Travail hybride et obligations de l’employeur

En raison de la numérisation de ces dernières années, ​​le travail hybride est plus facile que jamais. Pourtant, il s’agit toujours d’un obstacle pour différents employeurs. Comment un travailleur peut-il gérer la limite entre vie privée et vie professionnelle à domicile ? Et qu’en est-il de l’avantage de toute nature et des accidents du travail dans l’environnement de travail à domicile ? Acerta détaille vos obligations en tant qu’employeur. 

Une politique de travail hybride offre surtout de la liberté à votre travailleur. En effet, entre deux réunions, il peut lancer une lessive, passer 15 minutes sur son tapis de course ou encore manger un bout avec le voisin. Votre flexibilité se traduit donc par des travailleurs plus heureux et plus motivés. Bref, un avantage non négligeable. 

Bien entendu, tous les travailleurs ne gèrent pas raisonnablement leurs pauses pendant le travail à domicile ou le travail hybride en général. Des dérives peuvent vite voir le jour si le suivi n’est pas rigoureux ou si les directives sont trop vagues. En tant qu’employeur, faites aussi toujours preuve de vigilance quant à l’atténuation de la frontière entre travail et vie privée. Si un travailleur peut en tirer de l’énergie, d’autres considèrent le travail à la maison comme une source de stress. Discutez avec votre travailleur de ses besoins et de ses souhaits. Tous les travailleurs ne veulent pas ou ne peuvent pas opter pour le travail hybride. 

Un avantage de toute nature est un avantage que l’employeur accorde à ses travailleurs, comme une voiture de société, un ordinateur, un smartphone, le chauffage, l’électricité, l’abonnement Internet, etc. Votre travailleur peut aussi les utiliser dans le cadre privé ? Dans ce cas, il paie un certain montant à l’employeur à cet effet. Votre travailleur dispose par exemple d’une voiture de société qu’il utilise également à des fins privées ? Vous pouvez demander une indemnité. Un avantage de toute nature fait partie du revenu professionnel de votre travailleur, de sorte qu’il paie des impôts dessus. Il ne faut donc pas confondre avec les avantages sociaux.

La règle générale ? Le contrat de travail se poursuit sans changement en cas de travail hybride aussi. Vos travailleurs continuent donc à avoir droit à leur salaire intégral. Comme les avantages de toute nature font partie du package salarial, le travailleur conserve le droit à ceux-ci. Le travailleur touche aussi souvent une ​​indemnité de travail à domicile.  

Un exemple concret : vous offrez à votre travailleur une voiture de société pour ses trajets domicile-lieu de travail et à des fins privées. Il conserve cet avantage s’il travaille à un autre endroit que son lieu de travail habituel. Le fisc considère l’usage privé de la voiture de société comme un avantage imposable, quelle que soit la fréquence d’utilisation effective du véhicule. Par conséquent, le fait que votre travailleur n’effectue pas ou effectue moins de déplacements domicile-lieu de travail n’a aucune incidence sur le calcul d’un avantage de toute nature pour cela. Le même principe s’applique à l’usage privé d’un ordinateur portable ou d’un smartphone de société. 

Votre travailleur utilise son propre matériel informatique pour travailler à domicile ? En tant qu’employeur, vous devez lui verser une indemnité à cet effet. L’indemnité forfaitaire maximale acceptée par le fisc et l’ONSS s’élève à 20 euros par mois. Qui plus est, un employeur peut octroyer une indemnité de 20 euros maximum si le travailleur utilise aussi sa propre connexion et son propre abonnement Internet pendant le travail hybride.

Le travail hybride entraîne souvent des investissements supplémentaires pour l’employeur. En effet, 53,6 % des employeurs déclarent avoir investi ces dernières années dans du matériel informatique propre à l’entreprise et muni les travailleurs qui travaillent à domicile de protections nécessaires. Si le matériel de vos travailleurs doit être sécurisé correctement, un grand nombre d’entre eux traitent souvent des données de l’entreprise et des données sensibles. Une politique claire en matière de télétravail et/ou d’informatique détermine de quelle manière vous protégez ces données sensibles. Dans l’enquête, environ la moitié des employeurs (51,4 %) ont affirmé avoir adapté leurs politiques informatiques pour permettre le télétravail et le travail à domicile en toute sécurité. 

