Wat is de regelgeving rond thuiswerken vanuit het buitenland?

Telewerken. De meeste mensen doen het vanuit een home office of aan de keukentafel in hun eigen woning, maar met een goede internetverbinding kan je in principe overal ter wereld werken. Ook in het buitenland. Onder bepaalde voorwaarden kan dat zelfs zonder dat de sociale zekerheid in het gedrang komt.

Bij telewerk werken je werknemers vanaf een andere plek dan de werkplaats die jij als werkgever aanbiedt. Ze verrichten hun werk aan de hand van IT-middelen en communiceren met collega’s via online communicatiekanalen. Hun gemaakte onkosten – denk aan bureaumateriaal, een extra scherm en internetverbindingen, maar ook onderhoud en onroerende voorheffing van een home office – kan je als werkgever compenseren met een thuiswerkvergoeding.

Werknemers telewerken meestal thuis, maar dat kan ook in een ander kantoor. Je kan zelfs remote werken in het buitenland. Werknemers die in één land wonen maar in een ander land werken, noemen we grensarbeiders.

Heel wat bedrijven hanteren tegenwoordig een flexibel telewerkbeleid: werknemers werken samen, zowel online als fysiek, op elk moment en van waar dan ook. Hybride werken, heet dat.

Volgens de Europese Verordening kan een werknemer slechts aan het socialezekerheidsstelsel van één land onderworpen zijn. In een ‘normaal’ scenario betaalt een werknemer die in België woont en werkt, dus Belgische socialezekerheidsbijdragen en belastingen.

Werkt je werknemer op regelmatige basis in verschillende landen? Dan is de situatie wat complexer. In dat geval is er maar één lidstaat die de sociale zekerheid mag heffen. Voor een werknemer die minstens 25% van de werktijd in zijn of haar woonland presteert, is het socialezekerheidsstelsel van dat woonland van toepassing. Dit geldt zowel voor de werknemers- als voor de werkgeversbijdragen.

Stel: je bent een Belgische werkgever, maar hebt een Nederlandse werknemer in dienst die twee dagen per week thuiswerkt en drie dagen op kantoor in België. In dat geval valt de werknemer onder het Nederlandse socialezekerheidsstelsel, want hij of zij werkt 40% van de tijd vanuit het thuisland, wat meer is dan 25%. Als werkgever moet je je dus aansluiten bij de Nederlandse overheidsdiensten om de Nederlandse socialezekerheidsbijdragen te betalen.

Sinds de coronacrisis is telewerk niet meer weg te denken: structureel telewerken is goed ingeburgerd en in veel bedrijven zelfs een norm. Daarom kan er sinds 1 juli 2023 onder bepaalde voorwaarden afgeweken worden van de gangbare 25%-regel, al is dat uiteraard geen verplichting.

In hetzelfde scenario, voor een Nederlandse werknemer die twee dagen per week thuiswerkt en drie dagen per week naar het kantoor in België komt, kan je kiezen om toch het Belgische socialezekerheidsstelsel toe te passen. Dit kan enkel met een akkoord tussen werkgever en werknemer én na indiening van een verzoek bij de socialezekerheidsinstanties.

Let op: de regeling geldt niet op fiscaal vlak. De werknemer is dus belastbaar in zijn of haar thuisland vanaf de eerste dag telewerk. Dit kan ook bijkomende verplichtingen voor de werkgever met zich meebrengen.

Enkel werknemers die minder dan 50% telewerken vanuit het buitenland, kunnen aanspraak maken op de nieuwe uitzonderingsregel. Het gaat dan om telewerk op basis van een internetverbinding, manuele arbeid die van thuis wordt geleverd is niet mogelijk. Ook voor vertegenwoordigers die op de baan zijn in het buitenland, is het uitzonderingsregime niet van toepassing.

Een nieuwe Europese kaderovereenkomst, die beide betrokken partijen moeten ondertekenen, somt alle voorwaarden op:

• Het gaat enkel over werknemers. Zelfstandigen en ambtenaren zijn dus uitgesloten voor dit uitzonderingsregime.

• De werkgever bevindt zich in een andere lidstaat dan de lidstaat waar de werknemer woont.

• De werknemer mag één of meerdere werkgever(s) hebben in het werkland, maar geen enkele werkgever in het woonland.

• Er zijn maximaal twee lidstaten betrokken. Ad-hocverplaatsingen naar derde landen zijn wel toegestaan.

• Werknemer én werkgever moeten akkoord gaan om het uitzonderingsregime toe te passen.

Volgens de uitzonderingsregel zijn werknemers die telewerken vanuit het buitenland dus onderworpen aan het socialezekerheidsstelsel van het land dat hen tewerkstelt, op voorwaarde dat ze minder dan 50% van hun werktijd in het buitenland presteren. Werken ze 50% of meer in het buitenland? Dan vallen zij onder de sociale zekerheid van hun woonland.

De Europese kaderovereenkomst die afwijkingen op de 25%-regel toestaat, geldt voor vijf jaar met telkens een automatische verlenging voor eenzelfde termijn. België en Nederland hebben de overeenkomst getekend, net zoals Duitsland, Finland, Liechtenstein, Luxemburg, Oostenrijk, Noorwegen, Slowakije, Tsjechië en Zwitserland. Andere landen komen voorlopig niet in aanmerking voor de afwijkingsregel, al bestaat de kans dat er binnenkort meer lidstaten in het verhaal stappen.

Wanneer je de uitzonderingsprocedure inroept, moet je een A1-document afleveren. Je dient de aanvraag in bij het land waar de maatschappelijke zetel van de werkgever zich bevindt. De afwijkingsregel mag zowel toegepast worden op bestaande situaties van grensoverschrijdende tewerkstelling als op nieuwe situaties.