Kostenvergoedingen binnenlandse dienstreizen: aanpassing fiscale forfaits
In april 2024 werd de spilindex voor de indexatie van de sociale uitkeringen en de wedden van ambtenaren overschreden. Deze overschrijding heeft ook een gevolg op fiscaal vlak: de kostenvergoedingen die werkgevers uit de privésector belastingvrij kunnen betalen voor de binnenlandse dienstreizen van hun werknemers worden verhoogd vanaf juni 2024. Deze kostenvergoedingen zijn immers gebaseerd op de vergoedingen die de federale ambtenaren krijgen. Sinds januari 2024 krijgen de federale ambtenaren echter maaltijdcheques in de plaats van deze dagvergoedingen, maar de FOD Financiën bevestigde dat dit geen impact heeft op de regels die gelden voor de werkgevers uit de privésector.
Update 6 juni 2024: intussen verscheen circulaire 2024/C/38 over de vergoedingen voor verblijfkosten in België waarin de hieronder vermelde bedragen worden bevestigd.
Waar gaat het over
Werknemers uit de privésector die zich omwille van beroepsredenen verplaatsen binnen België kunnen daarvoor een kostenvergoeding krijgen van hun werkgever. Om te vermijden dat de werkelijk gemaakte kosten steeds bewezen moeten worden, mogen werkgevers forfaitaire kostenvergoedingen toekennen.
De fiscus aanvaardt dat werkgevers uit de privésector gebruik maken van de forfaitaire kostenvergoedingen die de federale ambtenaren krijgen voor vergelijkbare beroepsverplaatsingen (eigenlijk “kregen”, tot en met eind december 2023). Uiteraard moeten hiervoor een aantal voorwaarden worden nageleefd.
Nieuwe bedragen vanaf 1 juni 2024
De forfaitaire kostenvergoedingen wijzigen als volgt (*):
|
Bedrag vanaf 1 juni 2024 |
|
| Dagvergoeding (maaltijdkosten) |
20,80 euro |
| Maandvergoeding (voor werknemers met een ‘reizende functie’) |
Max. 332,80 euro (= 16 x 20,80 euro) |
Deze forfaits worden geacht de kleine kosten verbonden aan de beroepsverplaatsing te dekken, met uitzondering van de verplaatsingskosten zelf. Het gaat in hoofdzaak over maaltijdkosten onderweg. Dit brengt met zich mee dat indien een werknemer voor dezelfde dag afwezigheid bijvoorbeeld ook maaltijdcheques krijgt, de toegekende forfaitaire vergoeding moet worden verminderd met de werkgeversbijdrage in de maaltijdcheque. Dezelfde kost mag immers slechts één keer terugbetaald worden.
Indien de werknemer moet overnachten, en zijn logies zelf moet betalen, kan een vrijgestelde, aanvullende vergoeding van (volgens eigen berekening) 156,05 euro/nacht worden betaald.
Deze vergoeding kan ook toegekend worden door vennootschappen aan hun bedrijfsleiders. De hoger beschreven principes gelden analoog.
En wat zegt de RSZ?
De hoger vermelde bedragen worden aanvaard door de fiscus. De RSZ hanteert eigen (afwijkende) regels en bedragen voor de toekenning van kostenvergoedingen aan werknemers die in opdracht van hun werkgever afwezig zijn van hun werkplek. Deze vergoedingen liggen lager dan de aangepaste, fiscale bedragen. Je beperkt je dus best tot de bedragen die de RSZ aanvaardt.
Voor bedrijfsleiders spelen deze RSZ-beperkingen natuurlijk niet. In dat geval is het dus mogelijk om het volledige fiscale forfait toe te kennen.
(*) Deze bedragen zijn gebaseerd op eigen berekeningen. De FOD Financiën zal deze bedragen officieel bekendmaken via circulaire.
Je vindt meer informatie over de toekenningsvoorwaarden van deze verblijfsvergoedingen in de Sociale gids op Trefzeker, in afdeling 24, II., D. 5. De meest recente bedragen zijn terug te vinden onder de rubriek Actuele bedragen, 59. Verblijfsvergoedingen in Trefzeker.