Si votre travailleur a un accident du travail pendant et dans le cadre de l’exécution du contrat de travail, et que cet accident entraîne une blessure, il est question d’un accident du travail. Le travail hybride fait donc également partie de l’exécution du contrat de travail. Cela vaut tant pour le télétravail structurel que pour le télétravail occasionnel. Si un travailleur tombe dans les escaliers chez lui pendant un appel téléphonique professionnel, nous parlons d’accident du travail. S’il joue au football dans son jardin pendant la pause de midi et fait une mauvaise chute, il ne s’agit pas d’un accident du travail selon cette définition.

Tant les accidents du travail que les accidents sur le chemin du travail sont couverts. Les accidents sur le chemin du travail sont ceux qui se produisent sur le trajet normalement emprunté par le travailleur pour se déplacer de son domicile au lieu de travail (et vice versa). Dans de nombreux cas, le domicile du travailleur sera le lieu où il télétravaille, mais il est parfaitement possible que le travailleur choisisse un autre lieu pour le travail hybride. La situation est évidemment un peu plus complexe ​​en cas de télétravail à l’étranger. Par ailleurs, les accidents qui surviennent sur le chemin depuis et vers l’école ou la crèche de l’enfant du travailleur d’une part, ainsi que ceux qui ont lieu sur la route entre le lieu où le télétravailleur mange (ou va chercher de quoi manger) pendant la journée de travail d’autre part sont reconnus comme des accidents sur le chemin du travail.

Un travailleur qui a un accident du travail pendant le travail hybride peut uniquement le faire reconnaître comme tel si le télétravail est autorisé au sein de l’organisation et s’il en existe une preuve écrite. En tant qu’employeur, vous feriez donc mieux de déterminer où et quand il est possible/autorisé de télétravailler. S’il existe une preuve écrite, la présomption d’accident du travail vaudra uniquement pour les accidents au domicile ou dans un autre lieu où le télétravail est habituellement effectué. À cet égard, l’accident doit également avoir lieu pendant les heures de travail ordinaires, aussi applicables dans les locaux de l’entreprise. Aucun document écrit n’est disponible ? Dans ce cas, votre travailleur sera seulement couvert s’il existe une preuve que l’accident du travail s’est produit pendant et par l’exécution du contrat de travail.  
 
Pour éviter des problèmes de droit d’assurance, il est préférable d’informer votre assureur contre les accidents du travail de la situation de télétravail en vue d’une évaluation correcte des risques. Lorsque votre travailleur a un accident du travail à son domicile, vous devez toujours le déclarer à votre assureur. 

Bien que de nombreux travailleurs apprécient travailler à la maison, il y a aussi un risque d’effacement de la limite entre vie professionnelle et vie privée. Ils ne claquent en effet plus une porte physique derrière eux à la fin de la journée de travail. Aidez vos travailleurs à surveiller cette limite en offrant la structure nécessaire. Grâce à une communication claire des attentes et des planifications, vos travailleurs savent exactement où ils en sont et ont la liberté de travailler de la façon où ils sont les plus productifs.  

Prévoyez aussi le bon matériel. Un ordinateur portable et un accès aux systèmes de l’entreprise sont les exemples les plus simples. Utilisez un virtual private network (VPN) comme protection entre votre ordinateur portable (de l’entreprise) et le réseau de l’entreprise. Pensez également aux outils en ligne supplémentaires dont vos travailleurs ont besoin pour rester en contact les uns avec les autres, comme Skype Entreprise ou Microsoft 365. 

