Wetgeving mobiliteitsvergoeding en mobiliteitsbudget eindelijk gepubliceerd

Dit mobiliteitsbudget kunnen ze gebruiken om een of meerdere (duurzame) vervoermiddelen te financieren doorheen het jaar. Een eventueel saldo wordt op het einde van het jaar uitbetaald. Tegelijkertijd werden ook de wijzigingen aan de mobiliteitsvergoeding gepubliceerd, waardoor het toepassingsgebied van beide maatregelen nu meer op elkaar aansluit.

De wijzigingen die werden aangebracht aan de wetgeving op de mobiliteitsvergoeding hebben we in het verleden al uitgebreid toegelicht.

Ook de krachtlijnen van het mobiliteitsbudget behandelden we eerder al. De onbekende factor in het mobiliteitsbudget was het beheer ervan en dan vooral van de uitgaven gedaan in het kader van pijler 2, de duurzame vervoermiddelen. Recent werd een KB gepubliceerd dat enkele dingen verduidelijkt.

De werknemers die instappen in het mobiliteitsbudget krijgen een bedrag ter beschikking gesteld, weliswaar in virtuele vorm. Dit bedrag komt overeen met het mobiliteitsbudget (de “Total Cost of Ownership” van de ingeleverde bedrijfswagen of de wagen waarop ze recht hadden) verminderd met het bedrag dat nodig is voor de financiering van de milieuvriendelijke bedrijfswagen en de daarmee samenhangende kosten in pijler 1 indien de werknemer daarvoor gekozen heeft.

Informeren van werknemers

Als werkgever moet je je werknemers met een mobiliteitsbudget informeren over een aantal elementen. Zo moet je:

• kenbaar maken welke duurzame vervoermiddelen je zal (terug)betalen in het kader van het mobiliteitsbudget: je bent immers niet verplicht om alle duurzame bestedingen die toegelaten zijn in het kader van het mobiliteitsbudget ook effectief zelf te aanvaarden;
• ervoor zorgen dat jouw werknemers op elk moment toegang hebben tot de informatie over de stand van hun mobiliteitsbudget, het gaat dan onder meer over :
  • het bedrag van het mobiliteitsbudget waarmee ze gestart zijn in pijler 2;
  • de reeds gefinancierde duurzame vervoermiddelen;
  • de geldigheidsdatum van het resterend mobiliteitsbudget;
  • …

Financiering duurzame vervoermiddelen

Als werkgever heb je verschillende opties om de financiering van de duurzame vervoermiddelen in pijler 2 te organiseren:

• ofwel financier je de vervoermiddelen zelf rechtstreeks en breng je het bestede bedrag vervolgens in mindering van het (resterend) mobiliteitsbudget;
• ofwel spreek je af dat je werknemers deze vervoermiddelen zelf voorfinancieren en betaal je hen vervolgens terug. In dit geval moet je wel aangeven welke rechtvaardigingsstukken jouw werknemers hiervoor moeten kunnen voorleggen;
• ofwel kies je voor een combinatie van bovenstaande 2 werkwijzen.

Je kan hierbij ook een betaalkaart of een applicatie laten gebruiken. In dit geval moet je er wel voor zorgen dat deze enkel kunnen worden gebruikt voor de financiering van de duurzame vervoermiddelen die je aanvaardt.

Verkeerd of overdreven gebruik van het mobiliteitsbudget

Indien werknemers onrechtmatig gebruik maken van hun mobiliteitsbudget, door het te gebruiken voor vervoermiddelen die je als werkgever niet toegelaten hebt, moeten ze de onrechtmatig gebruikte sommen terugbetalen.

In een aantal gevallen is het mogelijk dat een werknemer zijn mobiliteitsbudget “overgeconsumeerd” heeft omdat het bedrag van zijn mobiliteitsbudget gewijzigd is doorheen het jaar:

• omdat zijn arbeidsovereenkomst geëindigd is (vóór het verstrijken van de geldigheidsduur van het mobiliteitsbudget), of
• omdat hij een nieuwe functie uitoefent waarvoor hij geen recht meer heeft op een bedrijfswagen of nog slechts op een bedrijfswagen van een lagere categorie.

In dat geval moet de werknemer de teveel gebruikte sommen terugbetalen.

Voor elke werknemer die instapt in het mobiliteitsbudget, moet je een "mobiliteitsrekening" creëren (je kan dit zelf organiseren of hiervoor beroep doen op een derde partij).

Deze mobiliteitsrekening is een gegevensbank waarin het mobiliteitsbudget wordt geregistreerd en waarin je dit kan beheren. Via de mobiliteitsrekening kan je (onder andere):

• het mobiliteitsbudget waarop elke werknemer recht heeft bepalen en opvolgen (door alle gefinancierde kosten te registreren);
• het mobiliteitsbudget verhogen of verlagen in geval van functiewijzigingen;
• de toegang tot het saldo van het mobiliteitsbudget blokkeren op het moment dat het mobiliteitsbudget niet langer toegekend mag worden;
• het saldo berekenen dat op het einde van het jaar in geld uitbetaald zal worden.

Meer informatie over de mobiliteitsvergoeding en het mobiliteitsbudget vindt u in afdeling 25 van de sociale gids in Trefzeker.

Van mobiliteitsbudget tot fietsvergoeding: alle regels in de praktijk

In deze opleiding van een halve dag leert u alle regels rond de verschillende mobiliteitsoplossingen voor uw werknemers en de nieuwe mobiliteitsvergoeding.