Vrijwilligers inzetten voor een evenement of festival?
Heb je een horecazaak of een sportclub en profiteer je van de plaatselijke festiviteiten om er een stand op te zetten? Organiseer je een festival? Of heeft je winkel simpelweg een openluchtkraampje op de wijkrommelmarkt?
In deze gevallen kan het vanzelfsprekend lijken om familieleden, vrienden of anderen in te schakelen als vrijwilliger. Maar mag dat wel? Wat zijn de aandachtspunten? Mag je hen een vergoeding betalen? Heel wat praktische vragen, die we zullen beantwoorden.
Mag je een vrijwilliger “aanwerven"?
De eerste vraag die je je moet stellen, is of je wel mag werken met een vrijwilliger. In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, kan niet elke werkgever vrijwilligers inzetten. Enkel verenigingen of organisaties die geen winstoogmerk hebben, mogen namelijk een beroep doen op vrijwilligers.
Zo zal de plaatselijke horecazaak geen vrijwilligers mogen inzetten, zelfs niet om met een kraampje op het buurtfeest te staan. Een sportclub daarentegen (die de vorm aanneemt van bijvoorbeeld een vzw) mag wél beroep doen op een vrijwilliger om op hetzelfde feest een stand open te houden.
Deze regel geldt ook als een familieband bestaat tussen de vrijwilliger en de eigenaar van de zaak. Zo mag de zoon van de eigenaar van een horecazaak zijn vader in principe niet op vrijwillige basis komen helpen in de zaak. Hij zal dit enkel kunnen doen onder een wettelijk statuut, bijv. het statuut van werknemer of zelfstandige.
Mag iedereen vrijwilliger zijn?
Iedere persoon die oud genoeg is om te werken, mag in principe vrijwilligerswerk verrichten. Eenzelfde persoon mag wel niet binnen één en dezelfde organisatie een bepaalde beroepsactiviteit als werknemer én als vrijwilliger verrichten.
Moeten bepaalde formaliteiten worden vervuld om beroep te doen op een vrijwilliger?
De wet verplicht niet om een overeenkomst te sluiten met een vrijwilliger, maar wel om de vrijwilliger minstens bepaalde informatie te bezorgen vooraleer deze aan de slag gaat. Je doet er dan ook goed aan om een informatienota of overeenkomst te tekenen met de vrijwilliger, zodat je kan bewijzen dat je aan deze verplichting hebt voldaan.
De informatie die moet worden bezorgd, omvat: de verplichte informatie over de organisatie, de vrijwilligersverzekering van de organisatie, de eventuele vergoedingen die aan de vrijwilliger worden betaald, de discretieplicht en, indien van toepassing, de eerbiediging van het beroepsgeheim.
Wordt een vrijwilliger betaald?
Vrijwilligers mogen niet worden betaald, maar ze mogen wel een vergoeding ontvangen. Een organisatie mag haar vrijwilligers meer bepaald een vergoeding betalen ter compensatie van de kosten die het vrijwilligerswerk met zich meebrengt.
Je mag de vrijwilliger in elk geval een forfaitaire vergoeding toekennen van maximum 36,84 euro per dag en 1.473,37 euro per jaar (bedragen vastgesteld voor 2022, vergoedingen bij elkaar op te tellen als de vrijwilliger in verschillende organisaties werkt). Kies je voor een forfaitaire kostenvergoeding, dan moeten de werkelijke kosten van je vrijwilliger niet worden bewezen.
Wil je een hogere kostenvergoeding toekennen aan de vrijwilliger? Dat kan! Maar dan moet je de werkelijk gemaakte kosten van de vrijwilliger kunnen aantonen (bijv. via parkeerbonnen, betalingsbewijs van een treinkaartje...).
En dan zijn er nog bepaalde afwijkende regimes op grond waarvan een hogere vergoeding kan worden toegekend zonder dat de werkelijk gemaakte kosten moeten worden verantwoord.
Voor meer informatie over de vergoedingen en de uitzonderingen, kan je de volgende link raadplegen.
Opgelet: vrijwilligerswerk niet te verwarren met verenigingswerk
Verenigingswerk is een arbeidsregime in de socio-culturele sector en de sportsector. Verenigingswerk houdt in dat werknemers in dienst worden genomen voor het verrichten van activiteiten tegen een vergoeding die is vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen.
Dit arbeidsregime is enkel van toepassing op een aantal welomschreven activiteiten en voor zover de werknemer zich houdt aan een maximum aantal dagen verenigingswerk per jaar. Voor meer informatie over verenigingswerk, zie deze webpagina.
In tegenstelling tot vrijwilligerswerk is er bij verenigingswerk dus wél sprake van loon en is het verenigingswerk beperkt tot een aantal specifieke activiteiten.
Let op! een persoon mag voor dezelfde organisatie niet zowel vrijwilliger als verenigingswerker zijn.
Kortom, voor de zomerse festiviteiten die op ons afkomen, kan het een goed idee zijn om een vrijwilliger in te schakelen. Zorg er wel voor dat je op de hoogte bent van alle beperkingen en voorwaarden. Kom je niet in aanmerking voor de aanwerving van een vrijwilliger? Raadpleeg onze alternatieve tips hier.