Verenigingswerkers of vrijwilligers inzetten voor je evenement of festival?

Wat is vrijwilligerswerk?

Vrijwilligerswerk is iedere activiteit die onbezoldigd en onverplicht wordt uitgevoerd. Bovendien wordt deze activiteit verricht voor anderen of voor de samenleving. 

Welke organisaties kunnen beroep doen op vrijwilligers?

De eerste vraag die je je moet stellen, is of je wel mag werken met een vrijwilliger. In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, kan niet elke werkgever vrijwilligers inzetten. Enkel verenigingen of organisaties die geen winstoogmerk hebben, mogen namelijk een beroep doen op vrijwilligers.

Zo zal de plaatselijke horecazaak geen vrijwilligers mogen inzetten, zelfs niet om met een kraampje op het buurtfeest te staan. Een sportclub daarentegen (die de vorm aanneemt van bijvoorbeeld een vzw) mag wél beroep doen op een vrijwilliger om op hetzelfde feest een stand open te houden.  

Ook een festivalorganisator (die de vorm aanneemt van bijvoorbeeld een vzw) mag vrijwilligers inzetten.

Mag iedereen vrijwilliger zijn? 

Iedere persoon die oud genoeg is om te werken, mag in principe vrijwilligerswerk verrichten. Eenzelfde persoon mag wel niet binnen één en dezelfde organisatie een bepaalde beroepsactiviteit als werknemer én als vrijwilliger verrichten. 

Moeten bepaalde formaliteiten worden vervuld om beroep te doen op een vrijwilliger?

De wet verplicht niet om een overeenkomst te sluiten met een vrijwilliger, maar wel om de vrijwilliger minstens bepaalde informatie te bezorgen vooraleer deze aan de slag gaat. Je doet er dan ook goed aan om een informatienota of overeenkomst te tekenen met de vrijwilliger, zodat je kan bewijzen dat je aan deze verplichting hebt voldaan.

De informatie die moet worden bezorgd, omvat: de verplichte informatie over de organisatie, de vrijwilligersverzekering van de organisatie, de eventuele vergoedingen die aan de vrijwilliger worden betaald, de discretieplicht en, indien van toepassing, de eerbiediging van het beroepsgeheim.

Vrijwilligers mogen niet worden betaald, maar ze mogen wel een vergoeding ontvangen. Een organisatie mag haar vrijwilligers meer bepaald een vergoeding betalen ter compensatie van de kosten die het vrijwilligerswerk met zich meebrengt.

Je mag de vrijwilliger in elk geval een forfaitaire vergoeding toekennen van maximum 40,67 euro per dag en 1.626,77 euro per jaar (bedragen vastgesteld voor 2023, vergoedingen bij elkaar op te tellen als de vrijwilliger in verschillende organisaties werkt. Tot deze grenzen is de vergoeding vrij van RSZ-bijdragen en belastingen). Kies je voor een forfaitaire kostenvergoeding, dan moeten de werkelijke kosten van je vrijwilliger niet worden bewezen.

Wil je een hogere kostenvergoeding toekennen aan de vrijwilliger? Dat kan! Maar dan moet je de werkelijk gemaakte kosten van de vrijwilliger kunnen aantonen (bijv. via parkeerbonnen, betalingsbewijs van een treinkaartje...).

En dan zijn er nog bepaalde afwijkende regimes op grond waarvan een hogere vergoeding kan worden toegekend zonder dat de werkelijk gemaakte kosten moeten worden verantwoord.

Bijkomende informatie vind je hier. 

Wat is verenigingswerk?

Sedert 1 januari 2022 is een nieuwe regeling rond verenigingswerk in voege die steunt op het zogenaamde ‘artikel 17 van het RSZ-KB van 28 november 1969’. 

Deze regeling houdt in dat werknemers in dienst worden genomen voor het verrichten van activiteiten tegen een loon dat – onder voorwaarden – is vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen en onderworpen is aan een (afzonderlijk) belastingtarief van 20%, na aftrek van 50% forfaitaire kosten.

In tegenstelling tot het vrijwilligerswerk, wordt een arbeidsovereenkomst gesloten. Dit wil zeggen dat het arbeidsrecht, op enkele uitzonderingen na, en de welzijnswetgeving onverkort van toepassing zijn. 

Mag iedereen verenigingswerk doen?

Niet iedereen mag verenigingswerk doen of verenigingswerkers inzetten. Enkel de werkgevers en de activiteiten zoals deze zijn opgenomen in de wet kunnen onder verenigingswerk vallen.

Deze regeling is onder meer van toepassing op de erkende organisaties die socio-culturele vorming en/of sportinitiatie en/of sportactiviteiten verstrekken, de erkende organisaties in de amateurkunstensector en de organisatoren van socioculturele manifestaties. Deze organisaties kunnen onder meer animatoren, sporttrainers of lesgevers aantrekken. 

Concreet kan het dan gaan om begeleiders van een jongerenkamp, begeleiders op een speelplein tijdens de schoolvakanties, seiners bij een wielerkoers.

Ook festivalorganisatoren kunnen beroep doen op verenigingswerkers, bijvoorbeeld mensen die helpen aan de opbouw of het schoonmaken van het terrein op een muziekfestival. Zo kunnen de organisatoren van socioculturele manifestaties en de personen die ze tewerkstellen voor maximaal 32 uren, te spreiden volgens de behoeften op de dag van het festival en 3 dagen vóór of na het evenement. Opgelet, artistieke prestaties die al worden gedekt of in aanmerking komen voor de kleine vergoedingsregeling komen niet in aanmerking.

Urencontingent vrij van RSZ bijdragen

Slechts een beperkt aantal uren is vrijgesteld van RSZ bijdragen. Het gaat om 300 uren in de socioculturele sector op jaarbasis en 450 uren op jaarbasis in de sportsector.

Daarnaast geldt er een limiet op het aantal uren per kwartaal van 150 uren in de sportsector, en 100 uren in de socio-culturele sector. In het derde kwartaal moet een hoger maximum van 285 uren, resp. 190 uren nageleefd worden, aangezien in de zomermaanden de betrokken organisaties de grootste nood hebben aan dit soort werknemers.

Het plafond is beperkt tot 190 uren per jaar voor studenten. Concreet betekent dit dat een student die werkt in het kader van artikel 17 en die in hetzelfde kalenderjaar als student werkt, maximaal 190 uren in het kader van artikel 17 (ongeacht de 'activiteit') kan cumuleren met  600 uren als student waarbij de kwartaalplafonds nog steeds van toepassing zijn.

Verdere informatie over het verenigingswerk vind je hier.

Het is niet mogelijk om gelijktijdig in dezelfde organisatie voor activiteiten van dezelfde aard zowel vrijwilliger als verenigingswerker te zijn. Het is wel mogelijk om tegelijkertijd vrijwilliger en verenigingswerker te zijn in dezelfde organisatie ingeval het over volledig verschillende activiteiten gaat. Zo zou het bijvoorbeeld mogelijk zijn dat iemand als trainer aan de slag gaat in een sportclub en in het kader van verenigingswerk (‘artikel 17’) en administratieve taken als vrijwilliger uit te voeren.

Bovendien is het niet mogelijk om periodes van vrijwilligerswerk en verenigingswerk in dezelfde organisatie in het zelfde kalenderjaar af te wisselen wanneer de verrichte taken identiek zijn. Er moet voor één van de twee statuten worden gekozen.