Kostenvergoedingen binnenlandse dienstreizen: aanpassing fiscale forfaits
In juli 2022 werd de spilindex voor de indexatie van de sociale uitkeringen en de wedden van ambtenaren opnieuw overschreden. Deze overschrijding heeft ook een gevolg op fiscaal vlak: de kostenvergoedingen die werkgevers uit de privésector belastingvrij kunnen betalen voor de binnenlandse dienstreizen van hun werknemers worden verhoogd vanaf september. Deze kostenvergoedingen zijn immers gebaseerd op de verblijfsvergoedingen die de federale ambtenaren krijgen. Het is de vijfde keer op korte tijd dat deze vergoedingen aangepast worden.
Waar gaat het over?
Werknemers uit de privésector die zich omwille van beroepsredenen verplaatsen binnen België kunnen daarvoor een kostenvergoeding krijgen van hun werkgever. Om te vermijden dat de werkelijk gemaakte kosten steeds bewezen moeten worden, mogen werkgevers forfaitaire kostenvergoedingen toekennen.
De fiscus aanvaardt dat werkgevers uit de privésector gebruik maken van de forfaitaire kostenvergoedingen die de federale ambtenaren krijgen voor vergelijkbare beroepsverplaatsingen. Uiteraard moeten hiervoor een aantal voorwaarden worden nageleefd.
Nieuwe bedragen vanaf 1 september 2022
De forfaitaire kostenvergoedingen wijzigen als volgt:
| Bedrag vanaf 1 september 2022 (*) | |
|---|---|
| Dagvergoeding (maaltijdkosten) |
19,22 euro |
| Maandvergoeding (voor werknemers met een ‘reizende functie’) |
Max. 307,52 euro (= 16 x 19,22 euro) |
(*) Opgelet, deze bedragen zijn nog onder voorbehoud van bevestiging door de betrokken overheidsdiensten.
Deze forfaits worden geacht de kleine kosten verbonden aan de beroepsverplaatsing te dekken, met uitzondering van de verplaatsingskosten zelf. Het gaat in hoofdzaak over maaltijdkosten onderweg. Dit brengt met zich mee dat indien een werknemer voor dezelfde dag afwezigheid bijvoorbeeld ook maaltijdcheques krijgt, de toegekende forfaitaire vergoeding moet worden verminderd met de werkgeversbijdrage in de maaltijdcheque. Dezelfde kost mag immers slechts één keer terugbetaald worden.
Indien de werknemer moet overnachten, en zijn logies zelf moet betalen, kan een vrijgestelde, aanvullende vergoeding van 144,17 euro/nacht(*) worden betaald.
Deze vergoeding kan ook toegekend worden door vennootschappen aan hun bedrijfsleiders. De hoger beschreven principes gelden analoog.
En wat zegt de RSZ?
De hoger vermelde bedragen worden aanvaard door de fiscus. De RSZ hanteert eigen (afwijkende) regels en bedragen voor de toekenning van kostenvergoedingen aan werknemers die in opdracht van hun werkgever afwezig zijn van hun werkplek. Deze vergoedingen liggen lager dan de aangepaste, fiscale bedragen. Je beperkt je dus best tot de bedragen die de RSZ aanvaardt.
Voor bedrijfsleiders spelen deze RSZ-beperkingen natuurlijk niet. In dat geval is het dus mogelijk om het volledige fiscale forfait toe te kennen.
Je kan de voorwaarden voor de toekenning van deze kostenvergoeding op fiscaal vlak nalezen in de Sociale Gids, afdeling 24, II., D., 5. De meest recente bedragen vind je steeds terug bij de Actuele bedragen, 59. Verblijfskosten.