De plus en plus d’employeurs se détachent des horaires de travail fixes, tant pour le télétravail qu’au bureau. Personne ne peut rester concentré et productif toute la journée. En laissant votre travailleur choisir ses propres horaires (dans les limites que vous fixez), vous lui permettez d’exploiter pleinement ses heures de travail. Avez-vous déjà pensé à proposer un horaire flexible à certains travailleurs ? Les travailleurs qui ont des enfants en bas âge travailleront parfois plus efficacement une fois ces derniers couchés. Dans certains cas, osez tourner le dos aux horaires traditionnels et optez pour ​​des horaires variables : le travail reste faisable pour tous et vous créez une ​​politique de présence durable au bureau.

Il vaut mieux convenir du travail hybride dans les moindres détails. Pensez par exemple à un accord sur les moments où vos travailleurs peuvent se contacter pendant les heures de travail. Concertez-vous avec eux et assurez une communication transparente. De cette manière, vous savez que chacun travaille un nombre d’heures correct et vos travailleurs savent également quand chacun est disponible. Suivez de près la charge de travail de vos travailleurs, éventuellement à l’aide d’un système d’enregistrement du temps et des tâches. Planifiez chaque semaine une vidéoconférence pour discuter des tâches à accomplir et encouragez vos travailleurs à allumer leur caméra à ce moment-là. De cette manière, ils continuent à se « voir » régulièrement. 

La dernière chose que vous voulez est un travailleur épuisé qui se laisse tomber dans le divan en soupirant après une longue journée de travail à la maison. Les travailleurs motivés qui commencent leur journée de travail avec bonheur sont nettement plus énergiques. Faites donc en sorte que votre travailleur accomplisse des tâches qui lui donnent de l’énergie, surtout dans un environnement de travail à domicile qui échappe à votre contrôle direct. En associant les compétences de votre personnel à ce qu’il aime faire, vous tirez le meilleur de vos travailleurs. 

Donnez donc à vos travailleurs la possibilité d’acquérir de nouvelles connaissances en ligne au moyen de webinaires ou de cours en ligne. Pensez à toute l’équipe : il peut être intéressant d’investir dans des compétences complémentaires. Et organisez aussi des moments où les travailleurs peuvent partager ces nouvelles connaissances avec les autres. Les profils seniors peuvent former de nouveaux profils en ligne, en interne. Les membres de votre personnel apprendront ainsi les uns des autres et les connaissances se développeront au sein de votre entreprise, tout en vous évitant des frais supplémentaires en diverses formations externes. 

La responsabilité et l’autogestion sont des concepts essentiels en matière de travail hybride. Soutenez vos travailleurs à bon escient et répondez à leur motivation intrinsèque. Faites-leur confiance, concluez des accords clairs sur vos attentes et donnez-leur des responsabilités. Montrez-leur également que vous êtes un employeur impliqué et accessible. Vous pouvez le faire en déterminant ensemble des tâches ou des priorités à des moments fixes, ou en prévoyant un moment de concertation virtuelle où vos travailleurs peuvent transmettre leurs questions ou leurs remarques, par exemple. Adaptez votre style à chaque travailleur : l’un nécessite des instructions concrètes, tandis que l’autre a simplement besoin d’une directive claire et d’être remis sur la voie de temps à autre. Sur ​​cette page, nous rassemblons une multitude d’informations pertinentes pour les dirigeants.  

Assurez-vous que vos travailleurs restent en contact et aient le sentiment d’appartenir à un groupe. En tant qu’employeur, prévoyez des contacts réguliers, tant formels qu’informels. À cet égard, il est important de trouver le bon équilibre, par exemple entre e-mails ou discussion instantanée et communication en temps réel. Organisez régulièrement un « check-in » avec vos travailleurs. Comment se sentent-ils ? Quel est leur niveau de stress ? Fixez des objectifs communs et fêtez vos réussites avec toute l’équipe. 

Le sentiment d’appartenance reste important, même à distance. Les travailleurs à domicile voient moins leurs collègues, mais cela ne signifie pas pour autant que les contacts doivent être réduits. Une discussion informelle de temps en temps permet de ranimer l’esprit d’équipe et de créer des liens.