire kostenvergoedingen die niet beschouwd kunnen worden als een forfaitaire kostenvergoeding overeenkomstig ernstige normen.

In het verleden vermeldden fiscale fiches relatief weinig over de kosten eigen aan de werkgever. Zo moest voor vergoedingen op basis van bewijsstukken en voor forfaitaire vergoedingen  overeenkomstig ernstige normen hoogstens ‘ja’ worden vermeld.

Dit verandert voor de fiscale fiches voor dit en de komende inkomstenjaren. De fiscale fiches die voor het eerst in het voorjaar van 2023 opgemaakt worden moeten voor elk van de drie categorieën telkens het totaalbedrag vermelden. De fiscus krijgt dus een beter beeld van de (forfaitaire) kostenvergoedingen die een werknemer ontvangt.

Nuttig hierbij: de terugbetaling van een kost eigen aan de werkgever waarvoor een factuur op naam van de werkgever werd opgemaakt en die aan hem wordt overgemaakt, moet niet meegenomen worden voor de opmaak van de fiscale fiche.

Voorbeeld: een werkgever vraagt aan een werknemer om printpapier voor het kantoor te kopen. De winkel maakt een factuur op naam van de werkgever. De terugbetaling door de werkgever moet niet meegenomen worden voor de opmaak van de fiscale fiche. Uiteraard moet de werkgever in het bezit zijn van deze factuur.

Het bovenstaande geldt ook voor de fiche 281.20, de fiscale fiche voor bedrijfsleiders. Voor hen moet de vennootschap er eveneens over waken dat de totaalbedragen van elk van de drie categorieën op de fiscale fiche staan. Hierbij horen overigens ook de terugbetalingen via creditering van de rekening-courant van de bedrijfsleider. Voor de vennootschap en de boekhouder kan het bijgevolg nuttig zijn om de bestaande werkafspraken rond de terugbetaling van kosten opnieuw onder de loep te nemen. 

De aangehaalde uitzondering voor kosten eigen aan de werkgever met een factuur op naam van de vennootschap, geldt eveneens voor de bedrijfsleiders.

De individuele rekening van de werknemer moet de reden en het bedrag van elke betaling door de werkgever aan de werknemer bevatten, ook de terugbetalingen van een kost eigen aan de werkgever. Dit geldt zonder uitzondering. Bijgevolg moeten ook de terugbetaalde kosten eigen aan de werkgever waarvoor facturen op naam van de werkgever werden opgesteld, in tegenstelling tot de fiscale fiche, wel op de individuele rekening worden vermeld.

_Bronnen:

• _{Wet van 27 juni 2021 houdende diverse fiscale bepalingen  en tot wijziging van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van  het witwassen van geld en de financiering  van terrorisme en tot beperking  van het gebruik van contanten.}
• _{Berichtgeving FOD Financiën aan de Unie van Sociale Secretariaten van 18 juni 2021.}
• _{Circulaire 2022/C/62 over de verantwoording van vergoedingen tot terugbetaling van eigen kosten van de werkgever.}