Indemnité pour le télétravail occasionnel et structurel

Le travail à domicile fait partie du quotidien depuis la crise du coronavirus. Toutefois, il convient aujourd’hui de faire la distinction entre le télétravail structurel et le télétravail occasionnel. Quelle est la différence ? Et quelle est la conséquence pour l’indemnité de travail à domicile ? 

Dans le cadre du télétravail, vos travailleurs travaillent depuis un lieu autre que le lieu de travail que vous leur proposez en tant qu’employeur. Il s’agit généralement du domicile du travailleur, mais il peut également être question d’un autre bureau. Vous pouvez même faire du télétravail à l’étranger. Les travailleurs qui vivent dans un pays mais qui travaillent dans un autre sont appelés les travailleurs frontaliers. 

En savoir plus sur les travailleurs étrangers et le travail frontalier. 

Bon nombre d’entreprises misent aujourd’hui sur le travail hybride : une forme de collaboration flexible où les travailleurs peuvent travailler à la fois au bureau et à distance. 

Bon nombre d’entreprises misent aujourd’hui sur le travail hybride : une forme de collaboration flexible où les travailleurs peuvent travailler à la fois au bureau et à distance. 

Si votre travailleur utilise son propre équipement et/ou ses propres installations pour permettre le télétravail, il peut prétendre à une indemnité de travail à domicile dans certains cas. Les conditions dépendent du type de télétravail effectué par le travailleur et de ce que vous avez déjà convenu mutuellement. 

Dans le cas du télétravail structurel, le travailleur travaille régulièrement depuis son domicile ou un autre lieu choisi, en utilisant des moyens informatiques. Cette forme de télétravail doit formellement faire l’objet d’une annexe au contrat de travail. 

En tant qu’employeur, vous êtes tenu de mettre à disposition, d’installer et d’entretenir l’équipement nécessaire. En outre, vous devez payer tous les frais de communication et de connexion liés au télétravail. 

L’employeur doit obligatoirement prendre en charge les frais liés au télétravail. Pour déterminer ces frais, l’ONSS a donné quelques instructions administratives, mais l’employeur peut décider de rembourser davantage. 

• Une indemnité de bureau de 10 % du salaire brut lié au télétravail ou une indemnité exonérée jusqu’à 151,70 euros par mois. Attention : depuis juin 2022, il n’est plus possible d’adhérer au système de l’indemnité de 10 %. Rien ne change pour les travailleurs déjà repris dans ce système. 

• Une indemnité de 20 euros par mois pour la connexion Internet. 

• Une indemnité de 20 euros par mois si vos travailleurs utilisent leur propre matériel OU une indemnité de 10 euros par mois pour l’usage professionnel d’un deuxième écran d’ordinateur, d’une imprimante ou d’un scanner sans ordinateur privé. Dans ce deuxième cas, il est recommandé de verser 5 euros par mois et par accessoire, pendant une durée maximale de trois ans. 

Vous souhaitez accorder un montant plus élevé en tant qu’employeur ? Dans ce cas, vous devez être en mesure de prouver qu’il s’agit toujours d’un remboursement de frais réels. 

Par télétravail occasionnel, on entend le travail qui est occasionnellement effectué en dehors des locaux de l’entreprise à l’aide de moyens informatiques. Il peut être dû à des raisons personnelles ou à des cas de force majeure, comme une grève des trains. Pour cette forme de télétravail, une annexe au contrat de travail n’est pas obligatoire même si, en tant qu’employeur, vous pouvez décider d’élaborer une politique ou d’inclure dans le contrat de travail des accords sur les heures de travail et la disponibilité. 

En cas de télétravail, pour cause de force majeure ou pour raisons personnelles, un employeur n’est pas tenu d’indemniser ses travailleurs. 

Les employeurs peuvent rembourser les frais de travail à domicile à leurs travailleurs sans devoir payer d’impôts sur ces indemnités. Les conditions suivantes s’appliquent à l’octroi d’une indemnité exonérée pour le télétravail : 

L’indemnité ne peut être accordée qu’aux travailleurs qui travaillent à domicile au moins cinq jours ouvrables par mois, indépendamment de leur fraction d’occupation. 

L’indemnité de bureau est une indemnité pour toutes les dépenses liées à l’aménagement et à l’utilisation d’un bureau, d’une imprimante et de matériel informatique, de fournitures de bureau et de services d’utilité publique tels que l’eau, l’électricité et le chauffage. L’entretien, l’assurance, le précompte immobilier... à la résidence du travailleur relèvent de l’indemnité de bureau. Cette indemnité n’est pas considérée comme un salaire. 

Le montant de l’indemnité ne doit pas être réduit pour les travailleurs à temps partiel. En outre, l’octroi de l’indemnité ne peut pas être soumis à une distinction entre les différentes catégories de fonction dans l’entreprise. Tous les travailleurs qui télétravaillent de manière structurelle et régulière doivent recevoir le même montant. 

Il est interdit d’indemniser deux fois les mêmes frais. C’est pourquoi l’indemnité forfaitaire de télétravail ne peut pas être combinée avec d’autres indemnités éventuelles pour les frais de bureau que le travailleur pourrait déjà recevoir ou pour lesquelles il a introduit des preuves. 

L’indemnité doit être mentionnée sur la fiche fiscale des travailleurs concernés. 

• L’employeur doit tenir à disposition des listes nominatives des travailleurs qui ont droit à une indemnité de télétravail pour un exercice d’imposition déterminé. 

• Les travailleurs bénéficiant d’un salary split et qui recevraient cette indemnité ne peuvent recevoir qu’une partie du montant, au prorata de leur occupation en Belgique. 

• En cas d’absence prolongée du travailleur pour une raison autre que les vacances annuelles, l’indemnité doit être réduite proportionnellement.