Vzw oprichten

Een vzw is een rechtspersoon zonder winstoogmerk. Dat wil zeggen dat een vzw geen opbrengsten kan uitkeren aan leden, bestuurders of oprichters. Alle middelen moeten aangewend worden om de maatschappelijke doelstellingen van de vzw te bevorderen. Die kunnen sociaal, cultureel of wetenschappelijk van aard zijn.

Een vzw mag contracten aangaan, onroerende goederen bezitten en ook personeel in dienst nemen. Zolang de activiteiten van de vzw in lijn liggen met de statuten, is er weinig dat een vzw niet kan doen.

Een vzw oprichten heeft verschillende voordelen. Dit zijn de voornaamste:

• Juridische bescherming: Een vzw is een aparte rechtspersoon. De oprichters en de leden zijn hierdoor niet persoonlijke aansprakelijk voor de schulden van de organisatie.
• Fiscale voordelen: Een vzw komt in aanmerking voor bepaalde belastingvoordelen zoals de vrijstelling van belastingen op bepaalde inkomsten.
• Eenvoudige fondsenwerving: Een vzw kan subsidies aanvragen, donaties ontvangen en fondsen werven. Zo verzamel je vrij eenvoudig het nodige kapitaal om de doelstellingen van de vzw te bereiken.

Die naam moet uniek zijn en geen verwarring zaaien. Zorg ervoor dat de naam niet lijkt op die van andere verenigingen in je sector. In de Public Search van de KBO controleer je of de naam die je hebt bedacht nog beschikbaar is.

Die statuten bevatten de regels rond het beheer en de doelstellingen van de vzw. Juridisch advies inwinnen, is een goed idee. Je wil namelijk dat je statuten aan alle wettelijke vereisten voldoen.

De maatschappelijke zetel is het officiële adres van je vzw. Waar je organisatie gelokaliseerd is, bepaalt onder andere welke ondernemingsrechtbank bevoegd zal zijn. Het kan ook invloed hebben op de administratieve procedures rond het beheer van de vzw.

Een onderhandse akte stel je zelf of met juridisch advies op. Voor een notariële akte heb je een notaris nodig.

Tijdens deze vergadering worden de statuten goedgekeurd en de eerste bestuurders benoemd. De oprichters ondertekenen ook de oprichtingsakte.

Na de ondertekening van de akte, leg je die samen met de statuten neer bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. De griffie zorgt ervoor dat beide documenten worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.

Als je vzw gepubliceerd is in het Belgisch Staatsblad, ben je klaar voor de inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen.

Ook hieraan zijn – afhankelijk van de bank van je keuze – kosten verbonden. Een zakelijke bankrekening is anderzijds noodzakelijk. Enkel zo kan je financiële transacties doen voor de vzw.

Rond de oprichting van een vzw staat er het één en ander in de wet. Zo moet je je houden aan de volgende bepalingen:

1. Je richt de vzw met minstens twee natuurlijke personen of rechtspersonen op.
2. Je stelt statuten op voor de vzw.
3. Je zorgt voor een oprichtingsakte (onderhands of notarieel).
4. De publicatie van de vzw moet in het Belgisch Staatsblad verschijnen.
5. Je schrijft de vzw in bij de Kruispuntbank van Ondernemingen of KBO

De statuten zijn als de grondwet van je vzw. Je legt er o.a. de doelstellingen, de werking en de structuur van de vereniging mee vast. Deze elementen staan verplicht in je statuten:

• De naam van de vzw
• Het adres van de maatschappelijke zetel
• Het doel van de vzw
• De rechten en plichten van de leden
• De samenstelling en bevoegdheden van de algemene vergadering en het bestuur
• De regels voor de benoeming en afzetting van bestuurders
• De bestemming van het vermogen bij ontbinding van de vzw

In vele gevallen is een onderhandse oprichtingsakte voldoende voor een nieuwe vzw. Worden er bijvoorbeeld onroerende goederen ingebracht, verplicht de wet tot een notariële akte.

Zowel de oprichtingsakte als de statuten verschijnen in het Belgisch Staatsblad. Hiervoor leg je beide documenten neer bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. De publicatie maakt de oprichting van je vzw officieel en zorgt voor de nodige juridische erkenning ervan.

De Kruispuntbank van Ondernemingen verzamelt de gegevens van alle ondernemingen – waaronder vzw’s – in een centrale databank. Alle ondernemingen die daarin worden geregistreerd, krijgen automatisch een ondernemingsnummer. Het is een nummer waarmee je je registreert bij overheidsinstanties. Handig en nodig wanneer je een subsidiedossier indient!

Een precieze prijs op de oprichting van een vzw plakken is moeilijk. Deze richtprijzen geven je een idee.

