Elektronische facturatie vanaf 1 januari 2026 verplicht
Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie verplicht voor alle transacties tussen btw-plichtige ondernemingen. Concreet moeten facturen vanaf dan verstuurd worden via het gestandaardiseerde Peppol-netwerk.
Wat is een elektronische factuur?
Een elektronische factuur is een factuur die wordt opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm. Die gestructureerde vorm houdt in dat de facturen opgemaakt worden volgens een Europees opgelegd gestructureerd elektronisch formaat.
Alle elementen die op de factuur moeten staan (zoals de gegevens van de leverancier en de klant, de dienst, de prijs, de btw-tarieven) worden gecodeerd verzonden, samen met een visuele weergave van de factuur.
Facturen in pdf-vorm of op papier zullen vanaf 2026 niet langer verstuurd worden.
Wie is een btw-plichtige onderneming?
De verplichting om digitaal te factureren geldt enkel voor transacties tussen btw-plichtige ondernemingen. Facturen aan particulieren vallen niet onder deze verplichting.
Enkel ondernemingen die niet btw-plichtig zijn en de ondernemingen die vrijgesteld zijn van btw volgens artikel 44 (zoals vzw, onderwijs, medische beroepen en verzekeringsmakelaars) vallen niet onder de verplichting om elektronische facturen te verzenden, noch te ontvangen.
Wat is Peppol?
Peppol is een digitaal platform om elektronische facturen gestandaardiseerd, snel en veilig te versturen en te ontvangen.
Om de facturen uit te wisselen moeten de verzender en de ontvanger een facturatiesoftware gebruiken, die software moeten beschikken over een gekoppeld Access Point. Die software moet dan compatibel zijn met Peppol en ermee gekoppeld kan worden.
Het gebruik van het Peppol zelf is kosteloos. De software om facturen te verzenden en ontvangen is betalend, al zijn er ook gratis pakketten op de markt. Als werkgever zal je een erkend Peppol provider moeten contacteren. Werk je via een accountant, bespreek dat dan zeker met hem.
Gebruik van Peppol voor Acerta klanten
Acerta sociaal secretariaat zal vanaf 1 januari 2026 de facturen verplicht via Peppol moeten aanbieden.
Het zal daarbij van belang zijn dat je als klant-werkgever een softwarepakket hebt dat compatibel is met Peppol en eraan gekoppeld kan worden. Zo zullen de gegevens die via Peppol verstuurd worden, herkend en verwerkt worden. Ga zeker na of dat het geval is.
De elektronische facturatie kan je nadien activeren via de tegel “verzendinstellingen” in MyAcerta of via mail aan soc.betaling@acerta.be of eenvoudig via je aanspreekpunt bij Acerta.