Geen spaarpotjes, geen ruzie

Vakantie nemen kan collectief of individueel. Wordt vakantie collectief vastgelegd, dan neemt een groep werknemers tesamen vakantie op hetzelfde moment. Die groep kan een hele onderneming zijn of een afdeling. Voor de duur van de collectieve vakantie wordt er niet gewerkt.

Wanneer vakantie niet collectief wordt vastgelegd, gebeurt dit individueel. Jij als werkgever sluit een akkoord met je werknemer over de data waarop hij vakantie mag nemen. Het is een akkoord: jij als werkgever en je werknemer moeten het eens zijn over de data waarop hij niet moet komen werken omwille van vakantie. De ene partij kan zijn wil niet opleggen aan de andere partij.

Werknemers lijken in het begin van het jaar eerder zuinig in het opnemen van vakantiedagen. Dit is te begrijpen: de meest populaire vakantiemaanden zijn juli en augustus. Ook tegen het einde van het jaar is er eer grotere nood aan vakantie. Door wat spaarzamer om te gaan met vakantiedagen in het begin van het jaar, blijft een voldoende hoog saldo aan vakantiedagen om de behoeftes voor de zomer en het eindejaar af te dekken.

In 2021, en ook al in 2020, komt daar corona bij. Veel werknemers werden tijdelijk werkloos gesteld omwille van corona, waardoor de nood aan vakantie sterk daalt. Daarnaast werden veel werknemers door het virus gedwongen om thuis te werken. Ook thuiswerk doet de nood aan vakantie wat dalen.

Toch heb je als werkgever de verplichting ervoor te zorgen dat al je werknemers hun vakantie volledig kunnen opnemen. Je moet het werk zo organiseren, dat vakantie nemen voor al je werknemers mogelijk is. Je voelt het misschien aankomen: als je werknemers hun vakantie opsparen voor het einde van het jaar, dan wordt het moeilijk om iedereen zijn vakantie te geven. Daar komt bij dat in 2021 veel werknemers wachten met het plannen van vakantie totdat zij hun vaccin hebben gekregen.

Eerst en vooral kun je je werknemers aanmoedigen om niet alle vakantie uit te stellen naar het einde van het jaar. Een argument om te overtuigen kan zijn dat overdracht van vakantiedagen onwettelijk is en dat de teller van vakantiedagen op nul moet staan op 31 december. Een ander argument kan zijn dat wanneer te veel mensen vakantie willen tegen het einde van het jaar, niet iedereen op dat moment vakantie kan nemen en ze een ander moment moeten kiezen.

Om een zicht te krijgen op de afwezigheden, kun je je werknemers al eens polsen naar hun intenties. De echte plannen liggen misschien niet vast, maar vaak hebben velen onder hen al een idee wanneer zij vakantie gaan nemen. Een lijstje op papier of een elektronisch bestandje kan je al heel wat bijbrengen, zonder dat dit het echte akkoord over het moment van vakantie moet zijn. Het voordeel is dat je zo al weet wanneer er problemen gaan zijn omdat te veel werknemers op bepaalde dagen vakantie willen nemen. Als je dat vooraf al weet, kun je maatregelen nemen.

We raden aan om vast te stellen bij welke functies het niet aangeraden is om gelijktijdig vakantie op te nemen. Je kan ook bepalen wat het aangewezen minimum aantal werknemers is dat aanwezig moet zijn per departement of per dienst. Wees hierbij wel redelijk: het is wellicht te streng om te eisen dat er steeds vier technici aanwezig zijn, terwijl je slechts vijf technici in dienst hebt. Deze aantallen mogen een werknemer ook niet verhinderen om vakantie op te nemen. Je kan bijvoorbeeld onmogelijk eisen van de enige schoonma(a)k(st)er die je in dienst hebt om nooit vakantie op te nemen.

Eens deze functies en/of aantallen bepaald zijn, kunnen er andere criteria toegevoegd worden:

• Zo kunnen werknemers met kinderen bij voorkeur hun vakantie opnemen tijdens de schoolvakanties.
• Je kan ook een beurtrol inlassen: stel vast welke dienst of functie het ene jaar het eerste zijn vakantie kan kiezen en wie in het daaropvolgende jaar eerst kan kiezen.
• Je kan daarnaast ook de vakantieperiode beperken. Let er wel op dat de werknemers die 18 jaar of ouder zijn recht hebben op  twee weken aaneensluitend vakantie tussen 1 mei en 31 oktober. Voor werknemers jonger dan 18 jaar geldt een periode van 3 weken. In ieder geval is het verplicht om binnen een jaar een ononderbroken vakantieperiode van één week te garanderen.

Eens het systeem werd vastgelegd, is het aangewezen dit op te nemen in het arbeidsreglement. Op die manier is het afdwingbaar en zijn alle werknemers, ook zij die later nog in dienst komen, hierdoor gebonden.