1. Oprichtingskosten: Dit zijn de kosten voor de opmaak van de statuten en de akte. Heb je een notariële akte nodig, reken je op ongeveer € 1000 aan notariskosten.
2. Publicatiekosten: Om je oprichtingsakte en statuten te laten publiceren in het Belgisch Staatsblad, voorzie je doorgaans tussen de € 150 en € 200.
3. Inschrijving bij de KBO: Voor de inschrijving bij de Kruispuntbank van Ondernemingen – en de aanvraag van je ondernemingsnummer – betaal je zo’n € 85.

Naast deze 3 eenmalige kosten zijn er ook terugkerende kosten. Die zijn eerder verbonden aan het beheer en de werking van je vzw, en niet zozeer aan de oprichting. Denk bijvoorbeeld aan administratieve kosten. Een vzw is bovendien vrijgesteld van btw.

Het is niet altijd even duidelijk of een vzw btw-plichtig is. Er bestaan dan ook drie categorieën op vlak van btw-plichtigheid:

• Gewone btw-belastingplichtigen
• Vrijgestelde btw-belastingplichtigen
• Gemengde btw-belastingplichtigen

Voor een vzw geldt volgens de FOD Financiën het volgende:

“Een vzw kan btw-plichtig zijn als ze geregeld en zelfstandig een economische activiteit (met of zonder winstoogmerk) uitoefent waarbij goederen worden geleverd of diensten worden verricht. Of deze activiteit hoofdzakelijk of aanvullend is, speelt geen rol.

Wanneer een vzw geen leveringen van goederen of diensten onder bezwarende titel verricht maar uitsluitend giften ontvangt, heeft zij niet de hoedanigheid van btw-plichtige en moet zij ook geen btw-nummer hebben.”

En ook dit:

“U bent geen btw verschuldigd wanneer

• uw vzw vrijgesteld is van btw
• de activiteiten die worden georganiseerd louter tot doel hebben financiële steun te verlenen aan uw vzw
• de activiteit door uw vzw wordt georganiseerd en de eventuele opbrengst ook enkel ten bate van de vzw is

Opgelet! Dergelijke activiteiten mogen niet zo frequent voorkomen dat ze als een hoofdactiviteit aanzien kunnen worden.”

Een vzw bestaat uit minstens twee personen. Leden mogen geen economisch voordeel halen door hun lidmaatschap.

Hou van bij de start van je vzw een ledenregister bij. Je bent daar trouwens toe verplicht. Het moet up-to-date en beschikbaar zijn. Zo kunnen de leden het inzien wanneer ze willen.

De twee belangrijkste organen van een vzw zijn het bestuur en de algemene vergadering. Het bestuur is verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de vzw. Het is de algemene vergadering die de bestuurders benoemd. Bestuurders kunnen bovendien natuurlijke als rechtspersonen zijn.

De algemene vergadering is het hoogste beslissingsorgaan van de vzw. Daarin worden alle leden van de organisatie vertegenwoordigd. Het beslist over belangrijke zaken zoals de goedkeuring van de jaarrekening, de benoeming van bestuurders en de wijziging van de statuten.

Daarnaast zijn ook jaarlijkse vergaderingen een must. De algemene vergadering is de voornaamste. Daarin keuren de leden de jaarrekening goed en nemen ze andere belangrijke beslissingen.

Door een penningmeester aan te duiden in het bestuur van de organisatie, zorg je ervoor dat de boekhouding van je vzw in orde is en blijft. Ook voor de jaarrekeningen is deze bestuurder dan verantwoordelijk. Afhankelijk van de grootte van de vzw is die boekhouding eenvoudig of net erg uitgebreid. Grote vzw’s moeten zelfs hun jaarrekening neerleggen bij de Nationale Bank van België.

1. Jaarrekeningen

Vzw’s moeten hun jaarrekeningen neerleggen. Kleine vzw’s doen dit bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Grote vzw’s bij de Nationale Bank van België. Kleine vzw’s mogen bovendien in de meeste gevallen een vereenvoudigde boekhouding voeren en bewaren de originele dagboeken minstens 10 jaar.

2. Aangifte RPB

Ook de jaarlijkse aangifte rechtspersonenbelasting (RPB) is een jaarlijkse verplichting. De meeste (kleine) vzw’s mogen een blanco biljet terugsturen, een zogenaamde nihilaangifte. Desondanks is de aangifte verplicht. Dit doe je makkelijk online via Biztax.

3. Patrimoniumtaks

Vzw’s zijn verplicht om hun patrimonium (onroerende en roerende goederen) mee te delen en daarbij te vermelden hoeveel het zou opbrengen bij verkoop.  Het is de verantwoordelijkheid van de organisatie om dit tegen 31 maart te doen en de taks te betalen. Online of op papier.

De taks werd recent hervormd. Sinds januari 2024 wordt er een progressief tarief gehanteerd:

Tenslotte zorg je voor een bestuur dat altijd handelt in het belangvandevzw en binnen de wettelijke bepalingen. Hoewel de bestuurders van een vzw niet persoonlijke aansprakelijk zijn, vervalt dit als er bewijzen zijn van onverantwoordelijk bestuur.